Cómo migrar de A3 a ERPNext sin perder datos
Si ya has decidido salir de a3ERP o a3innuva, esto es lo que necesitas saber: qué datos se trasladan, cuáles se quedan por el camino, cuánto tarda el proceso y qué cuesta. Tu equipo sigue facturando con normalidad hasta el fin de semana del cambio.
Migrar de a3ERP o a3innuva a ERPNext consiste en trasladar tus maestros, tu catálogo, tus facturas y tu contabilidad al nuevo sistema, validando saldo a saldo antes del cambio. En una pyme estándar el proyecto se resuelve en cuatro a ocho semanas y el salto definitivo ocupa un fin de semana.
Por qué hay negocios que se plantean dejar A3
A3, de Wolters Kluwer, lleva décadas en las asesorías y en las pymes españolas, y no llega nadie aquí buscando un cambio porque el programa esté roto. Los motivos que nos cuentan se repiten bastante:
- El coste recurrente crece con el negocio. La suscripción se acompaña de mantenimiento anual y de módulos que se contratan aparte, y en la versión en la nube el importe sube con cada usuario nuevo. Cuando entras en la sexta o séptima licencia, el número empieza a llamar la atención en el cierre.
- Se queda corto cuando el negocio se complica. Fabricación con listas de materiales multinivel, trazabilidad por lote, proyectos o un CRM en condiciones acaban resolviéndose con módulos adicionales o con productos distintos de la familia, no dentro del mismo sistema.
- Dependencia del proveedor y del distribuidor. Los datos viven en un formato propio y cada cambio pasa por quien te vendió la instalación. Es una relación cómoda mientras funciona y cara de deshacer cuando deja de funcionar.
- El salto del escritorio a la nube obliga a un proyecto igualmente. Pasar de a3ERP instalado a a3innuva no es actualizar una versión: es cambiar de producto. Y muchos aprovechan ese momento para mirar qué más hay.
- Dudas con el calendario de VeriFactu. El fabricante está adaptando su catálogo, pero el ritmo depende del producto y de la versión concreta que tengas instalada. Merece la pena pedir por escrito a tu comercial qué versión cumple y desde cuándo, antes de decidir nada.
Y en esto A3 funciona bien
La contabilidad española de A3 es sólida y los modelos fiscales llegan al día. Si tu asesoría trabaja con a3ASESOR, la conexión entre productos de la casa le ahorra horas de teclear. Y si tu volumen es pequeño, todo funciona y no necesitas nada nuevo, cambiar de ERP por cambiar no te va a hacer ganar dinero. La comparación honesta de los dos sistemas está en nuestra comparativa entre ERPNext y a3ERP, que es la página que deberías leer si todavía estás decidiendo.
Qué se migra exactamente y qué se queda
Esta es la lista con la que trabajamos. Lo revisamos contigo en el análisis inicial y queda por escrito en el presupuesto, para que nadie descubra a mitad de proyecto que faltaba algo.
Clientes y proveedores
Fichas completas con NIF, direcciones fiscales y de envío, formas de pago, condiciones comerciales, contactos y cuentas bancarias. Conservamos tus códigos para que nadie pierda las referencias de siempre.
Catálogo de artículos y servicios
Familias, atributos, variantes, códigos de barras, tarifas por cliente, descuentos y listas de materiales si fabricas.
Facturas emitidas y recibidas
Con sus impuestos, retenciones y series intactas, para que la numeración fiscal siga siendo consultable y correlativa.
Histórico contable y asientos
Cuadro de cuentas adaptado al Plan General Contable, asientos de los ejercicios que decidas conservar, saldos de apertura y balances.
Stock con lotes y números de serie
Existencias por almacén, ubicaciones, lotes con sus caducidades, números de serie y valoración de las existencias.
Pedidos y albaranes abiertos
Todo lo que esté pendiente de servir o de facturar el día del cambio, para que nadie tenga que reintroducir documentos a mano.
CRM y actividad comercial
Contactos, oportunidades abiertas, presupuestos y el historial de seguimiento que tenga tu equipo de ventas.
Lo que no se migra, y por qué
- Las personalizaciones propietarias. Desarrollos que hizo tu distribuidor, macros y campos añadidos a medida sobre el sistema antiguo. Se inventarían y se decide cuáles merece la pena reconstruir.
- Los informes y listados del sistema antiguo. Están hechos con su generador y no tienen equivalente directo. Los que uses de verdad se rehacen en ERPNext durante el proyecto.
- Las plantillas de impresión. Se diseñan de nuevo respetando tu imagen: normalmente salen mejor que las originales, porque se aprovecha para limpiar lo que sobraba.
- La configuración interna. Permisos, avisos y parámetros del sistema anterior no se copian: se configuran desde cero con los procesos que quieras mantener.
Cinco pasos, con plazos de verdad
Los plazos de abajo son los de una pyme estándar. Si tienes varias empresas en la misma instalación, fabricación o muchos años de histórico, cada fase se estira; te lo decimos en el análisis, no a mitad de proyecto.
