Cómo migrar de Quipu a ERPNext sin perder datos
Te llevas clientes, artículos, facturas, contabilidad y bancos a un sistema que es tuyo. Sigues facturando en Quipu durante todo el proceso y el cambio se hace en una fecha de corte acordada. Empezamos por la pregunta incómoda: ¿de verdad te compensa?
Migrar de Quipu a ERPNext consiste en trasladar clientes, artículos, facturas emitidas y recibidas, asientos y movimientos bancarios a un ERP completo. Quipu exporta en CSV, así que el traslado es limpio: entre dos y cuatro semanas según el histórico que traigas. Ahora bien, si sigues siendo un autónomo que factura poco, probablemente no te compense.
En qué Quipu funciona bien
Si el producto fuera malo, esta página no haría falta. Quipu lleva desde 2013 resolviendo un problema muy concreto —facturar y llevar la contabilidad de un autónomo o una micropyme española— y lo resuelve bien. Antes de contarte cómo se sale, conviene reconocer lo que se deja atrás.
- Se entiende sin manual. Alguien que nunca ha tocado un programa de facturación emite su primera factura el mismo día, sin formación ni consultor de por medio.
- La conciliación bancaria es de las mejores del segmento. Sincroniza los movimientos, los cruza con facturas y gastos y deja el trabajo hecho. Es lo que más echa de menos quien se va, y en ERPNext no se recupera tal cual.
- El reconocimiento de tickets ahorra horas reales. Fotografías el gasto, el sistema lee los datos y queda registrado con su IVA. En un ERP eso es una integración, no algo que venga de serie.
- Está pensado para trabajar con tu asesoría y con la fiscalidad española nativa: nació aquí, con la Agencia Tributaria delante, y el soporte responde en español.
Todo lo anterior describe un excelente programa de facturación y precontabilidad. Lo que no describe es un sistema con el que llevar un almacén, una fábrica o un grupo de sociedades. Ahí es donde empieza esta conversación.
Para mucha gente, ERPNext es un traje demasiado grande
Nos dedicamos a implantar ERPNext desde 2014 y aun así esta es la página en la que más gente le decimos que no. El motivo es sencillo: quien viene de Quipu suele ser un negocio pequeño, y a un negocio pequeño un ERP completo le sobra por todas partes. Pagarías una implantación para usar una cuarta parte del sistema, y encima perderías automatismos del día a día que ya tenías resueltos.
Así que antes del proceso, el criterio. Estas son las cuatro señales que de verdad justifican el salto; con una sola suele ser pronto, con dos ya merece la pena sentarse a hacer números.
- 01 · Hay stock de verdad. Necesitas saber qué tienes en cada almacén, con lotes, caducidades o números de serie, y hoy lo llevas en una hoja de cálculo al margen del programa. El día que el Excel manda más que el software, el software ya no te sirve.
- 02 · Fabricas, montas o transformas. Escandallos, órdenes de producción, coste real de lo que sale del taller. Ningún programa de facturación juega esta liga, y no es un defecto suyo: no está hecho para eso.
- 03 · Ha entrado equipo y las áreas se separan. Alguien vende, alguien compra, alguien prepara pedidos y alguien lleva la administración. Cuando cada área necesita ver una cosa distinta y no las demás, hacen falta roles y permisos serios.
- 04 · El proceso es tuyo y el software no se adapta. Comisiones calculadas a tu manera, un circuito de aprobación propio, un portal para que tus clientes consulten sus pedidos. En un producto cerrado configuras lo que el fabricante previó; en uno abierto se construye.
Si no marcas ninguna de las cuatro, quédate
Un autónomo que emite treinta facturas al mes, no tiene almacén y delega los impuestos en su asesoría está mejor servido con la herramienta que ya usa. Cambiar por cambiar cuesta dinero, tiempo y comodidad. Lo único que sí te recomendamos hacer es pedirle a tu proveedor la declaración responsable de conformidad con VeriFactu, por escrito, y guardarla.
Si aún estás decidiendo, mira antes los dos sistemas comparados funcionalidad por funcionalidad y, sobre todo, el resto de opciones del mercado español, porque a lo mejor lo que necesitas es un escalón intermedio y no un ERP. Esta página da por hecho que el cambio ya está decidido.
