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Tus dudas sobre ERPNext, resueltas

Respuestas directas a las preguntas más habituales sobre ERPNext, VeriFactu, precios, implementación y soporte técnico en España.

FAQ ERPNext

43 preguntas resueltas en 5 bloques

Están agrupadas en cinco bloques temáticos —ERPNext en general, VeriFactu, implantación y migración, alojamiento y tecnología, y soporte y precios— y respondidas sin rodeos, incluidas las incómodas como cuándo NO conviene ERPNext. Si tu duda no está aquí, al final tienes por dónde seguir profundizando.

01 · 10 preguntas

ERPNext: preguntas generales

Diez preguntas: qué es ERPNext, para quién sirve, cuándo NO conviene, qué cuesta de verdad, qué módulos trae de serie, si se puede probar antes de contratar, el límite real de usuarios, la adaptación a la normativa fiscal española y qué pasa con tu instalación si Frappe desaparece algún día.

¿Qué es ERPNext exactamente?
ERPNext es un sistema ERP de código abierto que reúne en una sola plataforma la gestión completa de una empresa: contabilidad, inventario, ventas, compras, fabricación, recursos humanos, CRM y proyectos. Lo desarrolla Frappe Technologies y a su alrededor se ha formado una comunidad internacional de desarrolladores, partners y empresas que lo usan a diario. La diferencia frente a un ERP tradicional es que no compras una licencia: descargas el software, lo instalas donde quieras y pagas por el trabajo de adaptarlo a tu negocio.
¿Para qué tipo de empresas y negocios es ERPNext?
Encaja bien en pymes, autónomos con estructura, negocios en crecimiento y empresas medianas que necesitan un ERP completo sin pagar una licencia por cada persona que entra al sistema. Funciona especialmente bien en fabricación, distribución, comercio, servicios profesionales y hostelería. Donde encaja peor es en organizaciones muy grandes con procesos ya cerrados sobre un ERP corporativo, o en negocios tan pequeños que con un programa de facturación les basta.
¿Cuándo NO te conviene ERPNext?
Preferimos decirlo antes que después. Si facturas poco y solo necesitas emitir facturas y llevar el IVA, un ERP es matar moscas a cañonazos: te sobra producto y te falta tiempo para aprenderlo. Si tu sector depende de un software vertical muy específico que ya resuelve el 90 % de tu operativa, sustituirlo por un ERP generalista suele salir caro. Y si nadie dentro de tu empresa va a poder dedicar unas horas a la semana al proyecto durante la implantación, el resultado va a ser malo por bueno que sea el software.
¿ERPNext es gratis? ¿Cuál es el coste real?
El software es gratuito y de código abierto: no hay licencias por usuario ni funcionalidades premium bloqueadas detrás de un plan superior. Lo que sí cuesta dinero es ponerlo en marcha. Los costes reales son tres: la implantación, que incluye análisis, configuración, migración de datos y formación y parte desde 2.500 €; el alojamiento, si lo quieres gestionado, desde 20 €/mes; y el plan de soporte, que es opcional. Si te alojas en tus propios servidores y te apañas sin soporte, el coste recurrente puede ser cero.
