Fichajes y control horario que cumplen el RD-ley 8/2019
Cubrimos el registro de jornada obligatorio con un sistema que la gente usa de verdad: fichaje desde el móvil, validación por GPS para obra y ruta, cuadrantes que se actualizan arrastrando, vacaciones aprobadas con un clic y exportación al programa de nómina cada cierre. Sin licencias por trabajador y sin pelear con tres aplicaciones.
Esto es lo que el control horario de ERPNext resuelve
Si controlas las horas con un Excel mensual y un reloj físico que nadie ficha bien, esto es lo que cambia el día que tu equipo ficha desde el móvil y todos los datos llegan al cierre sin reescribir nada.
Cumples el RD-ley 8/2019 sin hojas de cálculo paralelas
El registro de jornada queda firmado, archivado cuatro años y exportable cuando la Inspección lo pida. Adiós a la libreta del encargado y al Excel mensual que nadie cierra a tiempo.
Tu equipo ficha desde el móvil sin pelearse con el reloj
Una entrada, una salida y las pausas con un par de toques. Los reloj físicos siguen disponibles si los quieres mantener, pero la mayoría de plantillas ficha desde el bolsillo y deja de discutir con la máquina.
Los cuadrantes se montan en minutos, no en tardes enteras
Defines turnos por puesto y los asignas arrastrando en el calendario. Cambios de última hora, refuerzos puntuales y festivos rotativos quedan reflejados sin reabrir el Excel del mes pasado.
Las horas extra y las compensaciones se calculan solas
ERPNext compara la jornada efectiva con la pactada y aplica los recargos del convenio. Las pagas, las compensas o las acumulas según lo configurado. Sin sumar a mano cada mes.
Vacaciones y permisos sin Excel del jefe de equipo
El portal del empleado muestra el saldo, la persona solicita y su responsable aprueba con un clic. El calendario del equipo refleja quién está fuera sin que nadie tenga que actualizar otro fichero.
Los datos llegan a la nómina sin reescribirlos
Al cierre, los fichajes, vacaciones y horas extra se exportan en el formato que pida tu gestoría o pasan directamente a Frappe HR. Cero retecleos, cero discrepancias entre lo registrado y lo cobrado.
El registro de jornada deja de ser una excusa para una multa
Casi siete años después del RD-ley 8/2019, todavía hay empresas con un Excel mensual que el encargado actualiza el último viernes y un reloj físico que la mitad de la plantilla olvida fichar. La Inspección de Trabajo lleva tiempo poniendo el foco en el registro de jornada y las multas por incumplimientos en materia de relaciones laborales pueden llegar a los 10.000 € por trabajador según la Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social.
Con ERPNext el registro deja de ser una tarea pendiente: cada fichaje queda con sello de tiempo, identificado por usuario y conservado durante los cuatro años obligatorios. Cuando la Inspección llama, exportas el registro de cualquier persona en formato PDF o Excel en treinta segundos. La empresa duerme tranquila y la plantilla deja de discutir con un reloj físico que falla más de lo que funciona.
Trazabilidad y conservación cuatro años
Cada fichaje firmado por la persona, archivado durante el periodo obligatorio y exportable cuando la Inspección lo pida.
Portal del empleado para autoconsulta
Garantía exigida por el RD-ley 8/2019: cada persona accede a sus propios fichajes, vacaciones y horas extra desde su móvil.
Integrado con tu RRHH y tu nómina
Los datos no viven en una herramienta aparte: pasan al cierre de nómina sin retecleos y al panel del responsable sin exportaciones manuales.
Todo lo que cubre el control horario de ERPNext
Cada implantación incluye estas capacidades de serie, sin licencias por trabajador y sin contratar añadidos por separado. Activamos las que tu plantilla necesita y dejamos el resto desactivadas para que la app del trabajador sea lo más sencilla posible.
Fichaje móvil, web y kiosco
Cada persona ficha desde su móvil, desde el ordenador del puesto o desde un kiosco compartido en planta. Una sola entrada, una sola salida y todas las pausas registradas con sello de tiempo.
Validación por ubicación
Para perfiles que trabajan en obra o en ruta, el fichaje sólo se acepta dentro del perímetro autorizado. Te ahorras discusiones sobre si la persona estaba realmente donde dice estar.
Turnos y cuadrantes
Defines los turnos de cada puesto (mañana, tarde, partido, nocturno) y los asignas con un calendario visual. Los cambios de turno se hacen arrastrando, sin teclear horas a mano.
Vacaciones y ausencias
El equipo solicita vacaciones y permisos desde el portal del empleado. Su responsable aprueba o rechaza con un clic y el calendario del equipo refleja la disponibilidad sin Excel paralelo.
Horas extra y compensaciones
ERPNext detecta cuándo una jornada supera las horas pactadas y registra el exceso como hora extra o como tiempo a compensar. Configuras los recargos por convenio aplicable.
Registro de jornada legal
El registro cumple el RD-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481): fichas de cada persona disponibles cuatro años, accesibles a la Inspección de Trabajo y firmadas digitalmente por la persona trabajadora.
Exportación a nómina
Al cierre del mes, los datos de fichaje, vacaciones y horas extra se exportan en el formato de tu programa de nómina (A3Nom, Sage, Nominasol) o pasan directamente a Frappe HR si la nómina la llevas tú.