Por qué un negocio decide dejar Quipu
De las conversaciones que tenemos con quien quiere salir, cuatro motivos se repiten. Los ordenamos por frecuencia, no por gravedad, y ninguno tiene que ver con que la herramienta esté mal hecha.
- Se ha tocado el techo funcional. Es, con diferencia, la razón número uno. No hay inventario con lotes ni números de serie, no hay fabricación con listas de materiales y no hay proyectos con horas imputadas y rentabilidad por trabajo. Cuando el negocio necesita eso, la señal es siempre la misma: aparecen hojas de cálculo pegadas al margen del sistema.
- El coste crece cuando crece el equipo. El modelo es una cuota mensual por plan, con los usuarios adicionales facturados aparte. Es razonable para una persona y empieza a pesar cuando entran cinco, ocho o quince. No es un defecto: es cómo funciona el software como servicio. ERPNext se distribuye bajo licencia GPLv3, así que sumas usuarios sin que cambie el coste de licencia, sencillamente porque no hay licencia que pagar.
- La propiedad ha cambiado dos veces en tres años. Quipu nació en Barcelona, fue comprada por la francesa Sellsy en diciembre de 2022 y en septiembre de 2025 el grupo italiano TeamSystem adquirió Sellsy, con la marca española dentro. Que un producto cambie de manos no lo empeora —a menudo llega con más inversión en desarrollo—, pero traslada las decisiones de hoja de ruta y de precio a un consejo que está en otro país. Es un motivo legítimo para mirar el mercado, no una razón para salir corriendo.
- VeriFactu obliga a revisar el software de todos modos. La obligación llega el 1 de enero de 2027 para las personas jurídicas y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados, según el calendario del RD-ley 15/2025. Muchos aprovechan ese trámite para replantearse todo el sistema.
Sobre VeriFactu conviene ir con los pies en el suelo: lo que hay que exigirle a cualquier programa de facturación es la declaración responsable de conformidad prevista en la Orden HAC/1177/2024, que desarrolla el Reglamento del RD 1007/2023. No existe un registro público donde consultarlo, así que se pide por escrito al fabricante, sea cual sea. En el caso de Quipu, el fabricante anuncia la funcionalidad como disponible en su producto.
Un motivo que no aparece en la lista: quedarse atrapado. La exportación de Quipu es completa, así que salir es técnicamente sencillo. Si ese era tu miedo, puedes tacharlo.
Qué se migra exactamente desde Quipu
Quipu exporta en CSV y Excel prácticamente todo lo que es un dato de tu negocio, y eso convierte esta migración en una de las más limpias que hacemos. Este es el alcance estándar; si guardas algo más que necesites conservar, se añade al listado en la reunión de análisis.
- Clientes y proveedores. Fichas completas con datos fiscales, direcciones, contactos y condiciones acordadas. Mantenemos tus códigos para que nadie pierda sus referencias de siempre.
- Catálogo de productos y servicios. Descripciones, precios de venta, impuestos aplicables y unidades de medida, listos para empezar a facturar el primer día.
- Facturas emitidas. Con sus líneas, impuestos, retenciones, series y estado de cobro. Es la parte que más se mira en una revisión, así que es la que más se valida.
- Facturas recibidas y gastos. Con su IVA soportado, su proveedor asociado y su estado de pago, para que el cierre del trimestre en curso no se rompa por la mitad.
- Histórico contable y asientos. Plan de cuentas, asientos de los ejercicios que decidas conservar, balances y saldos de apertura. Recomendamos llevarse los dos últimos ejercicios cerrados más el que esté en curso.
- Movimientos bancarios. El histórico de extractos con su conciliación, en la medida en que la exportación conserve el enlace entre el movimiento y su factura.
- Cobros y pagos pendientes. Todo lo que esté vivo el día del corte, con su fecha de vencimiento. Nadie tiene que reconstruir a mano la cartera al día siguiente.
Y esto no se migra (ni conviene que lo haga)
- Las plantillas de factura del editor de Quipu: el diseño se rehace en ERPNext, donde además puedes tocarlo a fondo en lugar de elegir entre los modelos previstos.
- La sincronización con tus bancos. Los movimientos ya descargados sí viajan; la conexión en sí es del producto de origen y se vuelve a plantear en el destino, por importación de extractos o conectando un agregador.
