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Guía actualizada 2026

Contabilidad para pymes en España: guía completa

Obligaciones contables, Plan General Contable, modelos fiscales (303, 200, 347, 111...), IVA, IRPF, recargo de equivalencia y que software necesitas. Todo lo que una pyme o un autónomo debe saber sobre contabilidad en España.

Obligaciones contables de una pyme en España

Libros contables y registros que toda sociedad mercantil debe llevar

Libro diario

Registro cronologico de todas las operaciones económicas de la empresa, día a día. Cada asiento refleja un hecho contable: una venta, un cobro, un pago, una nomina. Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles y para los autónomos en estimación directa normal.

Obligatorio

Libro de inventarios y cuentas anuales

Incluye el balance de apertura, los balances de sumas y saldos trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales (balance, cuenta de perdidas y ganancias, memoria). Se cierra al finalizar cada ejercicio.

Obligatorio

Libro registro de facturas emitidas

Registro de todas las facturas que emite la empresa. Incluye número, fecha, destinatario, base imponible y cuota de IVA. Obligatorio para todos los sujetos pasivos de IVA. La AEAT puede requerirlo en cualquier inspeccion.

Obligatorio

Libro registro de facturas recibidas

Registro de todas las facturas de proveedores y gastos. Mismo nivel de detalle que el de emitidas. Imprescindible para justificar las deducciones de IVA soportado y los gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades.

Obligatorio

Libro registro de bienes de inversión

Registro de los activos que la empresa adquiere para uso duradero (vehiculos, maquinaria, equipos informáticos, mobiliario). Necesario para controlar las amortizaciones y las regularizaciones de IVA de bienes de inversión.

Obligatorio

Cuentas anuales

Balance de situación, cuenta de perdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (solo empresas grandes) y memoria. Las pymes pueden presentar modelo abreviado si cumplen los limites.

Obligatorio

Importante: las pymes que usen el PGC de pymes pueden presentar cuentas anuales abreviadas, lo que simplifica significativamente el proceso. Además, las microempresas tienen criterios aun más simplificados. Con un ERP como ERPNext, estos libros y registros se generan automáticamente a partir de las operaciones del día a día.

Plan General Contable: lo que necesitas saber

El PGC regula como se contabiliza cada operación. Las pymes tienen una versión simplificada.

PGC completo (RD 1514/2007)

El plan contable general, obligatorio para todas las empresas que superen dos de estos tres limites: activo superior a 4 millones de euros, cifra de negocios superior a 8 millones, o más de 50 empleados. Incluye el marco conceptual, las normas de registro y valoración, las cuentas anuales, el cuadro de cuentas y las definiciones y relaciones contables.

Empresas medianas y grandes

PGC de pymes (RD 1515/2007)

Versión simplificada del PGC para empresas que no superen los limites anteriores durante dos ejercicios consecutivos. Elimina normas complejas como las de instrumentos financieros a valor razonable, coberturas contables y operaciones de cobertura. La mayoría de pymes españolas pueden (y deben) usarlo.

Pymes y microempresas

Criterios de microempresas

Las empresas que cumplan al menos dos de estos tres limites durante dos ejercicios pueden aplicar criterios aun más simplificados: activo inferior a 1 millon de euros, cifra de negocios inferior a 2 millones, y menos de 10 empleados. Pueden sustituir el estado de cambios en el patrimonio neto por una nota en la memoria.

Microempresas (la mayoría de negocios en España)

Estructura del Plan General Contable

1

Marco conceptual

2

Normas de registro y valoración

3

Cuentas anuales

4

Cuadro de cuentas

5

Definiciones y relaciones

Las partes 1, 2 y 3 son obligatorias. Las partes 4 y 5 son voluntarias en su aplicación, pero son la referencia que usan todos los programas contables para organizar las cuentas. En la práctica, si usas un software como ERPNext con localización española, el cuadro de cuentas ya viene preconfigurado según el PGC.

Obligaciones fiscales

Modelos fiscales que presenta una pyme

Los modelos más habituales y cuando debes presentarlos. No todas las pymes presentan todos.

303

Modelo 303

Trimestral (abril, julio, octubre, enero)

Declaracion trimestral de IVA

El modelo estrella de cualquier pyme. Declaras el IVA repercutido (cobrado a clientes) menos el IVA soportado (pagado a proveedores). Si el resultado es positivo, pagas. Si es negativo, compensas o solicitas devolucion en el modelo del 4T.

