Cómo migrar de Holded a ERPNext sin perder datos
Te llevas clientes, catálogo, facturas, contabilidad y stock a un sistema que es tuyo. Sigues facturando en Holded durante todo el proceso y el cambio definitivo se hace en un fin de semana, con los saldos cuadrados al céntimo antes de dar el paso.
Migrar de Holded a ERPNext consiste en trasladar clientes, catálogo, facturas, contabilidad y stock a un ERP que ya es tuyo. El proceso lleva entre dos y cuatro semanas, tu equipo sigue facturando en Holded mientras tanto y el cambio definitivo se hace en un fin de semana. La implantación parte de 2.500 €.
Por qué un negocio decide dejar Holded
Casi nadie se cambia de sistema por gusto. Cuando alguien nos escribe para salir de Holded, lo que hay detrás suele ser una de estas cuatro cosas, y ninguna tiene que ver con que la herramienta esté mal hecha.
- La cuota crece con el equipo. El modelo de suscripción por plan y por usuario funciona bien mientras sois pocos. En cuanto entran personas nuevas o hace falta un plan superior para desbloquear una función concreta, el gasto anual sube y no vuelve a bajar. ERPNext se distribuye bajo licencia GPL: sumas usuarios sin que cambie el coste de licencia, porque no hay licencia que pagar.
- Aparece un proceso que la herramienta no cubre. El caso más habitual es la producción: si fabricas, ensamblas o transformas, necesitas escandallos, órdenes de fabricación y planificación de materiales, y eso no está en Holded. Lo mismo pasa con la trazabilidad por lote o número de serie, el multialmacén serio o la gestión de varias sociedades. La alternativa acaba siendo una hoja de cálculo pegada al margen del sistema.
- No se puede adaptar a cómo trabajas. Al ser un producto cerrado, puedes configurar lo que el fabricante ha previsto y poco más. Si tu negocio calcula comisiones de una manera peculiar, necesita un circuito de aprobación propio o un portal para que los clientes consulten sus pedidos, no hay por dónde entrar.
- Incomoda depender del proveedor. Los datos viven en sus servidores y el código es cerrado, así que las condiciones y el precio los marca otro. Holded fue adquirida por el grupo noruego Visma en 2022, y los cambios de propietario en el software de suscripción suelen traer revisiones de tarifas. No es una acusación: es la naturaleza del modelo. Con un ERP de código abierto alojado donde tú decidas, esa conversación desaparece.
Y ahora lo justo: en qué Holded acierta
Es una herramienta española, bien diseñada y con la contabilidad adaptada a las obligaciones de aquí. Arrancas en una tarde sin proyecto de implantación, la interfaz se entiende sin manual, conectas las cuentas bancarias y concilias sin salir de la aplicación, y el soporte responde en español. Para una persona que factura por su cuenta o para un equipo de dos o tres que solo necesita emitir, cobrar y llevar la contabilidad al día, cumple de sobra.
Si estás decidiendo todavía y quieres el detalle funcional lado a lado, lo tienes en la comparativa entre ERPNext y Holded. Esta página da por hecho que el cambio ya está decidido.
Sobre VeriFactu conviene ir con los pies en el suelo: la obligación llega el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados, y lo que hay que exigirle a cualquier programa de facturación es la declaración responsable de conformidad prevista en la Orden HAC/1177/2024. Pregúntasela a tu proveedor actual por escrito, sea cual sea.
Qué se migra exactamente desde Holded
Holded exporta razonablemente bien, y eso hace que esta migración sea de las más agradecidas. Este es el alcance estándar de un proyecto; si tu negocio guarda algo más que necesites conservar, se añade al listado en la reunión de análisis.
- Clientes y proveedores. Fichas completas con datos fiscales, direcciones, contactos, condiciones de pago y cuentas bancarias. Mantenemos tus códigos para que nadie pierda sus referencias de siempre.
- Catálogo de artículos y servicios. Familias, variantes, unidades de medida, precios de venta y de compra, tarifas por cliente y descuentos pactados.
