ERPNext + WhatsApp Business: facturas, presupuestos y avisos por WhatsApp
España vive en WhatsApp. La pyme que entiende esto ya envía facturas, presupuestos, recordatorios de pago y confirmaciones de cita por el canal donde sus clientes pasan el día, sin abrir correos que se pierden ni hacer llamadas que nadie coge. Esta guía explica cómo se monta esa integración con ERPNext, qué cuesta en Meta, qué BSP usar, qué dice la AEPD sobre el opt-in y qué se puede automatizar de verdad.
En España, el 92 % de los usuarios de internet usa WhatsApp según el estudio anual de IAB Spain, y casi tres de cada cuatro lo abren para comunicarse con empresas si la empresa está disponible en ese canal. Una pyme que sigue mandándolo todo por correo o teléfono está usando el segundo y tercer canal preferidos del cliente, no el primero. Integrar ERPNext con WhatsApp Business Platform permite enviar facturas, presupuestos, recordatorios de pago, confirmaciones de cita y avisos de mantenimiento de forma automática desde el ERP, cumpliendo la normativa de Meta y de la AEPD, y manteniendo el histórico unificado. Esta guía explica cómo se hace bien.
App vs Platform: no son lo mismo
Meta ofrece dos productos distintos para empresas. WhatsApp Business App es la aplicación gratuita que se descarga del Play Store o App Store; va atada a un número de móvil y a un único dispositivo (con multidispositivo limitado a cuatro). La usan autónomos y micropymes para contestar al cliente desde el móvil de la empresa. No tiene API, no se puede automatizar desde un ERP, no admite varios agentes simultáneos y los mensajes están limitados a lo que el usuario teclee.
WhatsApp Business Platform (lo que hasta 2023 se llamaba WhatsApp Business API) es la versión empresarial. Se accede a través de un BSP (Business Solution Provider) autorizado por Meta — 360Dialog, Twilio, Wati, Trengo, Respond.io, Vonage o Sinch son los más habituales en España — y permite todo lo que la app no puede: integración con cualquier sistema vía API, varios agentes simultáneos sobre el mismo número, plantillas pre-aprobadas, envío masivo regulado, webhooks de eventos y un panel de control con métricas. Es lo que necesitas para conectar ERPNext con WhatsApp.
El precio cambia. La app es gratuita. La Platform tiene pricing por conversación, no por mensaje. Una conversación es una ventana de 24 horas entre la empresa y un cliente. Meta clasifica las conversaciones en cuatro categorías desde julio de 2025: marketing, utility (transaccionales), authentication (códigos OTP) y service (atención al cliente, iniciada por el cliente). El precio depende del país y de la categoría; en España las primeras 1.000 conversaciones de service al mes son gratuitas y el resto se cobra entre 0,005 € y 0,15 € según categoría. A esto el BSP suma su margen (típicamente entre 0,005 y 0,02 € por conversación adicional) o cobra una cuota mensual fija.
Ocho cosas que tu ERP puede hacer en WhatsApp por ti
La integración no es lo importante: lo importante es qué pasa cuando ya está montada. Estos son los ocho casos de uso que más diferencia marcan en una pyme española típica.
- 01
Factura emitida con PDF adjunto
Al validar una factura en ERPNext, se dispara automáticamente un mensaje WhatsApp con el PDF adjunto al cliente. Plantilla utility pre-aprobada con variables {{razón social}} y {{importe}}. El cliente recibe la factura en el mismo canal donde gestiona el resto de sus comunicaciones con la empresa.
- 02
Presupuesto enviado para aprobar
El comercial cierra un presupuesto en el ERP y lo envía por WhatsApp con un clic. El cliente recibe el PDF y un enlace a la página pública de aprobación del presupuesto (sin login). Cuando lo aprueba, ERPNext lo convierte en pedido de venta automáticamente y avisa al comercial.
- 03
Confirmación de cita la noche anterior
Clínica dental, peluquería, taller mecánico, despacho profesional: ERPNext consulta la agenda del día siguiente y a las 18:00 del día anterior envía un WhatsApp a cada cliente con la hora exacta y opción a confirmar o cancelar respondiendo SÍ/NO. Reduce los no-shows entre un 30 y un 50 %.
- 04
Aviso de pedido enviado y tracking
Al generar el albarán o conectar con el transportista, ERPNext envía al cliente un WhatsApp con el código de seguimiento y el enlace al tracking del transportista (SEUR, MRW, Correos Express, Glovo). Reduce drásticamente las llamadas de dónde está mi pedido al servicio de atención al cliente.
