CodigoNext.
Módulo de compras y proveedores

Gestión de compras ERPNext: control de gasto y ahorro real

Centralizamos en ERPNext todo el ciclo de compras de tu pyme: solicitudes, aprobaciones por importe, pedidos, recepciones y facturas. Sabes a quién has pedido, qué te ha costado y cómo evoluciona el precio de cada artículo. Menos compras no autorizadas, menos descuadres con el almacén y un coste de aprovisionamiento que baja entre un 5 % y un 15 % al renegociar con datos reales. Sin licencias por usuario y sin Excel paralelos.

Lo que cambia con la gestión de compras ERPNext

Esto es lo que la gestión de compras de ERPNext ahorra a tu negocio

Si tu departamento de compras pelea con pedidos por email, hojas de cálculo paralelas y descuadres con el almacén, esto es lo que cambia el día que arrancamos el módulo: control real del gasto, menos errores y horas de trabajo administrativo que vuelven al equipo.

01

Aprobaciones automáticas según importe y centro de coste

Configuramos quién aprueba qué: hasta 1.000 € lo aprueba el responsable de área, de 1.000 a 5.000 € escala a operaciones, por encima firma gerencia. El pedido no sale al proveedor hasta que la persona correcta da el visto bueno desde el sistema. Las compras no autorizadas pasan a cero y el tiempo medio de aprobación cae de días a horas.

02

Histórico de precio por proveedor sin Excel paralelos

Cada artículo guarda su histórico de precios por proveedor y por fecha. Antes de lanzar un pedido sabes a cuánto compraste la última vez, si ha subido y cuál de tus proveedores te lo deja mejor. En la práctica, esto se traduce en un 5-15 % de ahorro al renegociar tarifas con datos a la vista, no de memoria.

03

Recepciones validadas contra el pedido sin descuadres

Quien recibe la mercancía valida cantidades y referencias contra el pedido original. Si llega de menos, queda pendiente; si llega dañada, se devuelve. El stock cuadra solo y el pendiente de facturar también. Los descuadres entre almacén y pedido bajan a niveles residuales y los inventarios físicos dejan de ser un drama trimestral.

04

Evaluación de proveedores con datos reales

Supplier Scorecards puntúa a cada proveedor por calidad, plazos, precio y devoluciones con el histórico real de pedidos. Decides a quién comprar con datos, no con la sensación de quien lleva más tiempo trabajando con la casa. Identificas el cuartil bajo y renegocias o sustituyes; los clientes que lo aplican reducen incidencias entre un 20 % y un 40 % en el primer año.

05

Reposición automática cuando el stock baja del mínimo

Defines mínimo y objetivo por artículo. Cuando el inventario baja, ERPNext genera la solicitud de compra automáticamente con la cantidad y el proveedor habitual. Cero olvidos, cero roturas de stock por descuido y menos compras urgentes (que son las que se pagan caras y descuadran el presupuesto del trimestre).

06

Factura, IVA soportado e IRPF cuadrados sin trabajo manual

Al registrar la factura del proveedor, ERPNext genera el asiento en el PGC 2007, calcula el IVA soportado y aplica retenciones de IRPF si toca. Sale en los modelos 303, 111 y 115 listos para la AEAT. El cierre mensual se acorta porque no hay que conciliar a mano y el departamento financiero recupera horas que antes se iban en picar facturas dos veces.

Por qué este módulo

ERP para compras en pymes: control de gasto, trazabilidad y coste real

El módulo de compras de ERPNext reúne en una sola herramienta a quienes solicitan material, aprueban el gasto, reciben la mercancía y registran la factura. Cada paso queda firmado, fechado y vinculado al anterior, así que cuando finanzas pregunta dónde se ha ido el dinero del trimestre lo ves al detalle por proveedor, familia y centro de coste en el mismo panel.

Procure-to-pay completo de serie

Material Request, RFQ, Supplier Quotation, Purchase Order, Purchase Receipt y Purchase Invoice (terminología oficial de docs.erpnext.com). Cada documento se genera desde el anterior con un clic, sin volver a teclear datos.

Trazabilidad firmada de extremo a extremo

Quién pidió, quién aprobó, quién recibió, quién facturó. Cualquier auditoría —interna o de Hacienda— se resuelve en minutos en lugar de en una tarde de buscar emails.