- Facturas emitidas y recibidas. Con sus líneas, impuestos, retenciones, series y estado de cobro o pago. Es la parte que más se mira en una inspección, así que es la que más se valida.
- Histórico contable y asientos. Cuadro de cuentas, asientos de los ejercicios que decidas conservar, balances y saldos de apertura. Recomendamos llevarse los dos últimos cerrados más el ejercicio en curso.
- Stock con lotes y números de serie. Existencias por almacén, valoración y trazabilidad. Si en Holded llevabas el inventario a un nivel más básico, aprovechamos el arranque para dejarlo bien montado.
- Pedidos y albaranes abiertos. Todo lo que esté vivo el día del cambio: pedidos de venta y de compra pendientes, albaranes sin facturar, compromisos con clientes. Nadie tiene que reabrir documentos a mano el lunes.
- CRM. Leads, contactos comerciales, oportunidades en curso con su fase e histórico de actividad, para que el equipo de ventas no pierda el hilo de nada.
Y esto no se migra (ni conviene que lo haga)
- Las automatizaciones y flujos configurados dentro de Holded: son propios del producto y no existen fuera de él. Se vuelven a montar en ERPNext con sus propias herramientas.
- Las plantillas del editor de documentos. El diseño de factura se rehace en ERPNext, normalmente mejor, porque ahí sí puedes tocarlo a fondo.
- Los informes y paneles del sistema antiguo. Se replican los que de verdad usas; los demás suelen ser ruido acumulado.
- La configuración de usuarios, roles y permisos, y las integraciones contratadas desde la plataforma de origen. Se rehacen durante la implantación.
El proceso completo, con plazos
Los plazos son de calendario laboral y corresponden a un proyecto estándar de pyme o negocio pequeño. Con varios ejercicios de histórico, fabricación o varias sociedades, cada fase se estira; lo que no cambia es el orden ni el criterio de no avanzar hasta que lo anterior cuadra.
- 01
Análisis y alcance
2-3 díasVemos juntos qué tienes montado en Holded: volumen de clientes y artículos, ejercicios de histórico que quieres conservar, series de facturación en uso, si llevas stock y si hay integraciones conectadas. De ahí sale el listado cerrado de lo que se migra y el presupuesto en firme.
- 02
Extracción y mapeo
3-5 díasHolded exporta bien, y eso ayuda. Sacamos los ficheros de cada área y cruzamos campo a campo con su equivalente en ERPNext: formatos de fecha, códigos de cuenta, tipos de IVA y retenciones, unidades de medida. Lo dejamos por escrito antes de cargar nada.
- 03
Carga en un entorno de pruebas
4-7 díasMontamos tu ERPNext en un entorno separado y cargamos ahí los datos reales. Tú sigues facturando en Holded con total normalidad. Es el momento en que aparecen los casos raros —importes en negativo, fechas fuera de rango, duplicados— y se corrigen sin prisa.
- 04
Validación contable y de saldos
3-5 díasComparamos lo cargado contra lo que dice Holded: total facturado por ejercicio, balance de sumas y saldos, saldos de clientes y proveedores, valoración de stock. Tu gestoría o tu responsable de administración revisa y da el visto bueno por escrito.
- 05
Salto en fin de semana
24-48 hEl viernes se cierra en Holded, se ejecuta la carga incremental con los movimientos de los últimos días y el lunes tu equipo abre ERPNext con todo al día. Las primeras semanas tienes soporte reforzado para resolver dudas en caliente.
Es el mismo método que aplicamos venga tu negocio de donde venga; el detalle general está explicado en nuestro servicio de migración de datos. Lo que cambia con Holded es la fase 02: al exportar limpio, el mapeo se resuelve en días y no en semanas.