Alertas y resumen al responsable
Cada responsable recibe el resumen diario o semanal de su equipo: fichajes pendientes, ausencias sin justificar, vacaciones próximas y horas pendientes de compensar. Sin perseguir a nadie.
Modos de fichaje según el tipo de puesto
No todas las personas trabajan igual. Configuras el modo de fichaje por puesto, por turno o por persona y conviven todos los modos en la misma plantilla sin obligar a nadie a usar el que no le encaja.
Para personal en oficina, en obra o en ruta. Ficha desde su propio teléfono con un par de toques. Funciona también sin cobertura.
Para personal con ordenador asignado. Ficha al iniciar sesión y al cerrarla, con pausas registradas si se levanta del puesto.
Para fábricas, almacenes y comercio. Tableta compartida en planta donde cada persona se identifica con su PIN o tarjeta.
Para empresas con relojes biométricos ya instalados. Conectamos los registros del reloj físico al sistema sin obligar a sustituirlo.
Tu control horario en marcha, paso a paso
Un proceso ordenado para que toda la plantilla esté fichando en cuestión de semanas, sin resistencias y sin formar a un comité.
Convenio y turnos
Configuramos jornadas según tu convenio aplicable, festivos del centro de trabajo, turnos por puesto y reglas de horas extra. Una vez por persona, no cada mes.
Despliegue
Damos de alta a la plantilla, instalamos la app del trabajador en sus móviles o configuramos el kiosco de planta y conectamos el reloj biométrico si lo tenías.
Formación corta
Veinte minutos por persona: cómo fichar, cómo solicitar vacaciones y cómo consultar sus propias horas. Para responsables, otros veinte minutos: aprobaciones y cuadrantes.
Arranque y ajustes
Primer mes con seguimiento cercano: corregimos lo que no encaja, ajustamos cuadrantes y dejamos preparada la primera exportación a la nómina.
Los fichajes llegan al cierre de nómina sin retecleos
El control horario no es un fin en sí mismo: existe para que la nómina recoja con precisión las horas trabajadas, las vacaciones disfrutadas, las horas extra realizadas y los permisos retribuidos. ERPNext exporta cada cierre los datos del periodo en el formato que pida tu gestoría o tu programa de nómina. Si llevas la nómina internamente con Frappe HR, todo el cierre se hace dentro del mismo sistema sin exportar nada.
El portal del empleado funciona como una de las garantías de transparencia que el RD-ley 8/2019 exige: cada persona consulta sus propios fichajes, vacaciones y horas pendientes desde su móvil. Cuando hay duda, hay datos. Si quieres ver el detalle del módulo completo, puedes consultar el módulo de RRHH de ERPNext.
Del reloj físico que la mitad olvida fichar al móvil del bolsillo
Antes de implantar el control horario en ERPNext, la mayoría de empresas funcionan así: un reloj físico en la entrada que la gente olvida fichar la mitad de los días, un Excel mensual del encargado para cuadrar lo que falta, vacaciones aprobadas por WhatsApp y horas extra que aparecen el día del cierre cuando ya nadie se acuerda de cuándo se hicieron.
Después: cada persona ficha desde su móvil con dos toques, los cuadrantes se montan en quince minutos arrastrando turnos, las vacaciones se aprueban con un clic desde la app del responsable y el cierre del mes pasa a la nómina sin retecleos. El responsable de RRHH deja de hacer de detective con horas perdidas y se centra en lo que aporta: organización del equipo y conversaciones de desarrollo profesional.
Lo que rompe un control horario son los turnos del convenio
La parte fácil de implantar el control horario es el fichaje: una app sencilla, un par de botones, dos minutos de formación y a funcionar. Lo que de verdad rompe las implantaciones son los detalles del convenio aplicable: el plus de nocturnidad que arranca a las 22:00 según el convenio del metal pero a las 21:00 según el de hostelería, las horas estructurales que cuentan como hora extra sólo a partir de la décima del mes, la jornada irregular del 10 % de la anual que algunos convenios permiten distribuir, los descansos mínimos entre jornadas y los festivos rotativos.
Si esos detalles se configuran a ojo o se dejan «pendientes de revisar», a los tres meses la nómina sale con discrepancias y la plantilla acumula reclamaciones. Por eso el cuadrante y las reglas del convenio se configuran al detalle desde el principio. Si tu convenio tiene casos especiales (turnos rotativos largos, guardias localizadas, jornada partida con compensación), los modelamos antes del primer fichaje.
¿Cuál es tu convenio aplicable y cuántas personas tiene tu plantilla? Cuéntanos un poco de la operativa y te montamos una demo con un cuadrante de ejemplo similar al tuyo. Puedes consultar nuestros planes de implantación y soporte cuando quieras.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre el control horario de ERPNext
Resolvemos las dudas más habituales sobre el cumplimiento del RD-ley 8/2019, el fichaje desde móvil, los cuadrantes y la conexión con la nómina.
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¿Cómo se ficha desde el móvil?+−
¿Puedo definir turnos rotativos y cuadrantes?+−
¿Cómo se llevan las vacaciones y los permisos?+−
¿Cómo se calculan las horas extra?+−
¿Se conecta con el programa de nóminas?+−
¿Sirve para empresas con personal en obra o en ruta?+−
¿Puede el empleado consultar sus propios fichajes?+−
¿Cuántas personas trabajadoras puede llevar el sistema?+−
¿Qué pasa si un trabajador no ficha o ficha mal?+−
¿Llevas los fichajes en Excel?
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