¿Qué módulos incluye ERPNext?
Vienen de serie contabilidad, facturación, inventario y almacén, compras, ventas, CRM, fabricación con listas de materiales y MRP, recursos humanos, gestión de proyectos, punto de venta, activos fijos, control de calidad, mantenimiento de activos, soporte al cliente y un gestor de contenidos para la web. No hay edición enterprise ni módulos de pago: la funcionalidad que ves es toda la que hay, y la tienes desde el primer día.
¿Se puede probar ERPNext antes de contratar nada?
Sí. Te montamos una demo con datos parecidos a los de tu negocio para que la recorras con calma, no una presentación genérica. Si después de verla quieres ir más allá, podemos dejarte un entorno de pruebas durante unas semanas para que tu equipo trabaje dentro y decida con criterio. Salir de ahí sin contratar nada es una opción perfectamente válida.
¿Cuántos usuarios puedo dar de alta?
El software no impone ningún límite de usuarios ni te cobra por cada alta. Lo que marca el techo real es la infraestructura donde corre: memoria, procesador y disco. Un equipo de treinta personas trabajando a la vez necesita más servidor que uno de cinco, y eso sí se nota en la factura del alojamiento, pero es un coste de máquina, no de licencia.
¿ERPNext está adaptado a la normativa fiscal española?
De serie viene preparado para funcionar en cualquier país, y la adaptación a España la hacemos nosotros: Plan General Contable de 2007, tipos de IVA e IRPF, retenciones, modelos de la AEAT (303, 347, 349, 390), numeración de facturas conforme al reglamento, VeriFactu y conciliación con bancos españoles. No es una traducción del interfaz: es configuración contable y fiscal hecha por gente que lleva años presentando modelos en España.
¿Quién está detrás de ERPNext y qué pasa si desaparece?
Lo desarrolla Frappe Technologies, una empresa india, y se publica bajo licencia GNU GPLv3. Esa licencia es justamente la respuesta a la segunda parte de la pregunta: el código es público y cualquiera puede seguir manteniéndolo. Si Frappe cerrara mañana, tu instalación seguiría funcionando y el código seguiría estando disponible para que otro equipo lo mantuviera. Con un ERP propietario, si el fabricante cierra o discontinúa el producto, te quedas sin salida.
¿Qué diferencia hay entre ERPNext y otros ERP del mercado?
La diferencia de fondo es el modelo: en ERPNext no pagas por usuario ni por módulo, así que crecer en plantilla no encarece el sistema. Los ERP de suscripción cobran por persona y mes, y algunos además por módulo activado. A cambio, un producto de suscripción viene más cerrado y más resuelto de serie, mientras que ERPNext pide una implantación seria para dar lo mejor de sí. Hemos escrito comparativas producto a producto, con precios públicos y fecha de consulta, en la sección de comparativas.
02 · 10 preguntas