Análisis del sistema actual
3 a 5 días laborables
Nos sentamos contigo y con quien lleva la administración para ver qué tienes montado en A3: versión y módulos activos, número de empresas, ejercicios abiertos, series de facturación, personalizaciones que hizo el distribuidor y volumen real de registros. De ahí sale el mapa de la migración y un presupuesto cerrado, no una estimación abierta.
Extracción y mapeo de campos
1 a 2 semanas
Sacamos los datos de A3 por la vía que mejor funcione en tu instalación (exportación estándar, ficheros de intercambio o acceso directo a la base de datos si nos lo autorizas) y cruzamos cada campo con su equivalente en ERPNext. Aquí es donde se deciden los detalles que luego duelen: cómo se traduce tu cuadro de cuentas, qué pasa con los códigos de artículo y cómo se conservan las series de factura.
Carga en un entorno de pruebas
1 semana
Montamos un ERPNext de pruebas con tus datos reales, no con datos de demostración. Tu equipo entra, busca sus clientes de siempre, saca una factura, mira el stock de un almacén y nos dice qué no cuadra. Corregimos y volvemos a cargar tantas veces como haga falta, sin tocar el sistema en producción.
Validación contable y de saldos
1 a 2 semanas
Comparamos contra los listados oficiales de A3: sumas y saldos, balance de situación, cuenta de resultados, libros de IVA, saldos de clientes y proveedores, valoración de existencias. No damos por buena la migración hasta que las cifras coinciden al céntimo. Si tu asesoría quiere revisarlo, le pasamos los mismos listados en el formato que use.
Salto definitivo en fin de semana
un fin de semana
El viernes cierras en A3, ejecutamos la carga incremental con todo lo que se ha movido desde la última prueba y el lunes tu gente arranca en ERPNext con los datos al día. A3 se queda en modo consulta durante los meses que acordemos, así que nadie se queda sin poder mirar un dato antiguo.
Es la misma metodología que aplicamos venga el proyecto de donde venga; puedes ver cómo trabajamos las migraciones de ERP con todo el detalle de la validación y del soporte posterior al arranque.
Dónde acaba cada módulo de A3 dentro de ERPNext
La diferencia estructural es sencilla de explicar: en A3 cada área grande se contrata como módulo o como producto de la familia, y en ERPNext todo viene dentro del mismo sistema. Esta tabla te sirve para saber dónde vas a encontrar cada cosa el primer día.
| En A3 | En ERPNext | Matiz |
|---|---|---|
| Contabilidad y financiera | Contabilidad (Accounts) | Plan General Contable español, asientos, cierres y modelos 303, 347, 349 y 390 generados de forma nativa. |
| Facturación y ventas | Ventas y cuentas a cobrar | Series de facturación independientes, tarifas por cliente, descuentos y control de cobros pendientes. |
| Compras y proveedores | Compras y cuentas a pagar | Pedidos, albaranes de compra y facturas recibidas con su flujo de aprobación y sus vencimientos. |
| Almacén y stocks | Inventario (Stock) | Multialmacén con lotes, números de serie y valoración. Aquí ERPNext va bastante más lejos que el almacén estándar de a3ERP. |
| TPV | Punto de venta | Caja, arqueos y venta de mostrador enlazados directamente con la contabilidad y el stock. |
| Producción (módulo adicional de a3ERP) | Fabricación | Listas de materiales multinivel, órdenes de trabajo, rutas y subcontratación, incluidas sin coste de módulo aparte. |
| CRM comercial | CRM y oportunidades | Contactos, oportunidades y pipeline dentro del mismo sistema, sin sincronizar dos bases de datos distintas. |
| a3innuva | Nómina (producto aparte) | Recursos humanos | ERPNext cubre empleados, contratos, vacaciones y partes de horas. El cálculo de la nómina suele seguir en la asesoría; eso no cambia. |
| a3ASESOR (lo usa tu asesoría, no tú) | Sin equivalente directo | ERPNext exporta libros de IVA, diarios contables y modelos en CSV o XLSX para que tu asesoría los importe como haría con cualquier otro ERP. |
Si prefieres verlo funcionando antes que leerlo, pedimos una demo con tus propios datos y recorremos tu circuito de venta y de compra tal y como lo haces hoy.
Cuánto cuesta el cambio
La migración no se factura aparte: va dentro del proyecto de implantación, porque mover los datos y dejar el sistema funcionando son la misma tarea.
Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito.
La implantación base parte de 2.500 €. Los proyectos con fabricación, integraciones EDI, multi-empresa o migraciones complejas se mueven típicamente entre 8.000 y 35.000 €, siempre con presupuesto cerrado tras el análisis previo gratuito.
Frente a eso, lo que dejas de pagar es la suscripción anual y los módulos que tengas contratados con tu proveedor actual. Para hacer el cálculo completo necesitas tu última factura de renovación al lado; te ayudamos a montarlo. Tienes el desglose de precios y lo que incluye cada tramo publicado, sin letra pequeña.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre migrar de A3
Histórico, plazos, convivencia de sistemas, asesoría y precio. Lo que nos preguntan antes de firmar.
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Cuéntanos qué versión de A3 usas, cuántas personas trabajan con ella y cuántos años de histórico quieres conservar. Te devolvemos el alcance de la migración y un presupuesto cerrado, sin compromiso.