Alquiler de equipos con contratos, cuotas y retornos en su sitio
Si vives del alquiler de maquinaria, vehículos o equipos para eventos, ERPNext te quita el Excel paralelo: catálogo con disponibilidad real, contratos con fianza y firma electrónica, facturación recurrente con VeriFactu y partes de retorno con foto. Sin licencias por usuario y sin pelearte con tres aplicaciones distintas.
Esto es lo que la gestión de alquileres en ERPNext resuelve
Si tu empresa de alquiler funciona con un Excel maestro, una pizarra de disponibilidad y un cajón con contratos en papel, esto es lo que cambia el día que todos los datos viven en un solo sistema.
Sabes qué equipo está libre antes de prometer una entrega
El calendario de disponibilidad muestra qué equipo está reservado, en alquiler o disponible para cada fecha. Tu comercial deja de prometer entregas que luego no puede cumplir y de generar reclamaciones por dobles reservas.
Cada contrato sale firmado, archivado y cobrado en un día
Plantilla de contrato personalizable, firma electrónica desde el móvil del cliente, cobro de fianza y emisión de factura recurrente con VeriFactu. Adiós al cliente que se va con el equipo y al contrato que aparece sin firmar dos meses después.
Las fianzas dejan de perderse en el cajón
Cada fianza queda registrada con su importe, método de pago y contrato asociado. Al retorno se devuelve íntegra o con descuento por daños documentados con foto. Tu administración deja de tener fianzas pendientes que nadie sabe cómo justificar.
Los daños y los retornos sucios se cobran sin discusión
Parte de retorno con foto, observaciones y cargo automático contra la fianza. El cliente lo firma al entregar y queda como justificante. Las reclamaciones se reducen porque hay constancia visual del estado de devolución.
Tu mantenimiento entre alquileres deja de fallar
Cada equipo programado para revisión tras X horas, X kilómetros o X días no vuelve al pool de disponibilidad hasta pasar el chequeo. El siguiente cliente recibe un equipo listo, no uno que falla a las dos horas.
Tu administración cierra el mes sin reconstruir nada
Facturación recurrente generada y cobrada sola, alquileres cortos facturados al retorno, fianzas devueltas con su trazabilidad. La contabilidad recibe los asientos y el cierre se hace sin reconciliar tres hojas de cálculo distintas.
Deja de llevar la disponibilidad en una pizarra
La mayoría de empresas pequeñas de alquiler funcionan con una pizarra magnética en oficina, un Excel maestro que actualiza el comercial cuando se acuerda y una carpeta con los contratos firmados. Funciona hasta que dos comerciales prometen el mismo equipo a clientes distintos, hasta que se devuelve un equipo dañado y nadie recuerda en qué contrato salió, o hasta que llega un cliente nuevo y no hay forma de saber qué tiene reservado para la semana que viene. En ERPNext la disponibilidad, el contrato y la facturación viven en el mismo sitio.
Configuras una vez el catálogo con su número de serie, su tarifa por día/semana/mes y su mantenimiento programado, y a partir de ahí cada contrato bloquea el equipo en su ventana de fechas, dispara la facturación recurrente si el alquiler es largo y deja preparado el parte de retorno con foto. Cuando un cliente llama preguntando si hay disponibilidad para el mes que viene, la respuesta la tienes en cinco segundos.
Una sola fuente de disponibilidad
Calendario, contratos y facturación viven en la misma plataforma. Adiós a contradicciones entre la pizarra y el Excel del comercial.
Contratos firmados y archivados al instante
Plantilla con cláusulas, firma electrónica desde el móvil del cliente y archivo en la ficha del contrato. Sin papel, sin escaneos perdidos.
Integración nativa con la contabilidad
Cada factura del alquiler genera su asiento contable contra las cuentas correctas. Sin volcados manuales ni reconciliaciones a final de mes.
Todo lo que cubre la gestión de alquiler de equipos
Cada implantación incluye estas capacidades de serie, sin licencias por usuario y sin contratar añadidos por separado. Activamos lo que tu empresa de alquiler necesita y, si tu sector tiene alguna particularidad muy concreta, la construimos sobre Frappe Framework.
Catálogo de equipos en alquiler
Cada equipo lleva su ficha con número de serie, fotos, accesorios incluidos, estado actual y tarifas por día, semana o mes. Los equipos del mismo modelo se gestionan como pool con disponibilidad agregada.
Calendario de disponibilidad
Vista visual con qué equipo está libre, reservado y en alquiler para cada fecha. Antes de confirmar un contrato, ves al instante si hay un equipo disponible o si hay que cambiar la fecha.
Contratos con plantilla
Generas el contrato de alquiler con plantilla personalizable: cláusulas, fianza, periodos, tarifa, condiciones de uso y firma electrónica. El cliente firma online y queda archivado con el resto de la documentación.
Gestión de fianza
La fianza queda registrada con el método de pago (transferencia, tarjeta, en efectivo) y se devuelve al retorno descontando el coste de daños o limpieza si procede. Trazabilidad completa por contrato.
Facturación recurrente
Para alquileres largos, ERPNext emite la factura periódica (mensual, trimestral) con VeriFactu y la cobra automáticamente del medio de pago configurado. El cliente la recibe sin recordatorios manuales.
Parte de retorno y daños
Al recibir el equipo, registras el estado de devolución con fotos y observaciones. Si hay daños, generas el cargo correspondiente contra la fianza o como factura adicional con su justificación.
