De siete SaaS dispersos a un solo ERP: qué pagas, qué pierdes y qué ganas
La pyme española típica de diez empleados reparte su gestión entre seis o siete suscripciones distintas — Holded, HubSpot o Pipedrive, Slack, Asana, Freshdesk y compañía —, cada una con su plan y su propio recuento de usuarios. Con las tarifas de catálogo que los fabricantes sí publican y los datos de BetterCloud, Zylo, Salesforce y McKinsey sobre el coste oculto de la fragmentación, esta guía desmonta qué hay detrás de ese batiburrillo y cuándo unificar en un ERP open source compensa de verdad.
Una pyme española típica de unos diez empleados acaba manteniendo media docena larga de suscripciones en paralelo — Google Workspace o Microsoft 365 para el correo, Holded o Sage 50 para la contabilidad, Pipedrive o HubSpot para el CRM, Slack para el chat interno, Asana o Notion para los proyectos, Freshdesk o Zendesk para el soporte, Mailchimp o Brevo para el email marketing y un buen puñado de pequeños add-ons. Cada uno funciona razonablemente bien por separado; el problema aparece cuando los datos no se hablan entre sí y un comercial pasa más tiempo cambiando de aplicación que vendiendo. Esta guía pone encima de la mesa las tarifas que los fabricantes sí publican, explica cómo cobra cada tipo de herramienta y analiza con honestidad cuándo unificar en un ERP open source compensa y cuándo no.
Una pyme de servicios de diez empleados, línea por línea
Tomamos como referencia una consultora, una agencia o un despacho de unas diez personas, con facturación anual de 200.000 €. Solo reproducimos con cifra exacta la tarifa de Holded, que sí publica en su web: 59 €/mes con cuatro usuarios incluidos y 10 €/mes cada usuario adicional. Del resto explicamos el modelo de cobro, porque casi todas escalan por usuario.
| Categoría | Herramienta y plan | Cómo se paga |
|---|---|---|
| Productividad y email | Google Workspace o Microsoft 365 (×10 usuarios) | Por usuario y mes: cada alta suma |
| Contabilidad y facturación | Holded Estándar (59 €/mes, 4 usuarios incluidos) + 5 usuarios extra a 10 €/mes | 109 €/mes · 1.308 €/año |
| CRM comercial | Pipedrive o HubSpot (×5 comerciales) | Por usuario y mes, con funciones repartidas por plan |
| Comunicación interna | Slack (×10) | Por usuario activo y mes |
| Project management | Asana o Notion (×10) | Por usuario y mes |
| Helpdesk y atención cliente | Freshdesk o Zendesk (×3 agentes) | Por agente y mes |
| Email marketing | Brevo o Mailchimp | Por volumen de envíos y de contactos |
| Almacenamiento extra | Dropbox Business (×3) | Por usuario y mes, con mínimo de licencias |
| Pasarela de pago | Stripe sobre 200.000 € de facturación anual | Comisión por cobro: un porcentaje del importe más una cantidad fija |
| Add-ons varios | Firma digital, formularios, encuestas, traducciones | Suscripciones pequeñas que se renuevan solas |
| Lo que suma de verdad | Diez contratos, diez renovaciones automáticas y diez recuentos de usuarios distintos | Suma tú los importes de tus facturas: la cifra sale de tus planes y de tus usuarios, no de una media |
Tarifa de Holded verificada en su web el 25/07/2026 (precio de catálogo, sin IVA). Del resto damos el modelo de cobro, no cifras: consulta el plan que te encaja en su página de precios. Holded, Pipedrive, Google Workspace, Slack, Asana, Freshdesk, Brevo, Stripe.
Para una pyme de ecommerce con tienda online y 25 empleados el patrón se agrava: entran la plataforma de tienda con sus aplicaciones, un CRM de gama alta en lugar del básico, planes superiores de chat y de gestión de proyectos, una suite de soporte completa y las comisiones de la pasarela sobre un volumen de ventas mucho mayor. La proporción se mantiene: cuanto más crece la pyme, más SaaS suma y más se nota el efecto bola de nieve.
