Contabilidad para pymes en Espana: guia completa
Obligaciones contables, Plan General Contable, modelos fiscales (303, 200, 347, 111...), IVA, IRPF, recargo de equivalencia y que software necesitas. Todo lo que una pyme o un autonomo debe saber sobre contabilidad en Espana.
Obligaciones contables de una pyme en Espana
Libros contables y registros que toda sociedad mercantil debe llevar
Libro diario
Registro cronologico de todas las operaciones economicas de la empresa, dia a dia. Cada asiento refleja un hecho contable: una venta, un cobro, un pago, una nomina. Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles y para los autonomos en estimacion directa normal.
Libro de inventarios y cuentas anuales
Incluye el balance de apertura, los balances de sumas y saldos trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales (balance, cuenta de perdidas y ganancias, memoria). Se cierra al finalizar cada ejercicio.
Libro registro de facturas emitidas
Registro de todas las facturas que emite la empresa. Incluye numero, fecha, destinatario, base imponible y cuota de IVA. Obligatorio para todos los sujetos pasivos de IVA. La AEAT puede requerirlo en cualquier inspeccion.
Libro registro de facturas recibidas
Registro de todas las facturas de proveedores y gastos. Mismo nivel de detalle que el de emitidas. Imprescindible para justificar las deducciones de IVA soportado y los gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades.
Libro registro de bienes de inversion
Registro de los activos que la empresa adquiere para uso duradero (vehiculos, maquinaria, equipos informaticos, mobiliario). Necesario para controlar las amortizaciones y las regularizaciones de IVA de bienes de inversion.
Cuentas anuales
Balance de situacion, cuenta de perdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (solo empresas grandes) y memoria. Las pymes pueden presentar modelo abreviado si cumplen los limites.
Importante: las pymes que usen el PGC de pymes pueden presentar cuentas anuales abreviadas, lo que simplifica significativamente el proceso. Ademas, las microempresas tienen criterios aun mas simplificados. Con un ERP como ERPNext, estos libros y registros se generan automaticamente a partir de las operaciones del dia a dia.
Plan General Contable: lo que necesitas saber
El PGC regula como se contabiliza cada operacion. Las pymes tienen una version simplificada.
PGC completo (RD 1514/2007)
El plan contable general, obligatorio para todas las empresas que superen dos de estos tres limites: activo superior a 4 millones de euros, cifra de negocios superior a 8 millones, o mas de 50 empleados. Incluye el marco conceptual, las normas de registro y valoracion, las cuentas anuales, el cuadro de cuentas y las definiciones y relaciones contables.
PGC de pymes (RD 1515/2007)
Version simplificada del PGC para empresas que no superen los limites anteriores durante dos ejercicios consecutivos. Elimina normas complejas como las de instrumentos financieros a valor razonable, coberturas contables y operaciones de cobertura. La mayoria de pymes espanolas pueden (y deben) usarlo.
Criterios de microempresas
Las empresas que cumplan al menos dos de estos tres limites durante dos ejercicios pueden aplicar criterios aun mas simplificados: activo inferior a 1 millon de euros, cifra de negocios inferior a 2 millones, y menos de 10 empleados. Pueden sustituir el estado de cambios en el patrimonio neto por una nota en la memoria.
Estructura del Plan General Contable
Marco conceptual
Normas de registro y valoracion
Cuentas anuales
Cuadro de cuentas
Definiciones y relaciones
Las partes 1, 2 y 3 son obligatorias. Las partes 4 y 5 son voluntarias en su aplicacion, pero son la referencia que usan todos los programas contables para organizar las cuentas. En la practica, si usas un software como ERPNext con localizacion espanola, el cuadro de cuentas ya viene preconfigurado segun el PGC.
Modelos fiscales que presenta una pyme
Los modelos mas habituales y cuando debes presentarlos. No todas las pymes presentan todos.
Modelo 303
Trimestral (abril, julio, octubre, enero)Declaracion trimestral de IVA
El modelo estrella de cualquier pyme. Declaras el IVA repercutido (cobrado a clientes) menos el IVA soportado (pagado a proveedores). Si el resultado es positivo, pagas. Si es negativo, compensas o solicitas devolucion en el modelo del 4T.
Aplica a: Todas las pymes y autonomos en regimen general de IVA
Modelo 390
Anual (enero)Resumen anual de IVA
Resumen de las cuatro declaraciones trimestrales del 303. Debe cuadrar con la suma de los trimestres. Sirve para que la AEAT tenga una vision global de tu actividad a efectos de IVA.
Aplica a: Todas las empresas que presenten el modelo 303
Modelo 111
TrimestralRetenciones e ingresos a cuenta del IRPF
Si tu pyme paga nominas a empleados, facturas a profesionales (con retencion) o rendimientos del capital, debes ingresar las retenciones practicadas. Es la contraparte del IRPF que se le retiene al trabajador o profesional.
Aplica a: Pymes con empleados o que paguen a profesionales con retencion
Modelo 115
TrimestralRetenciones por alquiler de inmuebles
Si tu empresa alquila un local, oficina o nave, debes retener el 19% del alquiler e ingresarlo a Hacienda. El arrendador lo descuenta de su IRPF o Impuesto de Sociedades.
Aplica a: Pymes que paguen alquiler de locales o oficinas
Modelo 200
Anual (julio)Impuesto de Sociedades
La declaracion del impuesto sobre los beneficios de la sociedad. El tipo general es del 25%, pero las pymes de nueva creacion tributan al 15% los dos primeros ejercicios con beneficios. Se presenta dentro de los 25 dias naturales siguientes a los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio.