- Los recordatorios, avisos e informes del sistema antiguo. Se replican los que de verdad usas; los demás suelen ser ruido acumulado.
- La configuración de usuarios y accesos y las integraciones contratadas desde la plataforma de origen. Se rehacen durante la implantación con las herramientas del sistema nuevo.
El proceso completo, con plazos
Los plazos son de calendario laboral y corresponden a una micropyme con procesos estándar. Si traes varios ejercicios cerrados, vas a montar almacén desde cero o consolidas dos sociedades, cada fase se estira. Lo que no cambia es el orden ni el criterio: no se avanza hasta que lo anterior cuadra.
- 01
Análisis y decisión honesta
1-2 díasAntes de mover un solo dato miramos si el cambio te compensa: cuánta gente va a usar el sistema, si hay almacén de verdad, si produces o montas, cuántos ejercicios de histórico quieres conservar y qué te está pidiendo tu asesoría. Si de esa conversación sale que con Quipu vas servido, te lo decimos y ahí se acaba el proyecto. Si sale que no, cerramos el alcance y el presupuesto por escrito.
- 02
Exportación y mapeo de campos
2-4 díasQuipu exporta en CSV y Excel clientes, proveedores, productos, facturas emitidas y recibidas, asientos y movimientos bancarios. Sacamos esos ficheros y cruzamos campo a campo con su equivalente en ERPNext: códigos de cuenta del plan contable, tipos de IVA y retenciones, formatos de fecha, unidades de medida y series de facturación. El mapeo se documenta y se aprueba antes de cargar nada.
- 03
Carga en un entorno de pruebas
3-6 díasMontamos tu ERPNext en un entorno separado y cargamos ahí los datos reales, con el plan contable ya configurado. Tú sigues facturando en Quipu con total normalidad. Es el momento en que salen a la luz los casos raros: abonos con importes en negativo, facturas rectificativas mal enlazadas, clientes duplicados con dos NIF. Se corrigen sin prisa y sin que nadie deje de trabajar.
- 04
Validación con tu asesoría
2-4 díasComparamos lo cargado contra lo que dice Quipu: total facturado por ejercicio, balance de sumas y saldos, saldos de clientes y proveedores y cuadre del IVA soportado y repercutido. Quien te lleva la contabilidad revisa las cifras y da el visto bueno por escrito. Si no cuadra al céntimo, no se avanza de fase.
- 05
Corte y arranque
24 hSe fija una fecha de corte —lo ideal es un cambio de trimestre o el 1 de enero—, se cierra la última factura en Quipu, se ejecuta la carga incremental con los movimientos de los últimos días y al día siguiente emites en ERPNext. Las primeras semanas llevas soporte reforzado, porque las dudas de verdad aparecen cuando el equipo empieza a usarlo.
Es el mismo método que aplicamos venga tu negocio de donde venga; el detalle general está en nuestro servicio de traslado de datos entre sistemas. Lo que cambia con Quipu es la fase 02: como la exportación es completa y ordenada, el mapeo se resuelve en días y el grueso del trabajo se va a configurar bien el sistema de destino.
Equivalencias de módulos: Quipu a ERPNext
Todo lo que hoy usas tiene su sitio en ERPNext, aunque el nombre cambie. La tabla recoge solo lo que existe de verdad en los dos sistemas, con el matiz de cada caso, incluidos los dos en los que sales perdiendo.