Los seis costes ocultos que ningún SaaS factura pero todos pagamos
La factura mensual es lo fácil de ver. El coste real de tener siete sistemas separados está en otro lado, en cosas que la mayoría de empresas asume como inevitables y, en realidad, son la consecuencia directa de no unificar. Estos son los seis más documentados por la investigación reciente.
- 01
Tiempo perdido manejando datos en herramientas distintas
El State of Sales de Salesforce (5.500 profesionales encuestados, 27 países) sitúa a los comerciales en sólo un 29 % del tiempo dedicado a vender de verdad. El 71 % restante se va en trabajo administrativo, introducción de datos y, sobre todo, en manejar información en herramientas separadas. Para un comercial con 21 horas a la semana en eso, son unas 1.000 horas al año por persona.
- 02
Cambio de contexto entre aplicaciones
El Anatomy of Work Index de Asana cifra en cerca de 1.200 los saltos diarios entre aplicaciones que hace un trabajador del conocimiento, y en 3,6 horas semanales el tiempo perdido reorientándose después de cada cambio. McKinsey lo eleva al 20 % de la semana sólo en buscar información dispersa. Atlassian estima 25.000 millones de horas globales al año perdidas en colaboración ineficaz.
- 03
Licencias contratadas que nadie usa
Zylo (2025 SaaS Management Index) calcula que el 52,7 % de las licencias contratadas no se utilizan. BetterCloud habla de un 30 % de gasto SaaS tóxico a nivel global, lo que en una pyme se traduce en 4-5 herramientas que se renovaron automáticamente y nadie revisa.
- 04
Datos duplicados y desactualizados
El mismo cliente vive en el CRM, en el contable, en la herramienta de email marketing y en una hoja de Excel del equipo comercial. Cuando cambia su email o su teléfono, ¿en cuál se actualiza primero? ¿Y en cuál se queda obsoleto? Salesforce SMB Trends 6th Edition encuentra que el 81 % de los responsables de TI declara enfrentar problemas derivados de la fragmentación de datos.
- 05
Onboarding lento de empleados nuevos
Cuando entra alguien nuevo y tiene que aprender 10 herramientas para hacer su trabajo, las dos primeras semanas se van en setup y formación inicial. Multiplicado por la rotación natural de una pyme, son varios miles de euros al año en productividad inicial perdida.
- 06
Subidas anuales sistemáticas por encima de la inflación
El índice Vertice SaaS Inflation marca subidas del 11,4 % anual en los SaaS, contra una inflación media G7 del 2,7 %. Los movimientos concretos van en la misma dirección: Notion retiró en mayo de 2025 su complemento de IA de pago y lo integró en un plan superior, Slack subió el precio de su plan Business+ en junio de 2025 y Microsoft anunció subida en sus planes Business para julio de 2026. De estos tres damos el movimiento, no la cifra: sus tarifas cambian a menudo y conviene comprobarlas en su web antes de presupuestar.
Fuentes: Salesforce State of Sales, Asana Anatomy of Work, McKinsey, Atlassian State of Teams 2024, Zylo 2025 SaaS Management Index, BetterCloud State of SaaS 2025, Vertice SaaS Inflation Index.
