Comprobantes electrónicos en Costa Rica: requisitos de Hacienda y checklist 2026
El Ministerio de Hacienda, a través de la DGT, exige comprobantes electrónicos desde 2018, código CABYS desde 2020 y la versión 4.4 desde septiembre de 2025, todo gestionado hoy desde TRIBU-CR. Este checklist reúne los 15 requisitos que necesitas revisar, agrupados en 4 fases.
Cumplir con los comprobantes electrónicos en Costa Rica no es un único trámite, sino una cadena de requisitos que dependen unos de otros: si tu registro en Hacienda no está al día, la emisión falla; si el código CABYS está mal asignado, el comprobante se rechaza aunque el resto esté correcto; si no conservas el archivo el tiempo exigido, el respaldo desaparece cuando más lo necesitas. Este checklist ordena esos requisitos en 4 fases para que puedas revisarlos uno a uno, sin depender de memoria ni de suposiciones sobre lo que ya está resuelto.
Qué exige Hacienda hoy mismo
Los Comprobantes Electrónicos son obligatorios en Costa Rica desde 2018, y desde entonces el marco se ha ido ajustando: el código CABYS se volvió obligatorio en diciembre de 2020, y la versión 4.4 del esquema de comprobantes es de uso obligatorio para todos los contribuyentes del régimen tradicional desde el 1 de septiembre de 2025.
Desde el 6 de octubre de 2025, la gestión de declaraciones y trámites tributarios se realiza en TRIBU-CR, la plataforma que sustituyó a ATV. TRIBU-CR no cambia los requisitos de facturación en sí —eso sigue dependiendo del esquema 4.4 y del CABYS—, pero sí es el punto donde se registra tu cédula jurídica o física, se obtiene la llave criptográfica y se presentan las declaraciones que se alimentan de esos comprobantes.
Si ya estás dado de alta en TRIBU-CR y lo que buscas son los fallos concretos al declarar —usuario, permisos, el nuevo formulario D-150 o saldos a favor—, tenemos una guía dedicada: TRIBU-CR: errores comunes y cómo evitarlos. Este checklist va un paso antes: cubre todos los requisitos de facturación electrónica, tengas o no ya resuelto el acceso a la plataforma.
Los 15 requisitos, en 4 fases
Revísalos en orden: cada fase depende de que la anterior esté resuelta.
Fase 1 — Registro y acceso en TRIBU-CR
El punto de partida: sin esto, ningún comprobante llega a ser válido
01Verificar tu inscripción como contribuyente activo
Confirma que tu cédula física o jurídica está registrada ante el Ministerio de Hacienda, con la actividad económica correcta y vigente. Es el requisito base del que dependen todos los demás.
02Actualizar tus datos de contacto y de representación en TRIBU-CR
Correo, teléfono y perfil (persona física, jurídica o representante legal) deben estar al día. Buena parte de los rechazos de acceso vienen de datos heredados de ATV que nunca se actualizaron.
03Obtener la llave criptográfica y el PIN en TRIBU-CR
Son los elementos que permiten firmar digitalmente cada comprobante antes de enviarlo. Sin ellos, ningún sistema —propio o de terceros— puede emitir en tu nombre.
04Elegir el modo de emisión que corresponde a tu negocio
Tres vías: sistema propio homologado, proveedor de facturación electrónica autorizado, o el sistema gratuito que ofrece Hacienda. La elección depende del volumen de comprobantes y de si necesitas integrarlo con inventario o contabilidad.
Fase 2 — Código CABYS por producto y servicio
Obligatorio desde diciembre de 2020 y reforzado en la versión 4.4
05Catalogar cada producto o servicio con su código CABYS
Usa el buscador oficial de Hacienda para asignar el código correcto a cada línea de tu catálogo. Un código CABYS incorrecto puede provocar el rechazo del comprobante completo.
06Actualizar tu catálogo a la versión CABYS vigente
El catálogo CABYS se revisa periódicamente. Trabajar con una versión desactualizada del código es una causa habitual de rechazos que parecen técnicos pero son, en realidad, de clasificación.
07Confirmar que el CABYS aparece en cada línea de detalle
Desde la versión 4.4, el código CABYS es obligatorio línea a línea, no solo en la cabecera del comprobante. Revisa que tu sistema lo aplique de forma automática a cada producto o servicio facturado.
08Revisar el código de actividad económica del receptor cuando corresponda
En operaciones donde aplica retención o el receptor debe identificarse fiscalmente, la versión 4.4 refuerza este dato. Compruébalo antes de emitir, no después de recibir el rechazo.