VeriFactu y facturación electrónica

Diez preguntas sobre el sistema de verificación de facturas de la AEAT: los plazos reales de 2027, a quién obliga exactamente, qué sanciones hay si no cumples, por qué no existe una lista de software «homologado» y en qué se diferencia de la factura electrónica obligatoria entre empresas.

¿Qué es VeriFactu?
Es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria, nacido de la Ley Antifraude y desarrollado por el Real Decreto 1007/2023. Obliga a que los programas de facturación generen, por cada factura, un registro encadenado con una huella digital que hace imposible modificar o borrar una factura sin dejar rastro. En la modalidad VERI*FACTU esos registros se envían además a la AEAT en el momento de emitir. El objetivo declarado es acabar con el software de doble uso.
¿Cuándo es obligatorio cumplir con VeriFactu?
El 1 de enero de 2027 para las personas jurídicas y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Esas fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, que aplazó el calendario original del RD 1007/2023. Parece lejos y no lo está: cambiar de sistema de facturación implica migrar datos, formar al equipo y cerrar un ejercicio con el sistema nuevo funcionando, y eso son meses, no semanas.
¿Qué empresas y autónomos están obligados?
Todos los empresarios y profesionales que emitan facturas con un programa informático. Quedan fuera quienes ya remiten su facturación por el Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio para grandes empresas y grupos de IVA, y algunos supuestos muy concretos recogidos en la norma. Si emites facturas con cualquier software, incluido uno hecho a medida o una hoja de cálculo con macros, la obligación te alcanza.
¿Existe una lista de software «homologado» por la AEAT?
No, y conviene saberlo porque circula mucha desinformación con esto. La AEAT no homologa ni certifica programas de facturación para VeriFactu: el modelo español se basa en la declaración responsable que firma el propio fabricante, y la comprobación llega después, en inspección. Es distinto de TicketBAI en el País Vasco, que sí tiene registro oficial de software garante. Si un comercial te vende que su programa está «homologado por Hacienda», te está vendiendo algo que no existe.
¿Qué sanciones hay por no cumplir con VeriFactu?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria distingue dos supuestos. A la empresa o el autónomo que tenga sistemas de facturación que no cumplan los requisitos se le pueden imponer hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. A quien fabrique o comercialice software no conforme, hasta 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de sistema. Además, en una inspección, no tener los registros en orden agrava el resto de la situación.
¿Cómo preparo mi empresa para VeriFactu?
Empieza por lo barato: pregunta por escrito a tu proveedor de software si va a cumplir, en qué versión y en qué fecha, y pide que te enseñe su declaración responsable. Muchos fabricantes ya la tienen firmada y publicada. Si la respuesta es vaga o te remite a un plan futuro sin fecha, ya sabes por dónde van los tiros y tienes tiempo de buscar alternativa. Lo que no conviene es plantarse en el último trimestre antes del plazo, cuando todo el mundo llame a la vez a los mismos proveedores.
¿Vuestro módulo VeriFactu funciona sobre un ERPNext ya instalado?
Sí. Hacemos primero una revisión de la instalación para comprobar versión, personalizaciones y estado de los datos, y a partir de ahí instalamos y configuramos el módulo sin parar la operativa. También lo montamos en instalaciones nuevas desde cero, claro. Lo habitual es dejarlo funcionando en paralelo un tiempo para comparar registros antes de dar el cambio por bueno.
¿Qué pasa con las facturas que emití antes de la obligación?
No hay que reconstruirlas ni pasarlas por VeriFactu: la obligación afecta a las facturas emitidas a partir de la fecha en que te aplica. Lo que sí conviene es conservar el histórico accesible y coherente, porque en una inspección te lo pueden pedir igual y porque, si migras de sistema, ese histórico tiene que viajar contigo en un formato que puedas volver a leer dentro de unos años.
¿VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No, y mezclarlos genera bastante lío. VeriFactu regula cómo tiene que comportarse tu programa de facturación para que los registros sean íntegros e inalterables. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales viene de la Ley Crea y Crece, va por otro calendario y regula el formato en que se intercambia la factura con el cliente. Puedes cumplir una y no la otra: son dos obligaciones distintas que acaban conviviendo en el mismo programa.
Facturo desde España a Latinoamérica, ¿me afecta VeriFactu?
Si emites desde España, sí: lo que determina la obligación es dónde está el emisor, no dónde está el cliente. Otra cosa es que además tengas que cumplir la normativa de facturación electrónica del país de destino si operas allí con sociedad propia, y eso ya son sistemas distintos con sus propios requisitos. Si estás en ese caso, es un tema que conviene mirar entero antes de tocar nada.
03 · 8 preguntas

Implantación y migración

Ocho preguntas sobre cómo es un proyecto por dentro: fases reales, plazos con datos de verdad (no una cifra genérica), qué migramos de tu sistema actual —SAP, Odoo, Sage, hojas de cálculo—, qué tienes que poner tú y qué pasa si a mitad de camino decidimos que no encaja.