Stack SaaS vs ERP unificado: la misma pyme, dos modelos
| Concepto | Stack de 7 SaaS | ERPNext unificado (CodigoNext) |
|---|---|---|
| Modelo de coste recurrente | Suscripción por usuario y mes en casi todas las herramientas | Sin licencia: solo hosting y el soporte que contrates |
| Coste de implantación inicial | 0 € (registro y ya) | Desde 2.500 € (proyecto cerrado) |
| Qué pasa cuando entra un empleado | Sube el importe en varias suscripciones a la vez | La licencia no cambia; el trabajo es de configuración |
| Datos unificados | No: vive en 7 sistemas | Sí: una sola base de datos |
| Personalización | Limitada al plan del SaaS | Total (Frappe Framework) |
| Propiedad del código y los datos | No (vendor lock-in) | Sí (open source GPLv3) |
| Subidas de precio recurrentes | Habituales: el índice Vertice mide un +11,4 % anual en el sector | Sin licencia que subir; hosting estable |
| Tiempo perdido conciliando datos | 21 h/semana por comercial (Salesforce) | Reducción significativa al unificar |
Aquí no publicamos un ahorro a cinco años con una cifra redonda: depende de los planes contratados, de cuántos usuarios haya en cada herramienta y de las tarifas vigentes de cada fabricante. La calculadora de coste ERP a 5 años hace el cálculo con tus números; la tendencia de subidas la marca el índice Vertice, en un 11,4 % anual.
Lo que está pasando con el precio del software
El gasto mundial en software empresarial va a crecer un 15,1 % en 2026 hasta los 1,44 billones de dólares según el último forecast de Gartner — una de las mayores subidas de la década. La mayor parte de ese crecimiento es subida de precios y add-ons de inteligencia artificial, no nuevas funcionalidades de base.
Los movimientos de los SaaS más usados por pymes españolas no son una excepción: Notion retiró en mayo de 2025 su complemento de IA de pago y lo integró en su plan Business, de modo que quien quería IA pasó a pagar un plan entero; Slack subió el precio de su plan Business+ en junio de 2025; Microsoft 365 anunció subida de precios para julio de 2026 acompañada de nuevas capacidades de seguridad. De esos tres damos el movimiento, no la cifra: cambian a menudo y conviene comprobarlas en su web. Dynamics 365 Business Central sí publica tarifa para España y hoy está en 69,30 €/usuario/mes el plan Essentials y 95,30 € el Premium, con facturación anual y compra a través de partner (precio de catálogo consultado el 25/07/2026).
Detrás de esas subidas hay un mismo patrón: cuando un SaaS consolida cuota de mercado, los descuentos del primer año desaparecen, las renovaciones son al precio público y las funcionalidades nuevas se empaquetan en planes superiores. La consultora Gartner lo confirma como tendencia: para 2027, el 70 % de las organizaciones consolidará proveedores cloud-native a un máximo de tres. Lo que está pasando ahora no es coyuntural; es estructural.
Cuándo SÍ y cuándo NO conviene unificar
No todas las pymes ganan lo mismo al unificar, y decirlo así de claro es parte de ser honestos con quien nos lee. Estas son las señales que de verdad inclinan la balanza en un sentido o en el otro, según lo que vemos en proyectos reales.
Sí compensa unificar cuando:
- Tu pyme tiene 10 o más empleados con varios departamentos.
- Pagas más de 800 € al mes en suscripciones SaaS sumadas.
- Tienes tienda online y física que comparten stock (o deberían).
- Hay alguien en tu equipo dedicando varias horas a la semana a copiar datos entre sistemas.
- La trazabilidad entre venta, factura, cobro y contabilidad te importa para auditoría o reporting.
- Te molesta no ser dueño de tus datos.
- Las subidas anuales de los SaaS te están comiendo el margen.
No compensa cuando:
- Tu pyme es muy pequeña (menos de 5 personas) y los procesos son sencillos.
- Una herramienta vertical especializada (software dental, software de despacho de abogados) cubre el 90 % de tu actividad mucho mejor que cualquier ERP horizontal.
- El equipo no está dispuesto a aceptar la disciplina de un ERP (un cliente, un nombre; un producto, un código; fechas que son fechas).
- La empresa está en pleno cambio de modelo de negocio y no tiene procesos estables que merezca la pena formalizar.
- El presupuesto para la implantación es muy ajustado y no se puede asumir 3-6 meses de inversión sin retorno inmediato.