Sustituciones y ampliaciones
Si un equipo se avería durante el alquiler, registras la sustitución por otro del mismo modelo sin reabrir el contrato. Si el cliente quiere ampliar el periodo, prorrogas con la misma referencia y la facturación se ajusta.
Mantenimiento entre alquileres
Programas revisiones tras cada retorno o por kilometraje, horas de uso o fecha. El equipo no vuelve al pool de disponibilidad hasta que pasa la revisión. Adiós a alquilar un equipo que no estaba listo.
Modalidades de alquiler que cubre ERPNext
Configuras la modalidad por equipo o por contrato y conviven todas en la misma plataforma. Ideal para empresas que combinan alquiler diario, periodos largos y suscripciones de equipos.
Tarifa diaria con tramos por volumen (1-3 días, 4-7 días, +7 días). Facturación al retorno con descuento de la fianza.
Tarifa semanal típica de maquinaria de obra y equipos para eventos. Contrato cerrado a periodo concreto con prórroga opcional.
Alquileres largos con facturación recurrente, domiciliación SEPA y posibilidad de ajuste anual del precio.
Modelo equipment-as-a-service con cuota fija, mantenimiento incluido y sustitución por avería. Útil para flotas de impresoras, vehículos o material informático.
El ciclo de un alquiler dentro de ERPNext
De la reserva al retorno, cuatro fases probadas que cubren toda la operativa sin que tengas que reescribir nada en una hoja de cálculo paralela.
Reserva
Cliente solicita un equipo y unas fechas. Verificas disponibilidad en el calendario, confirmas la reserva y queda bloqueado el equipo en esa ventana.
Contrato y entrega
Generas el contrato con la plantilla, el cliente firma electrónicamente y abona la fianza. Al recoger el equipo, el albarán de salida queda registrado con foto del estado.
Operativa
Para alquileres largos, las facturas recurrentes salen automáticamente con VeriFactu. Para los cortos, la factura se emite al retorno. Cobros, vencimientos y reclamaciones, gestionados.
Retorno
Recibes el equipo, registras el parte de retorno con foto, descuentas daños o limpieza de la fianza si aplica y mandas el equipo a mantenimiento si toca.
La gestión de alquiler de ERPNext encaja en muchos sectores
No todas las empresas de alquiler funcionan igual. Estos son los sectores donde solemos implantar el módulo y los detalles que cubrimos en cada uno.
Maquinaria de obra
Andamios, generadores, hormigoneras, plataformas elevadoras. Gestión de transporte hasta obra, control de horas de uso para mantenimiento y partes de retorno con fotos.
Vehículos y flotas
Coches, furgonetas, camiones, autocaravanas. Control de kilómetros, gestión del combustible, partes de daños con foto y conexión opcional con dispositivos de telemetría.
Audiovisuales y eventos
Sonido, iluminación, pantallas, mobiliario para bodas y congresos. Reservas con varios meses de antelación y gestión de packs (todo lo que va a un evento).
Equipo informático y SaaS hardware
Portátiles, impresoras, servidores en alquiler con mantenimiento incluido. Modelo de suscripción con cuota fija mensual y sustitución por avería sin coste extra.
De la pizarra magnética a una sola plataforma que cuadra
Antes de centralizar el alquiler en ERPNext, casi todas las empresas pequeñas funcionan igual: una pizarra en oficina con los equipos disponibles, un Excel maestro con la facturación, contratos firmados que se archivan en una carpeta y una libreta donde se anotan los daños del retorno. Funciona durante un tiempo, pero a la primera doble reserva, al primer cliente que reclama una fianza no devuelta o al primer equipo perdido entre la oficina y la obra, queda claro que el modelo no escala.
Después: el calendario muestra qué equipo está disponible cada día, los contratos salen firmados desde el móvil del cliente, las facturas recurrentes se cobran solas con domiciliación SEPA y los partes de retorno con foto evitan el 90 % de las reclamaciones por daños. Tu equipo deja de hacer de detective y se centra en captar más alquileres y mejorar el servicio.
Operativo o financiero: la diferencia que mete la pata fiscal
Mucha empresa de alquiler usa indistintamente «alquiler» y «leasing» en el lenguaje de cliente, pero contablemente son cosas muy distintas. El alquiler operativo (lo que cubre principalmente este módulo) es la cesión del uso de un equipo a cambio de una cuota: el bien sigue en tu balance como activo fijo, lo amortizas tú según el PGC 2007 y la cuota cobrada al cliente es ingreso ordinario. El leasing financiero (artículo 106 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades) es una operación de financiación con opción de compra, que se contabiliza muy distinto y que tiene un tratamiento fiscal específico en el Impuesto sobre Sociedades.
Si tu empresa solo presta equipos en régimen de alquiler operativo (la mayoría del sector), este módulo te basta. Si además ofreces leasing financiero con opción de compra, montamos sobre ERPNext la lógica adicional para llevar el contrato como financiación, calcular la carga financiera, gestionar la opción de compra al final y generar los asientos contables del régimen especial. Esa diferenciación, configurada bien desde el inicio, te ahorra reabrir el ejercicio cuando la asesoría se da cuenta del cruce.
¿Qué tipo de operaciones hace tu empresa: solo alquiler operativo o también leasing? Cuéntanos un poco del modelo y te montamos una demo con un caso similar al tuyo. Puedes consultar nuestros planes de implantación y soporte cuando quieras.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre la gestión de alquiler de equipos en ERPNext
Resolvemos las dudas que más nos plantean empresas de alquiler antes de cambiar la pizarra y el Excel por una sola plataforma.
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