¿Cuánto tiempo tarda una implantación de ERPNext?
Una pyme pequeña con procesos estándar arranca en 4-6 semanas. Cuando entran fabricación, integraciones con terceros, varias empresas o una migración con años de histórico, el calendario realista se va a 2-6 meses. Lo que decide en qué punto de esa escala caes es cuántos módulos entren, cuánta personalización haga falta y en qué estado estén los datos que hay que migrar. Solemos dejar una versión funcional en 2 o 3 semanas para que empieces a trabajar con lo esencial mientras se completa el resto. Los plazos se alargan casi siempre por lo mismo: datos sucios en el sistema de origen y decisiones internas que tardan en tomarse.
¿Qué incluye el servicio de implantación?
Análisis de requisitos y procesos, configuración del sistema adaptada a tu negocio, migración de datos desde tu sistema actual, formación a usuarios y administradores, acompañamiento intensivo las primeras semanas y documentación de tu configuración concreta, no un manual genérico. Trabajas siempre con un interlocutor que conoce el proyecto, no con un buzón de tickets.
¿Podéis migrar los datos de mi ERP o programa actual?
Sí. Hemos migrado desde SAP, Odoo, A3, Sage, Holded, ContaPlus, FactuSOL y, muy a menudo, desde hojas de cálculo. Se trabaja con extracciones del sistema de origen y guiones de carga preparados para cada caso: clientes, artículos, proveedores, histórico de ventas, existencias y saldos contables. Cada bloque se valida en un entorno de pruebas antes de tocar producción, y se cuadra contra los totales del sistema viejo.
¿Qué necesito tener listo para empezar?
Dos cosas, y solo una es técnica. La primera: tener claro qué áreas quieres cubrir en esta fase. La segunda, y la que de verdad marca la diferencia, una persona dentro de tu empresa que conozca los procesos y pueda dedicarle tiempo al proyecto. De lo técnico nos encargamos nosotros: instalación, configuración, migración y formación. No hace falta que tengas departamento de informática.
¿Se puede implantar por fases o tiene que ser todo de golpe?
Por fases, y es lo que recomendamos casi siempre. Lo habitual es arrancar con contabilidad y facturación, que es lo que no puede fallar, y después incorporar inventario, compras, fabricación o lo que toque. Reduce el riesgo, reparte el esfuerzo de formación y permite que el equipo se acostumbre al sistema con una parte pequeña antes de meter la operativa entera dentro.
¿Incluís formación para el equipo?
Sí, y no como un extra al final sino como parte del proyecto. Formamos en tres niveles: quien usa el sistema para su tarea diaria, quien lleva operaciones más avanzadas y cierres, y quien va a administrar la configuración. Entregamos documentación y grabaciones de las sesiones, que es lo que de verdad sirve cuando entra alguien nuevo seis meses después.
¿Qué pasa si a mitad de proyecto vemos que no encaja?
Lo hablamos y paramos. Preferimos eso a terminar una implantación que nadie va a usar. Por eso el análisis previo va antes del presupuesto y por eso trabajamos por hitos: al cerrar cada uno hay algo funcionando que puedes ver. Y como el sistema es de código abierto, los datos y la configuración son tuyos aunque decidas seguir con otro proveedor.
¿Los datos son míos? ¿Qué pasa si dejamos de trabajar juntos?
Los datos son tuyos siempre, y el código también. Si algún día decides irte, te entregamos una copia completa de la base de datos, los archivos adjuntos y las personalizaciones desarrolladas para ti, con la documentación necesaria para que otro equipo continúe. No hay formatos cerrados ni cláusulas que te aten: en un ERP de código abierto la permanencia se gana con el servicio, no con el candado.
04 · 8 preguntas

Alojamiento, tecnología e integraciones

Ocho preguntas sobre dónde vive el sistema —nube gestionada, tu propia nube o servidores en casa—, cómo se actualiza sin romper nada, con qué se integra (tiendas online, pasarelas de pago, BI), hasta dónde se puede personalizar sin tocar el núcleo, y qué tan seguro y rápido es en la práctica.