| En Quipu | En ERPNext | Matiz |
|---|---|---|
| Facturación de ventas | Ventas: presupuestos, pedidos y facturas, con sus series y plantillas de impresión | Recreamos las series tal cual y arrancamos el contador donde lo dejaste, así la numeración del ejercicio sigue siendo correlativa. El módulo VeriFactu firma y encadena cada registro de facturación. |
| Gastos y facturas recibidas | Compras: facturas de proveedor, gastos y sus impuestos soportados | Los documentos y sus importes viajan enteros. Lo que no viaja es el reconocimiento automático de tickets: ERPNext no trae un OCR equivalente de serie, y si lo usas a diario hay que resolverlo con una integración. Es la pérdida más real del cambio y conviene saberlo antes. |
| Contabilidad | Contabilidad: plan de cuentas del PGC, asientos, libros y modelos fiscales | El plan contable se traslada con la misma codificación que ya usabas y los asientos conservan su fecha original. ERPNext cubre además modelos que en un programa de facturación no salen, como el 349 o el 390. |
| Conciliación bancaria | Banca: importación de extractos y conciliación contra facturas y pagos | Aquí ERPNext no gana. En Quipu la sincronización con el banco es automática y está muy pulida; en ERPNext se importa el extracto en CSV o cuaderno 43, o se conecta un agregador aparte. Funciona, pero es un paso atrás en comodidad y hay que decirlo. |
| Clientes y proveedores | Contactos con ficha de Cliente y de Proveedor, direcciones y datos fiscales | Mantenemos tus códigos de siempre para que nadie pierda sus referencias. Se añaden condiciones de pago y límites de crédito, que en origen no existen como tales. |
| Productos y servicios | Artículos con listas de precios, tarifas por cliente y descuentos | El catálogo entra tal cual. A partir de ahí el artículo puede tener stock, lote, número de serie o escandallo, cosas que en el origen simplemente no existían. |
| Cobros y pagos | Entradas de pago, vencimientos y previsión de tesorería | Los cobros y pagos pendientes se cargan con su fecha de vencimiento, de forma que el primer día ya ves qué tienes por cobrar y a quién le debes. |
| Acceso de la asesoría | Roles y permisos por documento y por campo | Tu asesoría entra con su propio usuario y ve la contabilidad sin tocar el resto. El control es más fino que un acceso de invitado: se decide documento a documento. |
Fuera de la tabla queda todo lo que ganas al llegar y antes no tenías: almacén con lotes y números de serie, fabricación con escandallos y órdenes de producción, proyectos con horas imputadas y rentabilidad, CRM con oportunidades, varias sociedades consolidadas y la posibilidad de desarrollar sobre el propio sistema lo que tu negocio necesite. Si prefieres verlo funcionando con tus procesos en lugar de con una demostración genérica, te preparamos una sesión a medida.
Qué te va a costar el cambio
En ERPNext no hay cuota de licencia por usuario: el software es libre. Lo que se presupuesta es el trabajo —análisis previo, configuración, migración del histórico, formación y puesta en marcha— más el alojamiento y el soporte que decidas contratar. La migración no se factura aparte: va dentro del proyecto, porque cargar datos sin configurar el sistema que los recibe no sirve de nada.
Implantación básica desde 2500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito.
La implantación base parte de 2500 €. Los proyectos con fabricación, integraciones EDI, multi-empresa o migraciones complejas se mueven típicamente entre 8000 € y 35.000 €, siempre con presupuesto cerrado tras el análisis previo gratuito.
Casi todas las salidas de Quipu caen en la parte baja de esa horquilla: son negocios con datos limpios, pocos ejercicios de histórico y procesos estándar. Conviene hacer el número completo antes de decidir, comparando la cuota anual que pagas hoy con la inversión inicial repartida a tres o cuatro años y el alojamiento, que va aparte según lo quieras gestionado por nosotros o en tu propia infraestructura. El desglose por tipo de proyecto está en la página de tarifas.
— FAQ
Dudas antes de salir de Quipu
Lo que nos preguntan por correo y por teléfono los negocios que se están planteando el cambio.
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Antes de dar el paso
- Los dos sistemas frente a frente — funcionalidad, modelo de coste y umbrales del salto.
- Siete programas que también sustituyen a Quipu — por si lo tuyo es un escalón intermedio y no un ERP.
- Cómo trabajamos las migraciones de datos — el método completo, sea cual sea el sistema de partida.
- Qué incluye cada tipo de proyecto — tramos de precio y alcance, sin letra pequeña.
- Ver ERPNext funcionando — una sesión guiada sobre tus propios procesos.
- El módulo VeriFactu para ERPNext — qué exigirle a tu programa de facturación de cara a 2027.
¿Te decimos con sinceridad si te compensa cambiar?
Cuéntanos cuántas facturas emites, cuánta gente va a usar el sistema y qué se te ha quedado corto. Si con Quipu vas servido, te lo diremos; y si no, te decimos qué se migra, en cuántas semanas y con qué presupuesto cerrado.