Cómo implementar ERPNext en España: Guía paso a paso

Introducción

Implementar un ERP es uno de los proyectos más importantes (y potencialmente complejos) que puede acometer una empresa. Hacerlo bien marca la diferencia entre una transformación exitosa y un fracaso costoso.

Esta guía te explica cómo implementar ERPNext en España paso a paso, con las adaptaciones necesarias para cumplir con la normativa fiscal española.

Antes de empezar: ¿Está tu empresa preparada?

Antes de lanzarte a implementar ERPNext, evalúa estos puntos:

Señales de que necesitas un ERP

• Tienes datos dispersos en Excel, emails y aplicaciones separadas
• No sabes cuánto stock tienes realmente
• Tardas días en cerrar la contabilidad mensual
• Los departamentos trabajan con información desactualizada
• Has crecido y los procesos manuales no escalan

Requisitos mínimos

• **Compromiso de dirección**: Sin el apoyo de arriba, el proyecto fracasará
• **Un responsable interno**: Alguien que conozca los procesos y pueda tomar decisiones
• **Tiempo**: El equipo debe poder dedicar horas al proyecto
• **Presupuesto realista**: No solo para el software, también para formación y ajustes

Fase 1: Análisis (2-4 semanas)

Objetivos

• Entender los procesos actuales de la empresa
• Identificar los problemas que queremos resolver
• Definir el alcance del proyecto

Actividades

• **Reuniones de toma de requisitos** con cada departamento
• **Mapeo de procesos** actuales (aunque sean informales)
• **Identificación de datos maestros**: clientes, productos, proveedores
• **Definición de prioridades**: qué módulos son críticos

Entregables

• Documento de requisitos funcionales
• Alcance del proyecto (qué entra y qué no)
• Cronograma estimado
• Equipo del proyecto definido

Consejo

No intentes automatizar el caos. Si un proceso no funciona bien manualmente, implementarlo en el ERP solo automatizará el problema. Aprovecha para mejorar procesos.

Fase 2: Configuración (3-6 semanas)

Estructura de la empresa

Configuramos ERPNext para reflejar tu organización:

• **Empresa(s)**: Una o varias entidades legales
• **Almacenes**: Ubicaciones físicas de stock
• **Centros de coste**: Para análisis de rentabilidad
• **Usuarios y roles**: Quién puede hacer qué

Adaptación fiscal española

ERPNext se adapta completamente a España:

Plan contable

Importamos el Plan General Contable español (PGC) con:

• Cuentas de los grupos 1 al 9
• Subcuentas habituales
• Configuración de IVA (21%, 10%, 4%, exento)

Modelos fiscales

Configuramos los informes necesarios:

• **Modelo 303**: IVA trimestral
• **Modelo 349**: Operaciones intracomunitarias
• **Modelo 347**: Operaciones con terceros >3.005,06€
• **Modelo 390**: Resumen anual de IVA

VeriFactu

Si implementas ahora, incluimos nuestro módulo VeriFactu desde el principio para estar preparado para 2027.

Datos maestros

Configuramos:

• **Clientes**: Campos para NIF, dirección fiscal, condiciones de pago
• **Proveedores**: Datos fiscales, plazos de pago
• **Productos/Servicios**: Códigos, categorías, impuestos aplicables
• **Empleados**: Si usas el módulo de RRHH

Fase 3: Migración de datos (2-4 semanas)

¿Qué datos migrar?

Proceso de migración

• **Extracción**: Sacamos los datos del sistema origen (Excel, otro ERP, etc.)
• **Limpieza**: Eliminamos duplicados, corregimos errores
• **Transformación**: Adaptamos al formato de ERPNext
• **Carga inicial**: Importamos en entorno de pruebas
• **Validación**: El equipo revisa que los datos sean correctos
• **Carga definitiva**: Importamos en producción

Contabilidad: ¿migrar o empezar de cero?

Hay dos enfoques:

Opción A: Migrar histórico

• Pros: Tienes todo el histórico en un solo sitio
• Contras: Complejo, puede arrastrar errores

Opción B: Asiento de apertura

• Pros: Empiezas limpio, más rápido
• Contras: Debes consultar el sistema antiguo para históricos

Nuestra recomendación: asiento de apertura para la mayoría de casos. Migra solo los saldos a fecha de corte.