- 05
Recordatorio de pago vencido
Si una factura supera la fecha de vencimiento, el ERP dispara una secuencia: día 1, recordatorio amable por WhatsApp; día 7, segundo aviso más directo; día 15, escalada a llamada del responsable. Cada paso queda registrado en el cliente. Para pymes españolas con problemas de morosidad, suele recuperar entre un 20 y un 40 % de las facturas vencidas sin recurrir a procedimientos formales.
- 06
Mantenimiento programado para taller o climatización
Un mes antes de la revisión obligatoria del aire acondicionado o de la ITV del coche, ERPNext envía un recordatorio por WhatsApp con la fecha sugerida y un enlace al calendario para reservar. Funciona muy bien en sectores con revisiones periódicas obligatorias por normativa (RITE, RAE, RD 88/2013 ascensores).
- 07
Encuesta NPS tras la venta
Tres días después de cerrar un pedido, el cliente recibe una pregunta única: del 0 al 10, cómo nos recomendarías a un amigo. Su respuesta queda en el CRM. Los detractores (0-6) generan automáticamente un ticket de soporte para llamar; los promotores (9-10) reciben un enlace para dejar reseña en Google.
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Soporte al cliente como tickets en el ERP
Cuando un cliente escribe a tu número de WhatsApp Business, el BSP llama a un webhook de ERPNext y se crea automáticamente un ticket en el módulo Helpdesk asociado a ese cliente. El agente responde desde el ERP y el cliente lo recibe en WhatsApp. Histórico unificado, SLA controlado, ningún mensaje se pierde.
Marketing, utility, authentication, service: qué es cada cosa
| Categoría | Cuándo se usa | Coste relativo | Plantilla aprobada |
|---|---|---|---|
| Marketing | Promociones, ofertas, lanzamientos, recordatorios de carrito | Lo más caro | Obligatoria |
| Utility (transaccional) | Factura emitida, pedido enviado, cita confirmada, recordatorio de pago | Intermedio | Obligatoria |
| Authentication | Códigos OTP de doble factor y confirmación de identidad | Económico | Obligatoria (categoría específica) |
| Service | Atención al cliente, respuesta a una consulta iniciada por el cliente | Más barato (1.000 gratis/mes en service) | No (texto libre dentro de la ventana de 24 h) |
La regla práctica: si tu empresa va a iniciar la conversación (mandar una factura, recordar una cita, anunciar una oferta), Meta exige plantilla pre-aprobada. Las plantillas se redactan en la consola de Meta o del BSP, se envían a aprobación y suelen aprobarse en minutos siempre que cumplan las directrices. Una vez aprobadas, se pueden enviar las veces que haga falta. Si la conversación la inicia el cliente, durante las 24 horas siguientes puedes responder con texto libre sin plantilla.
Por dónde se sale a WhatsApp Business Platform
Para usar la Platform hay que pasar por un BSP (Business Solution Provider) autorizado por Meta. Cada uno tiene su pricing, su panel, su API y su soporte. Estos son los más habituales en pymes españolas con sus puntos fuertes.
| BSP | Origen | Punto fuerte |
|---|---|---|
| 360Dialog | Alemania | Pricing transparente, sin minimums altos, una de las primeras BSP autorizadas en Europa |
| Twilio | Estados Unidos | Multicanal (WhatsApp + SMS + RCS + voz + email) y API muy madura |
| Wati | Singapur | Capa de CRM y panel multi-agente sobre la API |
| Trengo | Países Bajos | Multicanal con bandeja de entrada compartida muy pulida |
| Respond.io | Malasia | Mejor opción para pymes con varios canales (WhatsApp + Instagram + Messenger + email) |
| Vonage (ex-Nexmo) | Estados Unidos | Plataforma robusta para volúmenes altos y empresas medianas |
| Sinch | Suecia | Empresarial, especialmente para B2C con campañas masivas |
La elección depende de tres cosas: volumen mensual estimado (los precios bajan mucho a partir de 50.000 conversaciones/mes), si tienes solo WhatsApp o quieres multicanal (Twilio, Trengo y Respond.io destacan en multicanal) y si tu equipo de soporte va a usar el panel del BSP como herramienta principal o solo como tubería técnica. Para la mayoría de pymes de menos de 5.000 conversaciones/mes con foco operacional en el ERP, 360Dialog es la opción más limpia.
Opt-in, RGPD y conservación: lo que no puedes saltarte
WhatsApp es un canal de comunicación electrónica como el correo, y la normativa aplicable es la misma. Los puntos críticos:
- Opt-in expreso y demostrable (Ley 34/2002 LSSI-CE, art. 21). El cliente tiene que haber autorizado expresamente recibir comunicaciones comerciales por WhatsApp. La empresa debe poder demostrar cuándo, cómo y para qué se le pidió ese consentimiento. La AEPD ha sancionado a varias empresas por enviar WhatsApp comerciales sin opt-in claro.