Control de coste real, no estimado

Histórico de precios por proveedor, comparativa entre cotizaciones y desviaciones sobre el presupuesto del departamento. Detectas subidas de precio en el momento que pasan, no tres meses después en el cierre.

Lo que incluye el módulo

Todo lo que necesita un ERP de compras para pymes

El módulo de compras de ERPNext cubre desde la primera solicitud interna hasta el pago al proveedor, con flujos pensados para pymes, autónomos y pequeños negocios que quieren control de gasto y orden sin pelear con licencias por usuario.

Solicitudes

Material Request

Cualquier área pide material o servicio desde su perfil. Centralizas las peticiones y dejas de recibir compras por WhatsApp.

RFQ

Solicitud de oferta

Pides cotización a varios proveedores con un clic. Comparas precios, plazos y condiciones en una tabla y eliges con criterio.

Pedidos

Purchase Order

Generas el pedido con condiciones pactadas, retenciones e impuestos. Se envía por email al proveedor desde el propio ERPNext.

Recepciones

Purchase Receipt

Validas cantidades y referencias contra el pedido. El stock se actualiza al instante y queda lo pendiente de facturar.

Multinivel

Aprobaciones por importe

Reglas por importe, centro de coste o departamento. Aprobaciones encadenadas con notificación a quien toque dar el visto bueno.

Devoluciones

Notas de crédito

Si la mercancía llega dañada o incompleta, generas la devolución y la nota de crédito sin salir del flujo del pedido original.

Fiscal

Retenciones de IRPF

Retenciones del 15 %, 7 % o 19 % aplicadas automáticamente a profesionales y alquileres. Listo para los modelos 111 y 115.

Tarifas

Reglas de precio

Tarifas por proveedor, descuentos por volumen y precios negociados con vigencia. Se aplican solos al crear el pedido.

Cómo funciona el flujo

Aprobación de pedidos de compra y recepción, paso a paso

Un flujo procure-to-pay lineal y trazado que se entiende a la primera. Cada documento se genera del anterior, sin rehacer datos ni cuadrar a mano a final de mes.

01

Solicitud

Un departamento solicita material o servicio. La petición queda registrada con quién la pide, para qué y con qué urgencia.

02

Aprobación

Las reglas por importe y centro de coste deciden a quién escalar. La persona indicada aprueba o rechaza desde su panel con un clic.

03

Pedido

Aprobada la solicitud, se genera el pedido al proveedor con tarifas, condiciones e impuestos calculados. Se envía por email al instante.

04

Recepción

Llega la mercancía y se valida contra el pedido. El stock se actualiza, queda lo pendiente y el flujo cierra cuando se registra la factura.

Ver el proceso completo de implantación de ERPNext
Integración nativa

Compras conectadas con contabilidad e inventario, sin sincronizaciones

El módulo de compras vive en la misma base de datos que la contabilidad y el almacén, así que cada movimiento se refleja donde tiene que reflejarse en tiempo real. No hay carpetas de exportación, no hay nadie picando dos veces la misma factura ni cuadrando stock a final de mes.

  • La recepción actualiza el stock del almacén al instante
  • La factura del proveedor genera el asiento en el PGC 2007
  • El IVA soportado se calcula y entra en el modelo 303
  • Las retenciones de IRPF salen en los modelos 111 y 115
  • El pago concilia con el extracto bancario en tesorería
  • El histórico de precios alimenta los Supplier Scorecards
// Cuando registras una factura de proveedor en ERPNext

Factura de proveedor (PINV-2027-0078)
  ├─ Asiento contable
  │   ├─ 600   Compras .................. 1.000,00 €
  │   ├─ 472   IVA soportado (21%) ......   210,00 €
  │   ├─ 4751  H.P. acreedora IRPF (15%)..  -150,00 €
  │   └─ 410   Proveedor (a pagar) ......  1.060,00 €
  ├─ Modelo 303 (IVA) → IVA soportado +210,00 €
  ├─ Modelo 111 (IRPF profesionales) → +150,00 €
  └─ Tesorería → vencimiento a 30 días
El diferenciador

Evaluación de proveedores con datos reales, no con intuición

La mayoría de pymes siguen comprando al proveedor de toda la vida porque nadie ha llevado nunca el dato. Con la evaluación de proveedores ERP con Supplier Scorecards defines los criterios que importan a tu negocio —calidad de la mercancía, cumplimiento de plazos, precio, servicio postventa, devoluciones— y el sistema calcula la puntuación con el histórico real de pedidos, sin que nadie tenga que mantener una hoja aparte.

