Checklist CFDI 4.0: requisitos SAT para facturar en México

Revisa que tu Registro Federal de Contribuyentes esté vigente y que los datos de tu Constancia de Situación Fiscal (nombre, domicilio, régimen) coincidan con lo que vas a facturar. Es la base de todo lo demás.

Régimen general, RESICO u otro: el régimen determina qué claves puedes usar en tus CFDI. Si tributas en RESICO, ten en cuenta que el SAT exige Buzón Tributario y e.firma activos a más tardar el 1 de enero de 2027.

La e.firma no factura por sí sola, pero la necesitas para casi todo lo demás ante el SAT: obtener o renovar tu Certificado de Sello Digital, descargar tu Constancia de Situación Fiscal y hacer trámites en el Buzón Tributario.

Obligatorio para personas morales y personas físicas con actividad empresarial, profesional, plataformas digitales o RESICO. Registra al menos un correo y un número de celular: es el canal por el que el SAT te notifica.

El CSD (archivo .cer, archivo .key y contraseña) es la firma electrónica que se aplica a cada CFDI que emites. Sin un CSD vigente no puedes timbrar ni una factura.

Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) valida la estructura de tu CFDI, le añade el Timbre Fiscal Digital y genera el UUID que lo hace válido. Si vas a automatizar el timbrado desde tu software, busca uno con API REST.

Productos y servicios, unidades de medida, forma y método de pago, uso CFDI y régimen fiscal deben coincidir con los catálogos vigentes del SAT. En 2026 el catálogo de productos y servicios sumó cientos de claves nuevas, muchas para software y servicios en la nube.

El nombre debe coincidir exactamente con el campo "Nombre" de la Constancia de Situación Fiscal del receptor (sin el régimen de capital) y el código postal debe ser el de su domicilio fiscal actual. Es el motivo de rechazo más habitual.

Ingreso, Egreso, Traslado, Pago o Nómina: cada operación tiene un tipo de comprobante específico. Usar el tipo equivocado es causa habitual de rechazo o de problemas de deducibilidad para tu cliente.

Obligatorio siempre que una factura no se cobre en una sola exhibición: pagos parciales o diferidos (PPD). Olvidarlo cuando llega el cobro es de los errores que más detecta el SAT en auditorías de deducibilidad.

Versión 3.1, vigente desde julio de 2024. Aplica tanto si transportas mercancía de terceros (CFDI de Ingreso con Carta Porte) como si trasladas la tuya propia con vehículo propio o arrendado (CFDI de Traslado con Carta Porte).

IVA general del 16 %, IVA del 8 % en zona fronteriza norte y sur, retención de ISR (10 % en honorarios) y retención de IVA (10.67 %, dos tercios) en servicios profesionales y otros supuestos que exige el SAT.

El XML es el comprobante fiscal válido; el PDF es la representación impresa. Tu cliente necesita ambos para poder deducir el gasto, y conviene entregarlos en el momento de la operación, no días después.

Solo hay cuatro motivos válidos: errores con relación, errores sin relación, operación no realizada o factura global nominativa. El receptor tiene 3 días para aceptar o rechazar; si no responde, el SAT la da por aceptada. Los CFDI con Complemento de Pago exigen aceptación expresa del receptor desde 2026.

No basta con guardar el XML y el PDF: conserva también contratos, órdenes de compra, comprobantes de pago y evidencia de entrega. El SAT exige poder demostrar que cada operación facturada es real.

Nuevos complementos, catálogos ampliados o cambios en las reglas de cancelación aparecen con más frecuencia de la que parece. Revisar el portal del SAT o a tu proveedor de facturación cada trimestre evita sorpresas.