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Sector tercer sector

ERPNext para asociaciones, ONG y fundaciones: socios, donativos y subvenciones en su sitio

Cuotas recurrentes con SEPA, donativos con certificado de IRPF, justificación de subvenciones y memoria económica al día. Sin licencias por usuario y con la contabilidad de entidades sin fines lucrativos cumplida desde el primer día.

¿Qué puede hacer ERPNext por tu entidad sin ánimo de lucro?

Si gestionas los socios en una hoja de cálculo, los cobros con remesas que cuelas manualmente cada mes y los donativos los anotas en una libreta, sabes lo que pasa: cuotas que se escapan, donantes que no reciben certificado en plazo y subvenciones que llegan al cierre del periodo de justificación con la documentación a medias.

ERPNext centraliza la gestión de toda la entidad en un solo sistema: desde el alta del socio hasta la rendición de cuentas anual. Fichas de socio completas, cuotas recurrentes con SEPA, donativos con certificado automático, voluntariado y proyectos con su justificación al día.

Y lo más importante para una organización con presupuesto ajustado: no pagas licencia por cada persona del equipo o voluntaria que accede al sistema. Todo el equipo puede consultar la información que le toca desde cualquier dispositivo.

Ver cómo funciona en una demo real
Equipo de una ONG en una reunión de coordinación de proyectos

Lo que necesita tu entidad, en un solo sistema

ERPNext v16 incluye todas las herramientas que una asociación, ONG o fundación necesita para gestionar socios, donativos, voluntariado y subvenciones de principio a fin.

Base de socios completa

Cada socio con su ficha: datos de contacto, cuota asignada, fecha de alta, histórico de pagos, donativos puntuales, voluntariado y comunicaciones. Gestión de altas, bajas y modificaciones con trazabilidad completa.

Cuotas recurrentes con SEPA

Genera y cobra automáticamente las cuotas mensuales, trimestrales o anuales por domiciliación SEPA. Control de devoluciones, reclamaciones y morosidad sin abrir un Excel paralelo.

Donativos y certificados

Registra donativos puntuales, recurrentes, finalistas o por campaña. Genera certificados de donativos automáticos para que el donante deduzca en su IRPF y prepara el modelo 182 anual para la AEAT.

Gestión de voluntariado

Cada voluntario con su disponibilidad, formación, horas dedicadas y proyectos asignados. Control de entradas y salidas, certificación de horas para currículum y comunicación segmentada.

Subvenciones y justificación

Imputación de gastos a cada subvención, control de plazos y partidas presupuestarias y exportación de la justificación con la documentación adjunta. La rendición de cuentas deja de ser un lío.

Transparencia y memoria anual

Ingresos por origen, gastos por proyecto, ratio de gestión vs ratio de actividad y datos para la memoria económica obligatoria. Lo que la Ley 49/2002 y la 19/2013 te piden, sin reescribirlo a mano.

tu-empresa.erpnext.com
ERPNext v16 - Gestión de profesorado, horarios y recursos humanos del centro

Del primer alta al modelo 182, todo conectado

Cuando una persona se hace socia o donante, ERPNext crea su ficha completa: datos personales con NIF, cuota o donativo asignado, cuenta bancaria para SEPA y consentimientos del RGPD. La primera cuota se programa automáticamente y el primer certificado de IRPF queda preparado para emisión a final de año.

Durante el ejercicio, el sistema cobra las cuotas recurrentes, registra los donativos puntuales y por campaña, y permite al equipo de captación consultar el histórico de cada donante antes de hablar con él. Las subvenciones recibidas se imputan a sus proyectos y los gastos quedan listos para justificar.

Al cierre del ejercicio, el modelo 182 sale con un clic, los certificados de IRPF se envían por email a todos los donantes y la memoria económica está preparada para presentar al patronato, a la asamblea o al Protectorado correspondiente.

Casos reales en el tercer sector

ERPNext se adapta a distintos tipos de entidades sin ánimo de lucro. Estos son ejemplos concretos de cómo lo usan asociaciones, ONG y fundaciones.

01

ONG humanitaria

Donantes recurrentes con domiciliación, campañas de captación con seguimiento de ROI, gestión de voluntariado en terreno y justificación de subvenciones públicas y privadas.

02

Fundación cultural o asistencial

Patronato y socios protectores, donaciones finalistas con afectación a programas concretos, gestión de la memoria anual exigida por la Ley 50/2002 de Fundaciones y modelo 182 ante la AEAT.

03

Federación o club deportivo

Cuotas de socios y abonados, inscripciones a competiciones, control de licencias federativas, gestión de instalaciones y facturación de actividades extra (campus, academias).

04

Asociación cultural o vecinal

Cuotas anuales, eventos puntuales con cobro de entradas, voluntariado para actividades y memoria económica para la asamblea general anual de socios.

05

Eventos benéficos y campañas

Galas, carreras solidarias, mercadillos y otros eventos puntuales. Cobros de entradas, gestión de patrocinadores, registro de donativos asociados al evento y memoria económica del proyecto.

Transparencia, contabilidad y rendición de cuentas

Una entidad sin ánimo de lucro vive de la confianza: la de los socios que pagan cuota cada mes, la de los donantes que ceden parte de su renta, la de los financiadores públicos que confían fondos para un fin concreto. ERPNext da las herramientas para que esa confianza esté soportada con datos cuadrados al céntimo.

Plan Contable de Entidades sin Fines Lucrativos (RD 1491/2011) configurado de serie, balance y cuenta de resultados desde el primer asiento, ratio de gestión vs ratio de actividad para la memoria, y exportación a la web pública si aplican obligaciones de transparencia (Ley 19/2013) o de buen gobierno.