Fase 3 — Emisión de comprobantes en versión 4.4
Obligatoria para todos los contribuyentes desde el 1 de septiembre de 2025
09Confirmar que tu software emite bajo el esquema XML 4.4
Desde septiembre de 2025, Hacienda no acepta comprobantes en versiones anteriores. Si usas un proveedor externo, pídele confirmación explícita de que trabaja ya con la 4.4.
10Verificar el circuito completo hasta la aceptación de Hacienda
Generación del XML, firma digital con tu llave criptográfica, envío a través de la API de TRIBU-CR y recepción del mensaje de aceptación o rechazo. Un comprobante solo es válido cuando llega ese mensaje de aceptación, no cuando se envía.
11Aplicar correctamente el IVA y la moneda en cada comprobante
Tarifa general del 13%, tarifas reducidas según el producto o servicio, y moneda en colones (CRC) o la divisa que corresponda con su tipo de cambio. Un error aquí afecta directamente a tu declaración de IVA.
12Distinguir el tipo de comprobante correcto para cada operación
Factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito o nota de débito no son intercambiables. Usar el tipo equivocado complica la conciliación posterior y puede invalidar el respaldo fiscal de la operación.
13Probar el circuito completo antes de depender de él en el día a día
Emite al menos un comprobante real de prueba y confirma que recibes el mensaje de Hacienda, no solo que tu sistema dice "enviado". Es la diferencia entre un comprobante válido y uno que solo lo parece.
Fase 4 — Archivo y conservación
La obligación no termina cuando el comprobante se acepta
14Conservar los comprobantes emitidos y recibidos al menos 5 años
Guarda tanto el XML original como su representación en PDF, no solo uno de los dos formatos. Hacienda puede requerir el respaldo completo en una revisión posterior.
15Definir copias de seguridad del archivo de comprobantes
No dependas únicamente del histórico dentro de la plataforma de tu proveedor o del sistema gratuito de Hacienda. Un respaldo propio, periódico y fuera de esa plataforma evita perder el archivo si cambias de sistema.
Lo que arriesgas si no emites comprobantes válidos
₡924.400
Multa base (dos salarios base 2026) por no emitir comprobantes válidos ante la DGT.
5 días
Cierre temporal del negocio en caso de reincidencia.
Sin crédito fiscal
Pérdida del crédito de IVA y de la deducibilidad del gasto en renta para comprobantes sin validar.
Cinco fallos que invalidan un checklist bien hecho
Poner el código CABYS solo en la cabecera
La versión 4.4 lo exige línea a línea. Un comprobante con CABYS correcto en un producto y ausente en otro puede rechazarse igual que si faltara en todos.
Seguir en una versión anterior a la 4.4
Desde el 1 de septiembre de 2025, Hacienda no acepta comprobantes en esquemas anteriores. Si tu proveedor no confirma explícitamente que trabaja en 4.4, dalo por no resuelto.
Confundir el registro en TRIBU-CR con la homologación del software
Estar dado de alta como contribuyente no significa que tu sistema de facturación esté correctamente configurado para firmar y enviar comprobantes. Son dos pasos distintos.
Conservar solo el PDF y no el XML original
El PDF es la representación visual; el XML es el comprobante fiscal en sí. Ante una revisión de Hacienda, el archivo que cuenta es el XML.
Dar por válido un comprobante que solo se "envió"
Un envío no es una aceptación. Hasta que no llega el mensaje de respuesta de Hacienda confirmando la validación, el comprobante no tiene efecto fiscal.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre comprobantes electrónicos en Costa Rica
Dudas habituales sobre requisitos, plazos y sanciones al emitir comprobantes electrónicos en Costa Rica.
Ver todas las preguntas¿Qué autoridad regula los comprobantes electrónicos en Costa Rica?+−
¿Desde cuándo es obligatoria la facturación electrónica en Costa Rica?+−
¿Qué es el código CABYS y por qué debo indicarlo en cada línea?+−
¿Qué cambia con TRIBU-CR respecto al sistema anterior (ATV)?+−
¿Qué ocurre si Hacienda rechaza un comprobante?+−
¿Cuáles son las sanciones por no emitir comprobantes electrónicos válidos?+−
¿Cuánto tiempo debo conservar los comprobantes electrónicos?+−
¿Necesito comprar un software o puedo usar el sistema gratuito de Hacienda?+−
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