Quitar la licencia del presupuesto no hace desaparecer el proyecto: lo desplaza. En un ERP propietario pagas una cuota por persona y por año, además de la implantación. En uno abierto pagas la implantación y los servicios, sin esa cuota anual. La comparación honesta suma estas siete partidas y mira el resultado a tres años, no a doce meses.
Implantación: la partida grande y la que decide el resultado
Es donde se juega el proyecto. Alguien tiene que traducir cómo trabaja tu negocio a cómo trabaja el sistema: plan contable, series de numeración, catálogo de productos, tarifas, almacenes, permisos por perfil, flujos de aprobación e informes. Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito. La implantación parte de 2.500 €. A partir de ahí lo que mueve el presupuesto es la complejidad real —fabricación, integraciones con terceros, varias empresas o una migración con años de histórico detrás—, nunca el número de personas que vayan a usarlo. Sea cual sea el alcance, la cifra se cierra por escrito después del análisis previo, que no cuesta nada.
Alojamiento: el coste menor de la lista y el que menos sorpresas da
Un ERP open source necesita un servidor. Puede ser una nube gestionada, una máquina tuya en un proveedor grande o un equipo en tu propia oficina. Para una pyme pequeña es, de largo, la partida más baja de todas las que aparecen aquí, y además es la única que puedes cambiar de proveedor en un fin de semana. Lo que sí sube con el tiempo es el volumen: más facturas, más documentos adjuntos y más usuarios concurrentes piden más recursos.
Soporte y mantenimiento: lo que convierte el ahorro en real
Actualizaciones de seguridad, copias de seguridad comprobadas, incidencias, ajustes pequeños y alguien al otro lado del teléfono cuando el cierre no cuadra. Es la partida recurrente principal y la que la mayoría de comparativas de internet se olvida de contar. Sin ella, el ahorro en licencias se evapora la primera semana que el sistema se para y nadie sabe por dónde entrar.
Desarrollo a medida: el privilegio que te da tener el código
Con un producto cerrado, si falta algo esperas a que el fabricante lo incluya en su hoja de ruta. Con código abierto se construye. Eso es una ventaja enorme y también una tentación cara: cada desarrollo a medida es código que hay que mantener y revisar en cada actualización. La regla sana es desarrollar sólo lo que te diferencia de verdad y resolver el resto con configuración.
Actualizaciones de versión: el coste que nadie presupuesta
Los saltos de versión mayor no son gratis en horas, aunque no cuesten en licencias. Hay que revisar las personalizaciones, comprobar las integraciones y probar en un entorno aparte antes de tocar producción. Si el proyecto se apoya en muchos módulos de terceros con mantenimiento incierto, este es el punto donde el ahorro inicial se paga con intereses. Es también la razón principal por la que conviene mirar quién mantiene cada pieza antes de instalarla.
Formación y horas de tu propio equipo: la factura invisible
No aparece en ningún presupuesto y suele ser la partida más grande del primer año. Tu gente tiene que aprender a trabajar de otra manera, alguien de dentro tiene que liderar el proyecto y responder preguntas, y durante unas semanas se trabaja en dos sistemas a la vez. Un proyecto sin esas horas reservadas no se abarata: se alarga, que sale más caro.
Coste de salida: la partida que sólo se nota el día que la necesitas
Es la única línea donde el código abierto gana sin discusión. Tus datos viven en una base de datos estándar de la que sacas un volcado completo cuando quieras, y los desarrollos hechos para ti se quedan en tu instalación. Si un día dejas de trabajar con tu proveedor, el sistema sigue funcionando y otro equipo puede continuar desde donde estaba. Con producto cerrado el dato también se saca, pero por la puerta que el fabricante haya decidido dejar abierta.
Dónde se rompe la comparación con el software de licencia
En el año uno los números suelen parecerse bastante, porque la implantación pesa mucho en ambos casos. La diferencia aparece a partir del segundo: en el modelo de licencia la cuota vuelve entera cada año y crece con cada persona que contratas, mientras que en el modelo abierto lo recurrente es el soporte y las mejoras que decidas pedir. Por eso la pregunta correcta no es cuánto cuesta arrancar, sino cuánto vas a haber pagado cuando lleves tres años dentro.