  • Plan Contable Entidades sin Fines Lucrativos (RD 1491/2011) preconfigurado
  • Modelo 182 AEAT para certificados de donativos a presentar antes del 31-1
  • Justificación de subvenciones con documentación adjunta por proyecto
  • Memoria económica con ratios de gestión y de actividad para Patronato
  • Facturación con VeriFactu integrado para servicios facturables
Equipo de gestión de una fundación revisando la memoria económica anual
tu-empresa.erpnext.com
ERPNext v16 - Cuadro de mando con donativos, cuotas y subvenciones por proyecto

— FAQ

Preguntas sobre ERP para asociaciones, ONG y fundaciones

Dudas reales de entidades del tercer sector que buscan un sistema integral para socios, donativos y subvenciones

Ver todas las preguntas
¿ERPNext sirve para una asociación, ONG o fundación?+
Sí. ERPNext encaja muy bien en entidades del tercer sector porque cubre lo que de verdad necesitan: base de socios con cuotas recurrentes, donativos puntuales y por campaña, gestión de voluntariado, justificación de subvenciones, contabilidad española según el Plan General de Contabilidad de Entidades sin Fines Lucrativos (RD 1491/2011) y memoria económica para la rendición de cuentas. Y como no lleva licencias por usuario, escala sin que la cuota se mueva.
¿Cómo gestiona las cuotas de socios?+
Cada socio tiene su ficha con la cuota asignada (mensual, trimestral, anual), la cuenta bancaria para domiciliación SEPA y la fecha de alta. ERPNext genera el fichero de remesa SEPA en formato pain.008 al inicio de cada periodo, lo subes a tu banco y los cobros se registran al ejecutarse. Las devoluciones bancarias se importan automáticamente y el sistema avisa de los socios morosos para que tu equipo los gestione.
¿Cómo se gestionan los donativos y los certificados de IRPF?+
Cada donativo se registra con el donante (con su NIF para que conste en el certificado), el importe, la fecha, la naturaleza (dineraria o en especie) y la finalidad si es finalista. ERPNext genera automáticamente el certificado de donativos del año y prepara la información necesaria para que tu gestoría presente el modelo 182 ante la AEAT antes del 31 de enero del ejercicio siguiente, incluyendo donantes, importes y porcentajes de deducción.
¿Cubre la justificación de subvenciones públicas?+
Sí. Configuras cada subvención como un proyecto con su importe concedido, las partidas presupuestarias aprobadas y los plazos de justificación. Las facturas y los gastos se imputan a la subvención con su porcentaje correspondiente. Cuando llega el momento de justificar, exportas el listado completo con la documentación adjunta en el formato que pida el organismo concedente (FSE, Fondos Next Generation, ayudas autonómicas).
¿Y la gestión de voluntariado y horas dedicadas?+
Cada voluntario tiene su ficha con disponibilidad, formación, certificado de delitos sexuales si trabaja con menores (Ley 26/2015) y proyectos asignados. Los voluntarios pueden registrar entradas y salidas desde su móvil y el sistema acumula las horas para emitir certificados oficiales que les sirvan para currículum o validación de prácticas universitarias.
¿Sirve para fundaciones con patronato y memoria económica?+
Sí. La Ley 50/2002 de Fundaciones obliga a presentar cuentas anuales con balance, cuenta de resultados y memoria al Protectorado correspondiente (estatal o autonómico). ERPNext lleva la contabilidad según el Plan Contable de Entidades sin Fines Lucrativos (RD 1491/2011) y prepara los datos para la memoria económica obligatoria, incluyendo los ratios de actividad y de gestión que el Protectorado revisa.
¿Cómo cumple con el RGPD para la base de socios?+
ERPNext gestiona los consentimientos por finalidad (cuota, comunicaciones, fotografías, terceros). Cada socio puede ejercer sus derechos ARSULIPO desde el sistema y queda trazabilidad de cuándo se concedió o retiró cada consentimiento. Para asociaciones que tratan datos de menores o de salud, configuramos el doble check de consentimiento parental y los registros de actividad exigidos por el RGPD.
¿Funciona para una asociación pequeña con pocos socios?+
Sí. Como ERPNext no lleva licencias por usuario, encaja desde una asociación con 30 socios y un par de campañas anuales hasta una ONG con miles de donantes y varios proyectos abiertos. Para una asociación pequeña, la implantación inicial es ligera: configuración de socios, cuotas, una primera campaña y la base contable. Para una grande, lo que crece es el número de proyectos, voluntarios y subvenciones gestionados.
¿Permite emitir factura cuando la entidad presta servicios?+
Sí. Muchas entidades del tercer sector facturan servicios a administraciones públicas, otras entidades o particulares (formación, consultoría, asistencia técnica). ERPNext emite las facturas con su numeración, IVA aplicable según la actividad y QR de VeriFactu para cumplir el RD 1007/2023 desde el 1 de enero de 2027. La parte de actividad económica queda separada de los donativos y cuotas para la rendición de cuentas.
¿Cuánto cuesta implantarlo en una asociación o ONG?+
Para una asociación o ONG con base de socios y un par de campañas anuales, la implantación oscila entre 5.000 y 12.000 euros, dependiendo del volumen de migración de datos, la cantidad de subvenciones a justificar y las personalizaciones del portal del socio. Sin licencias recurrentes por usuario. Para fundaciones con varios proyectos y rendición de cuentas más exigente, el rango se sitúa entre 10.000 y 25.000 euros. La inversión se recupera con la automatización de las cuotas y la reducción del tiempo de gestión administrativa.
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