¿ERPNext funciona en la nube o en mis propios servidores?
Las dos cosas, y la decisión es tuya. Podemos desplegarlo en nuestra infraestructura gestionada en centro de datos europeo (desde 20 €/mes), en la nube que ya uses —AWS, Azure, Google Cloud— o en tus servidores, si la normativa de tu sector o una política interna te obligan a tener los datos en casa. Cambiar de una modalidad a otra más adelante es posible: es el mismo software.
¿Cómo se gestionan las actualizaciones?
Si el alojamiento es nuestro, aplicamos las actualizaciones de seguridad y las versiones estables en horario de bajo impacto, siempre con copia previa y probando antes en un entorno espejo que replica tu instalación con tus personalizaciones. Nunca actualizamos producción sin haber visto antes qué pasa en el espejo. Si gestionas tú el servidor, te acompañamos en el proceso y te avisamos de los cambios que puedan afectarte.
¿Puedo integrar ERPNext con mi tienda online u otros sistemas?
Sí. ERPNext expone una API REST completa sobre todo el modelo de datos, así que se puede conectar con prácticamente cualquier sistema que también tenga API: tiendas online como WooCommerce, Shopify o PrestaShop, pasarelas de pago, herramientas de inteligencia de negocio, plataformas de transporte o programas de nóminas. Cuando el otro extremo no tiene API decente, se resuelve con intercambio de ficheros programado, que es menos elegante pero funciona.
¿Se puede personalizar sin tocar el código base?
Sí, y es una de las razones de peso para elegirlo. Frappe Framework, la base sobre la que corre ERPNext, permite crear campos, formularios, flujos de trabajo, informes y automatizaciones como una aplicación aparte, sin modificar el núcleo. Eso significa que puedes actualizar a versiones nuevas sin perder tus desarrollos, que es exactamente el problema que deja bloqueadas a tantas empresas en versiones antiguas de otros ERP.
¿Es seguro? ¿Qué protección tiene?
Trae lo que se espera hoy de un sistema de gestión: cifrado del tráfico, permisos por rol y hasta nivel de campo, segundo factor de autenticación, registro de auditoría de quién cambió qué y cuándo, y protección frente a los ataques web habituales. Al ser código abierto, cualquiera puede revisarlo, que es una ventaja de seguridad y no un riesgo: los fallos se encuentran y se publican antes. Del resto se encarga la configuración del servidor, que es donde se juegan la mitad de los sustos.
¿Con qué frecuencia hacéis copias de seguridad?
Copia diaria automática de base de datos, archivos adjuntos y configuración, cifrada y con retención de treinta días, en los planes de alojamiento gestionado. Y algo que importa tanto como la copia: probamos restauraciones de forma periódica. Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia de seguridad, es una carpeta con ficheros y una suposición.
¿Cuántos datos aguanta? ¿Se va a poner lento?
Aguanta bastante más de lo que suele necesitar una pyme: la base de datos es MariaDB y hay instalaciones con millones de registros funcionando con normalidad. Lo que ralentiza un ERPNext no suele ser el volumen sino informes mal planteados, personalizaciones que hacen consultas pesadas en cada guardado o un servidor corto de memoria. Se diagnostica y se corrige; no es un techo del producto.
¿Funciona bien desde el móvil?
El interfaz es web y responde en móvil y tableta, y hay aplicaciones específicas para tareas concretas como fichar, pedir vacaciones o pasar partes de trabajo. Ahora bien, seamos honestos: introducir un pedido de veinte líneas o cuadrar una conciliación bancaria desde un teléfono es incómodo en este y en casi cualquier ERP. Para el trabajo de oficina, pantalla grande.
05 · 7 preguntas

Soporte, mantenimiento y precios

Siete preguntas sobre dinero: qué cuesta arrancar sin cifras infladas, qué cuesta mantenerlo cada mes, en cuánto tiempo respondemos según el plan contratado, si hay costes obligatorios después de la implantación, qué pasa si decides no contratar soporte y si se puede pedir desarrollo a medida por separado.