Aplica a: Todas las sociedades mercantiles (SL, SA, cooperativas)
Modelo 347
Anual (febrero)Declaracion de operaciones con terceros
Si durante el ano has realizado operaciones con un cliente o proveedor por importe superior a 3.005,06 euros (IVA incluido), debes declararlas. La AEAT cruza los datos entre empresa y proveedor para detectar discrepancias.
Aplica a: Empresas con operaciones superiores a 3.005,06 euros con un mismo tercero
Modelo 349
Mensual o trimestral, segun volumenDeclaracion de operaciones intracomunitarias
Si compras o vendes bienes o servicios a empresas de otros paises de la UE (operaciones intracomunitarias), debes declararlas. Es clave para que funcione el sistema de IVA intracomunitario.
Aplica a: Pymes que operen con clientes o proveedores de la UE
Con un ERP como ERPNext, los datos para estos modelos se extraen directamente de la contabilidad y la facturacion. No necesitas recopilar informacion manualmente de diferentes fuentes. El modulo de contabilidad espanola incluye los informes fiscales preconfigurados para generar los ficheros de presentacion.
IVA, IRPF y recargo de equivalencia
Los tres impuestos que mas afectan al dia a dia de una pyme o un autonomo en Espana
IVA: lo que necesitas saber
- Tipo general: 21%. Reducido: 10% (alimentos, transporte, hosteleria). Superreducido: 4% (pan, leche, medicamentos, libros).
- Declaracion trimestral con el modelo 303 y resumen anual con el 390.
- El IVA soportado (el que pagas a proveedores) se deduce del IVA repercutido (el que cobras a clientes).
- Si el resultado es negativo, compensas en trimestres siguientes o solicitas devolucion en el 4T.
- Los autonomos en modulos tienen regimen simplificado de IVA con cuotas fijas trimestrales.
- Con VeriFactu (obligatorio desde 2027), la AEAT tendra control en tiempo real sobre tus facturas de IVA.
IRPF para autonomos
- Los autonomos tributan por IRPF (personas fisicas), no por Impuesto de Sociedades.
- Estimacion directa normal: contabilidad completa, como una empresa. Obligatoria si facturas mas de 600.000 euros.
- Estimacion directa simplificada: contabilidad simplificada, con libros registro. La mayoria de autonomos estan aqui.
- Estimacion objetiva (modulos): cuotas fijas basadas en indicadores como metros cuadrados, empleados o potencia electrica.
- Retenciones en facturas a empresas: normalmente el 15% (7% los dos primeros anos de actividad).
- Pagos fraccionados trimestrales con el modelo 130 (estimacion directa) o 131 (modulos).
Recargo de equivalencia
- Regimen especial de IVA para comerciantes minoristas (personas fisicas) que venden al consumidor final.
- El proveedor te cobra el IVA normal mas un recargo adicional: 5,2% (tipo general), 1,4% (reducido) o 0,5% (superreducido).
- A cambio, NO presentas declaracion de IVA (ni modelo 303 ni 390).
- No puedes deducir el IVA soportado, pero tampoco tienes obligacion de llevar libros registro de IVA.
- Es obligatorio para autonomos que vendan productos sin transformarlos al consumidor final (tiendas, comercios).
- Si vendes a empresas (B2B) ademas de a particulares, necesitas estar en regimen general de IVA.
Software de contabilidad para pymes: opciones
Desde herramientas sencillas hasta ERPs completos. Elige segun las necesidades reales de tu negocio.
ERPNext
ERP completo open source
Desde 2.000 euros (implementacion)
- Contabilidad espanola integrada (PGC, IVA, IRPF, modelos fiscales)
- Modulo VeriFactu incluido (obligatorio desde 2027)
- Sin licencias por usuario ni cuotas mensuales
- Facturacion, inventario, CRM, RRHH, proyectos incluidos
- 100% open source, sin dependencia de proveedor
Ideal para: Pymes que quieren un sistema completo de gestion, no solo contabilidad
Holded
Software de gestion cloud
Desde 40 euros/mes
- Interfaz moderna y facil de usar
- Contabilidad y facturacion integradas
- Plan gratuito con funcionalidades limitadas
Ideal para: Autonomos y micropymes que buscan simplicidad
Sage 50
Software contable tradicional
Desde 30 euros/mes por usuario
- Muy extendido entre asesorias contables en Espana
- Localizacion espanola completa
- Solido en contabilidad pura
Ideal para: Empresas cuya asesoria trabaja con Sage
A3 / Wolters Kluwer
Software para asesorias
Variable (licencia + mantenimiento)
- Estandar en asesorias y gestores espanoles
- Muy completo para obligaciones fiscales
- Soporte tecnico extenso
Ideal para: Asesorias que gestionan la contabilidad de multiples clientes
¿Cuando necesitas un ERP con contabilidad integrada?
Un software de contabilidad independiente funciona bien si tu empresa solo necesita llevar los libros contables y presentar impuestos. Pero cuando tu negocio tiene operaciones reales que generan datos contables, necesitas que todo este conectado.
Con un ERP, cada venta genera automaticamente el asiento contable, actualiza el stock, registra el cobro pendiente y alimenta los informes fiscales. No hay que copiar datos entre programas, no hay errores de reconciliacion y la informacion esta siempre actualizada.
Senales de que necesitas un ERP:
ERPNext: contabilidad y gestion integradas
ERPNext incluye contabilidad espanola completa (PGC, IVA, IRPF, modelos fiscales) integrada con facturacion, inventario, CRM, compras y RRHH. Todo conectado, sin duplicar datos.
- Plan General Contable espanol preconfigurado
- Generacion automatica de asientos desde ventas y compras
- Informes fiscales para modelos 303, 347, 349...
- Modulo VeriFactu incluido para cumplir con 2027
- Sin licencias por usuario ni cuotas mensuales
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