Aplica a: Todas las pymes y autónomos en régimen general de IVA

390

Modelo 390

Anual (enero)

Resumen anual de IVA

Resumen de las cuatro declaraciones trimestrales del 303. Debe cuadrar con la suma de los trimestres. Sirve para que la AEAT tenga una visión global de tu actividad a efectos de IVA.

Aplica a: Todas las empresas que presenten el modelo 303

111

Modelo 111

Trimestral

Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF

Si tu pyme paga nominas a empleados, facturas a profesionales (con retencion) o rendimientos del capital, debes ingresar las retenciones practicadas. Es la contraparte del IRPF que se le retiene al trabajador o profesional.

Aplica a: Pymes con empleados o que paguen a profesionales con retencion

115

Modelo 115

Trimestral

Retenciones por alquiler de inmuebles

Si tu empresa alquila un local, oficina o nave, debes retener el 19% del alquiler e ingresarlo a Hacienda. El arrendador lo descuenta de su IRPF o Impuesto de Sociedades.

Aplica a: Pymes que paguen alquiler de locales o oficinas

200

Modelo 200

Anual (julio)

Impuesto de Sociedades

La declaracion del impuesto sobre los beneficios de la sociedad. El tipo general es del 25%, pero las pymes de nueva creación tributan al 15% los dos primeros ejercicios con beneficios. Se presenta dentro de los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio.

Aplica a: Todas las sociedades mercantiles (SL, SA, cooperativas)

347

Modelo 347

Anual (febrero)

Declaracion de operaciones con terceros

Si durante el año has realizado operaciones con un cliente o proveedor por importe superior a 3.005,06 euros (IVA incluido), debes declararlas. La AEAT cruza los datos entre empresa y proveedor para detectar discrepancias.

Aplica a: Empresas con operaciones superiores a 3.005,06 euros con un mismo tercero

349

Modelo 349

Mensual o trimestral, según volumen

Declaracion de operaciones intracomunitarias

Si compras o vendes bienes o servicios a empresas de otros países de la UE (operaciones intracomunitarias), debes declararlas. Es clave para que funcione el sistema de IVA intracomunitario.

Aplica a: Pymes que operen con clientes o proveedores de la UE

Con un ERP como ERPNext, los datos para estos modelos se extraen directamente de la contabilidad y la facturación. No necesitas recopilar información manualmente de diferentes fuentes. El módulo de contabilidad española incluye los informes fiscales preconfigurados para generar los ficheros de presentación.

IVA, IRPF y recargo de equivalencia

Los tres impuestos que más afectan al día a día de una pyme o un autónomo en España

IVA: lo que necesitas saber

  • Tipo general: 21%. Reducido: 10% (alimentos, transporte, hosteleria). Superreducido: 4% (pan, leche, medicamentos, libros).
  • Declaracion trimestral con el modelo 303 y resumen anual con el 390.
  • El IVA soportado (el que pagas a proveedores) se deduce del IVA repercutido (el que cobras a clientes).
  • Si el resultado es negativo, compensas en trimestres siguientes o solicitas devolucion en el 4T.
  • Los autónomos en módulos tienen régimen simplificado de IVA con cuotas fijas trimestrales.
  • Con VeriFactu (obligatorio desde 2027), la AEAT tendrá control en tiempo real sobre tus facturas de IVA.

IRPF para autónomos

  • Los autónomos tributan por IRPF (personas fisicas), no por Impuesto de Sociedades.
  • Estimación directa normal: contabilidad completa, como una empresa. Obligatoria si facturas más de 600.000 euros.
  • Estimación directa simplificada: contabilidad simplificada, con libros registro. La mayoría de autónomos están aquí.
  • Estimación objetiva (módulos): cuotas fijas basadas en indicadores como metros cuadrados, empleados o potencia electrica.
  • Retenciones en facturas a empresas: normalmente el 15% (7% los dos primeros años de actividad).
  • Pagos fraccionados trimestrales con el modelo 130 (estimación directa) o 131 (módulos).