Cada vez que vas a lanzar un pedido, ves la nota del proveedor, la evolución de sus precios y cuántas incidencias has tenido. ¿Qué se traduce esto en euros? Menos incidencias en la mercancía, mejores condiciones al renegociar con datos en la mano y un coste de aprovisionamiento real que tu departamento financiero puede defender ante el comité, no estimaciones a final de trimestre.

Scorecards configurables
Histórico de precios real
Cumplimiento de plazos
Tasa de devoluciones
Comparativa entre cotizaciones
Alertas de subidas de precio
El detalle marca la diferencia

Acuerdos marco, depósitos en consigna y compras a Asia: lo raro también encaja

Cualquier ERP cubre las compras estándar: pedido, recepción, factura, pago. La cosa cambia cuando aparecen los casos que no entran en un manual. El proveedor de servicios profesionales con retención de IRPF al 15 %, el alquiler con retención del 19 %, el acuerdo marco anual con descuentos por volumen, el depósito en consigna donde no eres el dueño hasta que vendes, la importación de Asia con factura en yuan, transitario y aranceles a contabilizar como mayor coste del artículo, la subcontratación que devuelve un producto semiterminado…

Esos son los casos que rompen una implantación si nadie los tiene en cuenta desde el principio. Mapeamos cómo apruebas, cómo recibes y cómo facturas hoy, identificamos las casuísticas propias de tu sector y dejamos las reglas en su sitio antes del primer pedido. El departamento de compras no cambia de hábitos de un día para otro: cambia de herramienta y se encuentra el sistema preparado para sus casos raros, no aplazados a una segunda fase.

¿Quieres ver cómo encajaría una de tus casuísticas raras en ERPNext? Te montamos una demo con un caso parecido al tuyo —no con la fábrica de bicicletas de manual— y te enseñamos el flujo completo. Sin presentaciones largas y con la persona que se haría cargo del proyecto si decides arrancar.

— FAQ

Preguntas frecuentes sobre la gestión de compras de ERPNext

Resolvemos las dudas que más nos plantean pymes, autónomos y pequeños negocios antes de arrancar el módulo de compras.

