Factura electrónica en Colombia: checklist DIAN 2026

Estás obligado si tus ingresos brutos anuales superan las 3.500 UVT (unos 183 millones de pesos en 2026), si eres responsable de IVA o si tu actividad económica está señalada expresamente por la DIAN, con independencia de tus ingresos. En la práctica, casi cualquier negocio con actividad comercial recurrente entra dentro del sistema.

Revisa que la razón social, la dirección, las responsabilidades tributarias y el representante legal estén al día en el Registro Único Tributario. La DIAN usa esta información para habilitarte como facturador electrónico, así que un dato desactualizado bloquea el proceso.

Necesitas un certificado o firma electrónica vigente para firmar digitalmente tus facturas y documentos soporte. Si ya tienes uno, comprueba su fecha de caducidad: dejarlo vencer interrumpe la emisión de facturas hasta que lo renuevas.

Puedes facturar a través de un proveedor tecnológico autorizado (software con soporte e integraciones) o usar la solución gratuita que ofrece la propia DIAN. La elección depende de tu volumen de facturación, de si necesitas integración contable y del soporte que quieras tener detrás.

Antes de facturar en producción, la DIAN pide generar y transmitir facturas de prueba en su ambiente de habilitación. Repite el proceso hasta que el sistema confirme el estado 'habilitado'; sin este paso no puedes emitir facturas con validez legal.

Pide a la DIAN la autorización de los rangos de numeración que vas a usar en tus facturas y, una vez asignados, asócialos en el portal de facturación electrónica. Sin numeración autorizada, tus facturas no son válidas aunque el resto del proceso esté correcto.

El CUFE es un código de 64 caracteres que identifica de forma única cada factura y que la DIAN valida al recibirla. Comprueba que tu sistema lo calcula automáticamente con los datos correctos: NIT del emisor y del receptor, fecha, valor total y el resto de campos exigidos.

Si emites tiquetes de caja en un punto de venta físico, revisa que tu sistema genere el documento equivalente electrónico en lugar del tiquete tradicional. Es obligatorio para la mayoría de los negocios con POS según el calendario que fijó la DIAN.

Ya no existe el margen de varios días para enviar tus facturas a la DIAN: deben transmitirse el mismo día en que se emiten. Una factura que llega fuera de plazo puede tratarse como no expedida, con la sanción correspondiente.

Si le compras bienes o servicios a alguien que no está obligado a expedir factura electrónica, eres tú quien debe generar el documento soporte. Sin él, no puedes deducir ese gasto ni el IVA asociado en tus declaraciones.

El IVA general es del 19%, con tarifas reducidas para determinados bienes y servicios. Si actúas como agente retenedor, revisa los porcentajes y los umbrales mínimos de cada retención según el tipo de operación y el municipio donde factures.

Si tienes empleados, debes enviar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente, con el detalle de devengados y deducidos de cada trabajador. Prácticamente todos los empleadores están obligados en 2026.

Si planeas ceder o descontar tus facturas (factoring), tienen que estar registradas en RADIAN para poder circular como título valor. No es un paso obligatorio para todos los negocios, pero sí imprescindible si usas la factura como instrumento de financiación.

Guarda facturas, documentos soporte y nómina electrónica junto con sus soportes durante el plazo de conservación fiscal y contable. Un histórico ordenado te ahorra problemas ante cualquier requerimiento o auditoría de la DIAN.

La DIAN actualiza con cierta frecuencia las resoluciones, los anexos técnicos y el valor de la UVT cada año. Programa una revisión periódica, o pide a tu proveedor que te avise, para no quedarte con una versión desactualizada del sistema.