- Comunicaciones transaccionales sin opt-in expreso. Para mensajes propios de la relación contractual (factura emitida tras una compra, pedido enviado, cita confirmada), el consentimiento se considera implícito en la propia contratación. Conviene aún así informar en el correo de bienvenida o en el pie de la factura de que estos avisos llegarán por WhatsApp y cómo darse de baja.
- Derecho de oposición y baja. Cada mensaje comercial tiene que incluir una vía clara para dejar de recibirlos (responder BAJA, un enlace, etc.). Si el cliente responde indicando que se quiere dar de baja, ERPNext debe marcar al contacto como opt-out y dejar de enviarle automatizaciones de marketing inmediatamente.
- Tratamiento de datos personales. WhatsApp Business Platform implica tratamiento de datos personales del cliente (teléfono, mensajes, identificadores) que cae bajo el RGPD. La empresa es responsable del tratamiento; el BSP y Meta actúan como encargados. Hay que tener firmados los contratos de encargo de tratamiento correspondientes (art. 28 RGPD).
- Conservación de mensajes. La normativa fiscal exige conservar las facturas y documentos contables 4 años (LGT) o 6 años (Código de Comercio). Si una factura se envía por WhatsApp, la conservación se mantiene en el ERP, no en el chat; el WhatsApp es solo el canal de entrega.
- No grabar conversaciones sin avisar. Aunque WhatsApp deja histórico, si vas a usar las conversaciones para finalidades adicionales (entrenar IA, análisis de comportamiento), tienes que informarlo en la política de privacidad y, en algunos casos, pedir consentimiento adicional.
Fuentes: BOE — Ley 34/2002 LSSI-CE, AEPD.
Seis cosas que se hacen mal con WhatsApp en pymes españolas
Mandar promociones masivas a la lista entera sin opt-in
Lo más rápido para degradar la calidad de tu número en Meta y, además, para que la AEPD te abra expediente. Una sanción AEPD por LSSI ronda los 30.000 €.
Usar la WhatsApp Business App para 200 clientes
La app se queda corta enseguida: no admite multiagente real, no se integra con el ERP, no permite plantillas reguladas. Si tu volumen pasa de 100 conversaciones al mes, hay que ir a Platform.
No tener histórico unificado en el ERP
Cuando el WhatsApp vive solo en el panel del BSP, el agente de soporte no ve las facturas del cliente, los pedidos en curso ni el ticket abierto la semana pasada. Hay que conectar el BSP a ERPNext con webhooks bidireccionales.
Plantillas mal redactadas que Meta rechaza una y otra vez
Las plantillas tienen reglas estrictas. Si Meta rechaza la plantilla varias veces, en el peor de los casos Meta puede limitar tu número. Lo razonable es invertir tiempo en redactarlas bien la primera vez con copywriter o pedirle al BSP plantillas probadas para tu sector.
Confundir WhatsApp con email y mandar largos textos comerciales
WhatsApp es para mensajes cortos, claros y útiles. Un texto de 800 caracteres con promociones se lee mal en la pantalla del móvil y se descarta. Lo que funciona es mensaje corto + un botón claro (Ver factura, Confirmar cita, Llamar).
Enviar avisos a horas intempestivas
Un WhatsApp a las 23:30 del sábado para confirmar una cita el lunes irrita más de lo que ayuda. ERPNext tiene programación de ventanas horarias: configurar los envíos para lunes a viernes entre 9:00 y 20:00 reduce las bajas drásticamente.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre ERPNext y WhatsApp Business
Las dudas que más se hacen las pymes al plantearse integrar WhatsApp con su ERP.
Ver todas las preguntas¿Qué diferencia hay entre WhatsApp Business App y WhatsApp Business Platform?+−
¿Cuánto cuesta WhatsApp Business Platform?+−
¿Qué son las plantillas pre-aprobadas y por qué importan?+−
¿Necesito consentimiento del cliente para enviarle WhatsApp?+−
¿Qué se puede hacer desde ERPNext con WhatsApp?+−
¿Qué BSP recomendáis para empezar en España?+−
¿Cómo se integra técnicamente ERPNext con WhatsApp?+−
¿Cuál es el sentido común con los WhatsApp masivos?+−
Por dónde seguir
¿Montamos WhatsApp dentro de tu ERP?
Si quieres que tus clientes reciban facturas, recordatorios y avisos por el canal donde de verdad están, te ayudamos a montarlo bien: BSP recomendado para tu caso, plantillas pre-aprobadas, opt-in conforme a la LSSI y la AEPD, e integración bidireccional con ERPNext.