Fase 4: Formación (1-2 semanas)

Tipos de formación

• **Usuarios finales**: Cómo hacer sus tareas diarias
• Crear pedidos, albaranes, facturas
• Consultar stock
• Generar informes básicos

• **Usuarios clave**: Operaciones avanzadas
• Cierres contables
• Gestión de inventario
• Configuración de precios

• **Administradores**: Mantenimiento del sistema
• Crear usuarios y permisos
• Personalizar campos e informes
• Resolver incidencias básicas

Formato

• **Presencial/remoto**: Sesiones de 2-4 horas
• **Documentación**: Manuales específicos para tu configuración
• **Vídeos**: Grabaciones de las sesiones para consulta
• **Sandbox**: Entorno de pruebas para practicar sin miedo

Fase 5: Puesta en marcha

Arranque

Hay dos estrategias:

Big bang: Todo el sistema en vivo a la vez

• Pros: Transición limpia, sin duplicar trabajo
• Contras: Mayor riesgo, más estrés

Por fases: Módulo a módulo

• Pros: Menor riesgo, aprendizaje gradual
• Contras: Período más largo de convivencia de sistemas

Nuestra recomendación: Big bang para pymes, por fases para empresas grandes o con procesos complejos.

Lista de verificación pre-arranque

• [ ] Datos maestros validados
• [ ] Stock físico cuadrado con el sistema
• [ ] Usuarios creados y formados
• [ ] Backups configurados
• [ ] Plan de contingencia definido
• [ ] Soporte disponible para los primeros días

Los primeros días

Los primeros días son críticos. Es normal que:

• Haya dudas constantes
• Se descubran casos no contemplados
• La velocidad de trabajo baje temporalmente

Por eso ofrecemos soporte intensivo durante las primeras semanas.

Fase 6: Estabilización (4-8 semanas)

Ajustes post-arranque

Tras el arranque siempre hay ajustes:

• Campos que faltan o sobran
• Flujos que no son cómodos
• Informes que necesitan más datos
• Permisos que ajustar

Esto es normal y esperado. Reservamos tiempo en el proyecto para estos ajustes.

Indicadores de éxito

Medimos el éxito de la implementación con KPIs:

• **Adopción**: % de usuarios que usan el sistema diariamente
• **Calidad de datos**: % de registros completos y correctos
• **Tiempo de proceso**: Comparado con antes
• **Incidencias**: Número y gravedad de problemas reportados

Errores comunes (y cómo evitarlos)

1. Querer replicar el sistema anterior

"Quiero que funcione exactamente como el Excel que teníamos"

Problema: Pierdes las ventajas del nuevo sistema.

Solución: Adapta los procesos a las mejores prácticas del ERP.

2. No involucrar a los usuarios

Problema: Rechazo al cambio, sistema que no resuelve problemas reales.

Solución: Involucra a usuarios clave desde el análisis.

3. Subestimar la formación

Problema: Usuarios frustrados que no saben usar el sistema.

Solución: Invierte en formación de calidad y documentación.

4. Migrar datos sucios

Problema: Basura entra, basura sale.

Solución: Limpia los datos antes de migrar.

5. No tener un responsable interno

Problema: Decisiones que no se toman, proyecto que se estanca.

Solución: Asigna un responsable con autoridad y tiempo.

Costes típicos

Desglose para una pyme (10-30 usuarios)

Factores que influyen en el coste

• Número de módulos
• Complejidad de procesos
• Volumen de datos a migrar
• Integraciones con otros sistemas
• Nivel de personalización requerido

Conclusión

Implementar ERPNext en España es un proyecto asumible para cualquier pyme si se hace con metodología y el partner adecuado. Las claves son:

• **Planificar bien** antes de empezar
• **Involucrar al equipo** desde el principio
• **No querer todo a la vez**: prioriza módulos críticos
• **Invertir en formación**: el sistema solo funciona si la gente lo usa
• **Elegir un partner que conozca España**: fiscalidad, idioma, cultura

¿Listo para empezar? Contacta con nosotros para una evaluación inicial gratuita de tu proyecto.