Equivalencias de módulos: Holded a ERPNext
Casi todo lo que hoy usas tiene su sitio en ERPNext, aunque el nombre cambie. Esta tabla recoge solo los módulos que existen en los dos sistemas, para que sepas dónde vas a encontrar cada cosa el primer día.
| En Holded | En ERPNext | Matiz |
|---|---|---|
| Facturación | Ventas: presupuestos, pedidos y facturas, con sus series y formatos de impresión | Recreamos las series tal cual para que la numeración siga siendo continua después del cambio. El módulo VeriFactu firma y encadena cada registro de facturación. |
| Contabilidad | Contabilidad: cuadro de cuentas del PGC, asientos, libros y modelos fiscales | El plan contable se traslada con la misma codificación que ya usabas, y los asientos conservan su fecha original. Tu gestoría no tiene que reaprender nada. |
| CRM | CRM: leads, oportunidades, presupuestos y actividades comerciales | La diferencia práctica es que la oportunidad y la factura viven en la misma base de datos, así que el comercial ve el estado de cobro sin cambiar de herramienta. |
| Inventario | Almacén: existencias por almacén, lotes, números de serie y valoración | Aquí ERPNext va más lejos que el origen: multialmacén real, trazabilidad por lote o número de serie y valoración FIFO o media ponderada. |
| Proyectos | Proyectos: tareas, partes de horas e imputación de costes | Las horas imputadas se convierten en línea de factura desde el propio proyecto, sin exportar a una hoja de cálculo intermedia. |
| Equipo (RRHH) | Recursos humanos: empleados, ausencias, fichajes y contratos | Las fichas de empleado y el histórico de vacaciones se migran sin problema. Los cálculos de nómina se revisan caso a caso porque dependen del convenio. |
Fuera de la tabla queda lo que ganas al llegar y antes no tenías: fabricación con escandallos y órdenes de producción, mantenimiento de activos, calidad, portal de cliente y proveedor, y la posibilidad de desarrollar sobre el propio sistema lo que tu negocio necesite. Si quieres verlo funcionando con tus datos en lugar de con una demo genérica, te preparamos una sesión a medida.
Qué te va a costar el cambio
La migración no se factura aparte: va dentro del proyecto de implantación, porque cargar datos sin configurar el sistema que los recibe no sirve de nada.
Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito.
La implantación base parte de 2.500 €. Los proyectos con fabricación, integraciones EDI, multi-empresa o migraciones complejas se mueven típicamente entre 8.000 y 35.000 €, siempre con presupuesto cerrado tras el análisis previo gratuito.
La mayoría de las salidas de Holded caen en la parte baja de esa horquilla: son negocios con datos limpios, pocos ejercicios de histórico y procesos estándar. El desglose por tipo de proyecto y lo que incluye cada tramo está en la página de tarifas, y en la cuenta hay que sumar el alojamiento, que va aparte y depende de si lo quieres gestionado por nosotros o en tu propia infraestructura.
— FAQ
Dudas antes de salir de Holded
Lo que nos preguntan por correo y por teléfono los negocios que ya han decidido cambiar de sistema.
Ver todas las preguntas¿Pierdo el histórico si me voy de Holded?+−
¿Cuánto tarda migrar de Holded a ERPNext?+−
¿Puedo trabajar en paralelo con los dos sistemas?+−
¿Qué pasa con la numeración de mis facturas?+−
¿Qué se queda por el camino al salir de Holded?+−
¿Y si mi contabilidad la lleva una gestoría externa?+−
¿Merece la pena migrar si somos tres personas?+−
Antes de dar el paso
- Los dos sistemas frente a frente — funcionalidad, costes y en qué perfil encaja mejor cada uno.
- Cómo trabajamos las migraciones de ERP — el método completo, sea cual sea el sistema de partida.
- Qué incluye cada tipo de proyecto — tramos de precio y alcance, sin letra pequeña.
- Ver ERPNext funcionando — una sesión guiada sobre tus propios procesos.
- El módulo VeriFactu para ERPNext — qué exigir a tu programa de facturación de cara a 2027.
¿Te enseñamos cómo sería tu salida de Holded?
Cuéntanos cuántos años de histórico tienes, qué series usas y si llevas stock. Te decimos en una llamada qué se puede migrar, en cuántas semanas y con qué presupuesto cerrado. Sin compromiso.