Pasar de siete SaaS a un ERP sin romper la operativa
El error clásico de las migraciones es cortar todas las herramientas el mismo día y esperar que el ERP funcione perfecto desde el minuto uno. No es así como se hace bien. El planteamiento sensato es un proceso por fases que normalmente queda así:
- Auditoría del stack actual. Lista de todos los SaaS, qué hace cada uno, quién lo usa, qué datos contiene, cuándo renueva. Sirve para no dejarse nada y para detectar lo evidente: herramientas que nadie usa pero seguimos pagando.
- Diseño del nuevo flujo. Qué entra en ERPNext, qué se mantiene fuera (un software vertical muy bueno puede sobrevivir como satélite integrado por API), qué se elimina sin reemplazo.
- Implantación en paralelo. Durante 4-8 semanas, el sistema viejo y el nuevo conviven. La gente sigue trabajando como siempre mientras se configura, prueba y forma al equipo en ERPNext.
- Migración de datos por bloques. Primero clientes y productos (los maestros). Después saldos contables a fecha de corte. Después históricos selectivos (1-3 años). El resto se archiva en lectura.
- Corte definitivo y baja de los SaaS. Se elige una fecha (típicamente coincide con cierre de mes o trimestre), se hace el último volcado de datos y se da de baja cada SaaS uno a uno. Los datos exportados se archivan.
- Mes de acompañamiento intensivo. El primer mes en producción siempre aparecen casos no previstos. Tener soporte cercano evita que la gente vuelva a Excel a la primera dificultad.
El tiempo total para una pyme de 10 empleados con stack típico suele ser de 2 a 3 meses desde el arranque hasta el corte completo, y de 4 a 6 para empresas más grandes.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre unificar SaaS en un ERP
Las dudas que más se hacen cuando una pyme se plantea reducir su stack: cuánto se tarda en migrar, qué pasa con las herramientas verticales que funcionan bien, y si de verdad compensa el cambio frente a seguir sumando suscripciones.
Ver todas las preguntas¿Es realmente más barato un ERP unificado que mi stack actual?+−
¿Por qué los SaaS suben de precio cada año?+−
¿Y las integraciones tipo Zapier o Make resuelven el lío?+−
¿Holded no es ya un ERP completo?+−
¿Qué pasa con los datos que ya tengo en cada SaaS si me cambio?+−
¿Hay datos públicos que respalden que hay un problema de fragmentación?+−
¿Cuándo NO merece la pena unificar?+−
¿Cuánto se tarda en hacer la transición?+−
Por dónde seguir
Si quieres poner tus propios números encima de la mesa, o ver cómo se hace la migración real en la práctica, estas cinco lecturas completan lo que hemos contado aquí sobre el stack SaaS y el ERP unificado por dentro.
- Calculadora interactiva de coste ERP a 5 años — compara con Dynamics, Odoo, Sage y Holded para tu caso real.
- Todo lo que ERPNext puede hacer — pillar listicle con 60 funcionalidades concretas.
- Cargar Excels viejos al ERP con IA — cómo migrar datos dispersos sin perder semanas.
- Informe ERP Pymes España 2026 — datos verificables sobre adopción de ERP y digitalización.
- Comparativas con SAP, Holded, Sage, Dynamics y otros
Qué cubre exactamente la cifra de partida
Frente a la suma de suscripciones que sube cada vez que entra alguien nuevo al equipo, Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito. Lo que hace crecer el proyecto es la complejidad real de tu operativa, no el número de personas que lo van a usar.
La implantación parte de 2.500 €. A partir de ahí lo que mueve el presupuesto es la complejidad real —fabricación, integraciones con terceros, varias empresas o una migración con años de histórico detrás—, nunca el número de personas que vayan a usarlo. Sea cual sea el alcance, la cifra se cierra por escrito después del análisis previo, que no cuesta nada. Tienes el desglose por complejidad en la página de precios.
¿Quieres ver tu stack real con números?
Cuéntanos qué SaaS pagas hoy (basta con los principales y los importes mensuales) y te montamos en una llamada de 30 minutos el cálculo del coste a 5 años contra un ERPNext unificado. Sin compromiso. Y si tu caso es de los que NO compensa unificar, también te lo decimos.