Recargo de equivalencia

  • Régimen especial de IVA para comerciantes minoristas (personas fisicas) que venden al consumidor final.
  • El proveedor te cobra el IVA normal más un recargo adicional: 5,2% (tipo general), 1,4% (reducido) o 0,5% (superreducido).
  • A cambio, NO presentas declaracion de IVA (ni modelo 303 ni 390).
  • No puedes deducir el IVA soportado, pero tampoco tienes obligación de llevar libros registro de IVA.
  • Es obligatorio para autónomos que vendan productos sin transformarlos al consumidor final (tiendas, comercios).
  • Si vendes a empresas (B2B) además de a particulares, necesitas estar en régimen general de IVA.

Software de contabilidad para pymes: opciones

Desde herramientas sencillas hasta ERPs completos. Elige según las necesidades reales de tu negocio.

ERPNext

ERP completo open source

Recomendado

Desde 2.500 euros (implementación)

  • Contabilidad española integrada (PGC, IVA, IRPF, modelos fiscales)
  • Módulo VeriFactu incluido (obligatorio desde 2027)
  • Sin licencias por usuario ni cuotas mensuales
  • Facturación, inventario, CRM, RRHH, proyectos incluidos
  • 100% open source, sin dependencia de proveedor

Ideal para: Pymes que quieren un sistema completo de gestión, no solo contabilidad

Holded

Software de gestión cloud

Desde 40 euros/mes

  • Interfaz moderna y fácil de usar
  • Contabilidad y facturación integradas
  • Plan gratuito con funcionalidades limitadas

Ideal para: Autónomos y micropymes que buscan simplicidad

Sage 50

Software contable tradicional

Desde 30 euros/mes por usuario

  • Muy extendido entre asesorias contables en España
  • Localización española completa
  • Solido en contabilidad pura

Ideal para: Empresas cuya asesoria trabaja con Sage

A3 / Wolters Kluwer

Software para asesorias

Variable (licencia + mantenimiento)

  • Estandar en asesorias y gestores españoles
  • Muy completo para obligaciones fiscales
  • Soporte técnico extenso

Ideal para: Asesorias que gestionan la contabilidad de multiples clientes

¿Cuándo necesitas un ERP con contabilidad integrada?

Un software de contabilidad independiente funciona bien si tu empresa solo necesita llevar los libros contables y presentar impuestos. Pero cuando tu negocio tiene operaciones reales que generan datos contables, necesitas que todo este conectado.

Con un ERP, cada venta genera automáticamente el asiento contable, actualiza el stock, registra el cobro pendiente y alimenta los informes fiscales. No hay que copiar datos entre programas, no hay errores de reconciliacion y la información esta siempre actualizada.

Senales de que necesitas un ERP:

Copias datos entre el programa de facturación y el de contabilidad
Reconcilias manualmente las ventas con el stock cada mes
Tu asesoria te pide información que tardas días en recopilar
Necesitas informes de gestión y solo tienes datos contables
Gestionas inventario, compras o fabricación además de contabilidad
Necesitas cumplir con VeriFactu desde 2027

ERPNext: contabilidad y gestión integradas

ERPNext incluye contabilidad española completa (PGC, IVA, IRPF, modelos fiscales) integrada con facturación, inventario, CRM, compras y RRHH. Todo conectado, sin duplicar datos.

  • Plan General Contable español preconfigurado
  • Generación automática de asientos desde ventas y compras
  • Informes fiscales para modelos 303, 347, 349...
  • Módulo VeriFactu incluido para cumplir con 2027
  • Sin licencias por usuario ni cuotas mensuales

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Guías y herramientas para gestionar mejor tu pyme

VeriFactu para autónomos

Todo lo que necesitas saber como autónomo

Guía completa VeriFactu 2027

Que es, quién está obligado y plazos

Checklist VeriFactu: 15 pasos

Plan de accion paso a paso

Cómo elegir un ERP

Criterios, errores y checklist de decisión

ERPNext para pymes

ERP completo open source

¿Qué es un ERP?