Ver todas las preguntas
¿Qué es el módulo de compras de ERPNext?+
El módulo de compras de ERPNext cubre el ciclo completo de aprovisionamiento —de la solicitud al pago, lo que en jerga inglesa se llama procure-to-pay— desde que un departamento pide material hasta que se paga la factura del proveedor. Según la documentación oficial de ERPNext, incluye solicitudes internas (Material Request), peticiones de oferta a varios proveedores (Request for Quotation o RFQ), pedidos de compra con flujos de aprobación por importe o centro de coste, recepciones de mercancía validadas contra el pedido, facturas de proveedor, retenciones de IRPF y una herramienta de evaluación automática llamada Supplier Scorecard. Todo queda integrado de serie con inventario, contabilidad y tesorería, sin sincronizaciones externas y sin pagar licencias por usuario. ERPNext es un proyecto de código abierto mantenido por Frappe Technologies y distribuido bajo licencia GPL.
¿Cómo funcionan las aprobaciones de pedidos de compra en ERPNext?+
Configuras reglas por importe, departamento o centro de coste. Por ejemplo: las compras de hasta 1.000 € las aprueba el responsable del área, las de 1.000-5.000 € pasan al director de operaciones y las de más de 5.000 € requieren visto bueno de gerencia. El pedido no sale al proveedor hasta que la persona indicada lo aprueba dentro del propio sistema, con notificación por email y registro de quién aprueba qué. Esto reduce las compras no autorizadas a cero y acorta el tiempo medio de aprobación de días a horas. Si necesitas varios niveles encadenados, ERPNext también lo soporta de serie (ver docs.erpnext.com sobre Authorization Rules).
¿Cómo se evalúa a los proveedores con ERPNext?+
ERPNext incluye Supplier Scorecards: defines criterios (calidad, cumplimiento de plazos, precio, servicio postventa, devoluciones) y el sistema calcula la puntuación automáticamente con datos reales del histórico de pedidos y recepciones. Sabes a quién has pedido, cuánto ha tardado, cuántas devoluciones ha habido y cómo han evolucionado sus precios mes a mes. La evaluación de proveedores deja de basarse en intuiciones y pasa a basarse en datos: en la práctica, los clientes que activan los Scorecards detectan entre un 5 % y un 15 % de ahorro al renegociar con el peor cuartil de proveedores y reducir incidencias.
¿Puedo gestionar tarifas y reglas de precio por proveedor?+
Sí. Cada proveedor tiene su ficha con tarifas, descuentos por volumen, condiciones de pago y plazos de entrega. Puedes definir reglas de precio que se aplican automáticamente al crear el pedido —por proveedor, por familia de artículos, por cantidad o por fecha— y mantener el histórico de precios para detectar subidas o desviaciones de un mes a otro.
¿Cómo conecta ERPNext compras con inventario y contabilidad?+
Todo el flujo está integrado en la misma base de datos. Cuando registras la recepción de mercancía, el stock del almacén se actualiza al instante. Cuando registras la factura del proveedor, ERPNext genera el asiento contable en el Plan General Contable, calcula el IVA soportado y aplica las retenciones de IRPF si proceden. Cuando pagas, el movimiento se refleja en tesorería y concilia con el extracto bancario. Cero datos duplicados, cero exportaciones manuales.
¿Puedo pedir presupuesto a varios proveedores antes de comprar?+
Sí. ERPNext gestiona Solicitudes de Oferta (Request for Quotation, RFQ): seleccionas los artículos, eliges los proveedores y el sistema envía la petición por email o vía portal. Cuando llegan las respuestas (Supplier Quotations), las comparas en una tabla con precios, plazos y condiciones, y conviertes la mejor en pedido de compra con un clic. Toda la trazabilidad queda guardada para auditorías y revisiones futuras.
¿Gestiona ERPNext recepciones parciales y devoluciones?+
Sí. Puedes recibir un pedido en varias entregas: ERPNext lleva el control de lo entregado, lo pendiente y lo facturado. Si la mercancía llega dañada o no cumple especificaciones, generas una devolución (Purchase Return) con un clic, ajusta el stock y deja el saldo pendiente con el proveedor. Todo queda vinculado al pedido original y al scorecard de ese proveedor.
¿Cómo se aplican las retenciones de IRPF en compras a profesionales?+
ERPNext soporta retenciones de IRPF de serie. En la ficha del proveedor (autónomo, profesional, alquiler) marcas el tipo de retención y el porcentaje aplicable (15 %, 7 %, 19 %…). Cuando registras la factura, el sistema calcula automáticamente la base, la retención y el líquido a pagar. Después aparece en el modelo 111 (rendimientos del trabajo y profesionales) o 115 (alquileres) listo para presentar a la AEAT.
¿Puedo configurar la reposición automática de stock?+
Sí. Defines un stock mínimo y un stock objetivo por artículo y almacén. Cuando el inventario baja del mínimo, ERPNext genera una solicitud de compra automática con la cantidad necesaria para volver al objetivo. Si activas la planificación MRP, el sistema cruza demanda prevista, stock actual y plazos de proveedor, y te propone qué pedir, a quién y cuándo, sin que tengas que llevar el control en una hoja de cálculo aparte.
¿Sirve el módulo de compras para autónomos y pequeños negocios?+
Sí. La gestión de compras ERPNext escala de un autónomo que compra a tres proveedores hasta una pyme con varios centros de coste y aprobaciones multinivel. Para un negocio pequeño aporta orden inmediato: dejas de perseguir pedidos por email, sabes lo que has pedido y lo que has pagado, y tienes el asiento contable y el IVA soportado registrados sin trabajo manual. Y como no hay licencias por usuario, sumas a quien necesites cuando crezca el negocio sin que el coste cambie.
¿Qué informes de compras incluye ERPNext de serie?+
ERPNext trae informes de gasto por proveedor, por familia de artículos, por centro de coste y por período; análisis de evolución de precios; comparativa entre proveedores; cumplimiento de plazos de entrega; pedidos pendientes de recibir y de facturar; y un panel de aprobaciones en cola. Si necesitas un informe específico de tu negocio, lo desarrollamos a medida sobre Frappe Framework dentro del mismo sistema, sin herramientas externas.
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