¿Cuánto cuesta implantar ERPNext en una pyme?
Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito. A partir de ahí, el precio sube con la complejidad real del proyecto, no con el número de usuarios. La implantación parte de 2.500 €. A partir de ahí lo que mueve el presupuesto es la complejidad real —fabricación, integraciones con terceros, varias empresas o una migración con años de histórico detrás—, nunca el número de personas que vayan a usarlo. Sea cual sea el alcance, la cifra se cierra por escrito después del análisis previo, que no cuesta nada.
¿Qué planes de mantenimiento y soporte tenéis?
Tenemos tres niveles. El plan Pro (100 €/mes) cubre resolución de incidencias, actualizaciones de seguridad probadas antes en un entorno espejo y copias de seguridad diarias verificadas, con respuesta en hasta 48 h laborables. El plan Total (200 €/mes) cubre todo lo del plan Pro más ajustes menores de configuración incluidos y dudas funcionales del equipo, con respuesta en hasta 24 h laborables, con prioridad alta. El plan Total Plus (350 €/mes) cubre todo lo del plan Total más atención fuera de horario y una bolsa de horas ampliada, con respuesta en hasta 4 h en incidencias críticas, también fuera del horario laboral. Dentro de cada plan el tiempo de respuesta se escalona por prioridad (4 h, 8 h, 24 h o 48 h según la prioridad de la incidencia): una incidencia que te deja sin facturar no espera lo mismo que una duda de configuración. El SLA va escrito en el contrato, lo medimos cada mes y, si no lo cumplimos, lo compensamos sin que tengas que reclamarlo.
¿Qué tiempo de respuesta tenéis ante una incidencia?
Depende del plan que tengas contratado. En el plan Pro, hasta 48 h laborables; En el plan Total, hasta 24 h laborables, con prioridad alta; En el plan Total Plus, hasta 4 h en incidencias críticas, también fuera del horario laboral. Esos son los compromisos máximos, no la media: en la práctica la mayoría de incidencias se atienden bastante antes. Lo que no hacemos es prometer tiempos que no podamos sostener por escrito.
¿Hay costes mensuales obligatorios después de la implantación?
Licencias, ninguna: no existe una cuota por usar ERPNext. Los únicos costes recurrentes posibles son el alojamiento, si eliges que lo gestionemos nosotros (desde 20 €/mes), y el plan de soporte, que es voluntario. Si te alojas en tu propia infraestructura y tienes a alguien que sepa mantenerlo, el coste mensual con nosotros puede ser cero. Lo decimos aunque no nos convenga, porque enterarse de esto seis meses después sienta peor.
¿El soporte es obligatorio? ¿Qué pasa si no lo contrato?
No es obligatorio y el sistema no deja de funcionar si no lo tienes: no hay ninguna licencia que caduque. Lo que pierdes es a quien aplica las actualizaciones, vigila las copias y responde cuando algo falla en plena facturación. Hay empresas con perfil técnico dentro que se lo llevan solas perfectamente. Si no es tu caso, el plan de soporte es lo que evita que un problema de una tarde se convierta en una semana parada.
¿Puedo contratar desarrollo a medida por separado?
Sí, por horas o por proyecto cerrado, tengas o no plan de soporte. Se desarrollan módulos nuevos, integraciones, informes específicos o automatizaciones sobre Frappe Framework. Cada trabajo se presupuesta antes de empezar, con el alcance por escrito. Y el código que se escribe para ti es tuyo: se entrega documentado y puedes llevártelo si un día cambias de proveedor.
¿Trabajáis con empresas fuera de España?
Sí, principalmente en países de habla hispana. La operativa es la misma —análisis, implantación y soporte en remoto, en español— y lo que cambia es la parte fiscal, que se configura según el país. La facturación se hace desde España en euros. Si operas en varios países a la vez con sociedades distintas, ERPNext lleva bien el multiempresa y el multidivisa, pero conviene planificarlo desde el principio.
— Si quieres profundizar

Cada duda tiene su página a fondo

Esta página responde rápido, con la respuesta corta que necesitas en el momento. Cuando quieras el detalle completo, estas cuatro piezas desarrollan cada tema con la norma citada, las cifras verificadas y su fecha de consulta: VeriFactu a fondo, por qué no existe software homologado, comparativas producto a producto y cómo trabajamos una implantación real.

— Nuestro precio, en contexto

Qué cubre exactamente la cifra de partida

De las 43 preguntas de esta página, la del precio es la que más se repite, así que empecemos por ahí sin rodeos: Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito. El resto de la respuesta —qué mueve el presupuesto al alza— está aquí abajo.

La implantación parte de 2.500 €. A partir de ahí lo que mueve el presupuesto es la complejidad real —fabricación, integraciones con terceros, varias empresas o una migración con años de histórico detrás—, nunca el número de personas que vayan a usarlo. Sea cual sea el alcance, la cifra se cierra por escrito después del análisis previo, que no cuesta nada. Tienes el desglose por complejidad en la página de precios.

Los 2.500 € no son un gancho: son el punto donde empieza un proyecto real, con presupuesto cerrado por escrito antes de que nadie toque nada.

Las normas, en su fuente

Lo que se afirma aquí sobre la normativa sale de estos textos oficiales, no de un resumen de terceros ni de un blog citando a otro blog. Enlazamos siempre la versión consolidada, así que cuando la norma se modifica el enlace sigue llevando a la que está en vigor y no a una redacción que ya no aplica.

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Si después de leer las 43 preguntas te queda alguna duda concreta sobre tu negocio, cuéntanos tu caso en una llamada breve. Te decimos con franqueza si ERPNext encaja, qué haría falta para implantarlo y qué coste tendría en tu caso, sin compromiso de contratar nada.

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