Guía básica para negocios

— FAQ

Preguntas frecuentes sobre contabilidad para pymes

Dudas habituales sobre obligaciones contables, impuestos y software para empresas en España

Ver todas las preguntas
¿Qué obligaciones contables tiene una pyme en España?+
Una pyme en España (sociedad mercantil) esta obligada a llevar contabilidad ordenada según el Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, libros registro de facturas emitidas y recibidas, y libro de bienes de inversión. Además, debe presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil y cumplir con las obligaciones fiscales (IVA, Impuesto de Sociedades, retenciones).
¿Qué es el Plan General Contable de pymes?+
El PGC de pymes (RD 1515/2007) es una versión simplificada del Plan General Contable para empresas que no superen dos de estos limites durante dos ejercicios: activo de 4 millones de euros, cifra de negocios de 8 millones, o 50 empleados. Elimina normas complejas como las de instrumentos financieros a valor razonable. La mayoría de pymes españolas pueden y deben usar esta versión simplificada.
¿Cada cuanto hay que presentar el IVA?+
El IVA se presenta trimestralmente con el modelo 303: en abril (1T), julio (2T), octubre (3T) y enero del año siguiente (4T). Además, en enero se presenta el modelo 390 (resumen anual de IVA). Las empresas con facturación superior a 6 millones de euros o acogidas al SII presentan el IVA mensualmente.
¿Qué es el modelo 347 y cuando hay que presentarlo?+
El modelo 347 es la declaracion anual de operaciones con terceros. Se presenta en febrero e incluye a todos los clientes y proveedores con los que hayas tenido operaciones superiores a 3.005,06 euros (IVA incluido) durante el año. La AEAT cruza los datos entre ambas partes para detectar discrepancias.
¿Necesito un ERP o me basta con un programa de contabilidad?+
Depende de tu negocio. Si solo necesitas contabilidad y facturación, un software contable puede ser suficiente. Pero si gestionas inventario, tienes proveedores, fabricas productos, gestionas proyectos o tienes empleados, necesitas un ERP que integre todo. Con un ERP como ERPNext, la contabilidad se alimenta automáticamente de las ventas, compras, nominas e inventario, sin duplicar datos.
¿Cuánto cuesta un software de contabilidad para pymes?+
Los precios varian mucho. Herramientas cloud como Holded empiezan desde 40 euros/mes. Sage 50 ronda los 30 euros/mes por usuario. ERPNext es open source y no tiene cuotas mensuales ni licencias por usuario: pagas la implementación (desde 2.500 euros, presupuesto cerrado a medida) y luego solo hosting y soporte si lo necesitas. A 3-5 años, ERPNext suele salir más económico que las opciones con cuota mensual.
¿Cómo afecta VeriFactu a la contabilidad de mi pyme?+
VeriFactu (obligatorio desde enero 2027 para empresas y julio 2027 para autónomos) exige que tu software de facturación genere registros con huella digital, encadene las facturas y pueda enviar los datos a la AEAT. Si tu software contable no se adapta, necesitarás cambiarlo. Con ERPNext y el módulo VeriFactu de CodigoNext, la contabilidad y la facturación ya están integradas y cumplen con la normativa.
¿Puedo llevar la contabilidad yo mismo o necesito una asesoria?+
Legalmente, no necesitas una asesoria para llevar tu contabilidad. Pero en la práctica, la contabilidad española tiene complejidades (amortizaciones, periodificaciones, asientos de cierre, impuesto diferido) que requieren conocimientos específicos. Muchas pymes llevan el día a día con un ERP o software contable y externalizan el cierre fiscal y las cuentas anuales a una asesoria.
¿Qué diferencia hay entre estimación directa y módulos?+
Son dos formas de tributar en IRPF para autónomos. Estimación directa (normal o simplificada): tributas sobre el beneficio real (ingresos menos gastos). Necesitas llevar contabilidad o libros registro. Estimación objetiva (módulos): tributas sobre una estimación basada en indicadores como metros cuadrados, empleados o potencia electrica, independientemente de lo que factures realmente. Módulos esta limitado a determinadas actividades y umbrales de facturación.
¿Cuándo tiene sentido pasar de un software contable a un ERP?+
Tiene sentido cuando empiezas a necesitar más que contabilidad: gestión de inventario, control de pedidos de compra y venta, gestión de proyectos con horas imputadas, CRM para clientes, o simplemente cuando pierdes demasiado tiempo copiando datos entre herramientas desconectadas. Si reconcilias manualmente entre el programa de facturación y el de contabilidad, es una señal clara de que necesitas un ERP integrado.
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