ERPNext + Make, Zapier o n8n: automatizar sin programar
Tu ERP está en el centro, pero hay 5.000 SaaS más a los que se puede conectar para que las cosas pasen solas: Calendly, Slack, Notion, Gmail, Typeform, Stripe, Shopify, WhatsApp Business. Las plataformas iPaaS — Zapier, Make y n8n — hacen el trabajo de tubería sin escribir código. Esta guía explica cuál usar, qué cuesta cada una y los ocho casos que más diferencia marcan.
Una iPaaS (integration Platform as a Service) es una plataforma que conecta SaaS entre sí sin programar. Zapier, Make (antes Integromat) y n8n son las tres dominantes a nivel global, y cada una cubre miles de aplicaciones populares — Calendly, Slack, Notion, Gmail, Typeform, Stripe, Shopify, WhatsApp Business y muchas más. ERPNext expone API REST completa y webhooks, así que se conecta perfectamente con las tres. La diferencia entre ellas está en pricing, curva de aprendizaje y filosofía: Zapier es la más fácil y la más cara, Make es la más equilibrada, n8n es la más potente y la única que se puede auto-alojar gratis.
Zapier, Make y n8n: qué eligen las pymes
| Plataforma | Origen | Curva | Precio | Cómo cuenta |
|---|---|---|---|---|
| Zapier | USA, propietario | Suave (la más fácil) | Starter 19,99 USD/mes (750 tasks); Pro 49 USD (2.000); Team 103 USD (50.000) | Por step (cada acción del flujo cuenta) |
| Make (ex-Integromat) | República Checa, propietario | Media (lógica visual con módulos) | Free 1.000 ops; Core 9 USD/mes (10.000); Pro 16 USD; Teams 29 USD | Por operación (call de API) |
| n8n Cloud | Alemania, fair-code | Media-alta (más potente) | Starter 20 USD/mes (2.500 ejecuciones); Pro custom | Por ejecución de workflow (no por step) |
| n8n self-hosted | Open source (fair-code) | Alta (requiere infra) | 0 € (coste solo de servidor: ~30-80 €/mes) | Ilimitado |
Lectura económica: para 10.000 tasks/mes, Make sale aproximadamente un 70 % más barato que Zapier y n8n self-hosted alrededor del 95 % más barato. La razón de elegir Zapier sigue siendo la curva de aprendizaje y la cantidad de templates pre-armados. Make es donde más pymes acaban después de probar Zapier y descubrir que el precio escala mal. n8n es la opción de quien valora la independencia y la privacidad por encima del time-to-value.
Ocho automatizaciones que se montan en una tarde
Estas son las automatizaciones más recurrentes en pymes españolas con ERPNext. Cada una se construye en una o dos horas con Make o n8n. El valor no está en montarlas; está en lo que cambia cuando funcionan: dejas de tener gente copiando datos entre sistemas.
- 01
Email entrante a ticket de helpdesk
Cuando llega un correo a info@empresa.com, Zapier o Make lo coge automáticamente y crea un ticket en ERPNext asociado al cliente correspondiente (buscando por email del remitente). El agente responde desde el ERP y la respuesta vuelve por email al cliente. Histórico unificado, métricas reales.
- 02
Formulario web a lead en CRM
Typeform, Tally, Webflow o tu propio formulario WordPress envían los datos a ERPNext, donde se crea automáticamente un lead con etiqueta de origen (qué campaña, qué landing, qué UTM). Se asigna al comercial por reglas de territorio y se notifica por Slack.
- 03
Cita reservada en Calendly a CRM
Cuando un prospecto reserva una llamada con un comercial, la cita aparece automáticamente en ERPNext como evento, se crea el lead si no existe, se le envía un WhatsApp de confirmación 24h antes y, si se cancela o reagenda, todo se actualiza solo.
- 04
Pedido pagado en Shopify a venta en ERPNext
El conector oficial Frappe ya cubre esto, pero para casos avanzados (pedidos solo de cierto país, productos con flujo especial, marketplaces no soportados), Make o n8n filtran y enriquecen el evento antes de crear el pedido en el ERP.
- 05
Factura impagada a aviso y tarea
ERPNext detecta una factura vencida y dispara una secuencia: día 1, recordatorio amable por WhatsApp; día 7, segundo aviso por email; día 15, tarea al responsable de cobros con escalado. Recupera entre el 20 y el 40 % de la morosidad sin recurrir a procedimientos formales.
- 06
Empleado nuevo a alta automatizada
Cuando se firma un contrato en BambooHR o Personio, ERPNext crea automáticamente la ficha del empleado, le asigna permisos, le envía credenciales por email, lo mete en el calendario de turnos y notifica al equipo en Slack.
- 07
Suscripción cancelada a ticket de retención
Cuando Stripe notifica una cancelación de suscripción, se abre automáticamente un ticket en ERPNext Helpdesk con la información del cliente (LTV, antigüedad, motivo declarado) para que el equipo de retención llame en las próximas 24 horas.
- 08
Backup nocturno de datos críticos
Cada noche a las 3:00, n8n exporta las tablas críticas de ERPNext (clientes, facturas, configuración) a un Dropbox o Google Drive cifrado como respaldo adicional al backup nativo del hosting. Por si acaso.
API REST y webhooks de Frappe
ERPNext está construido sobre Frappe Framework, que expone dos cosas que cualquier iPaaS puede consumir directamente:
- API REST completa. Todos los recursos del ERP (clientes, facturas, pedidos, tickets, empleados, productos) son accesibles vía endpoints REST estándar. Autenticación con API Key + API Secret en el header Authorization. Documentación oficial en docs.frappe.io/framework/user/en/api/rest.
- Webhooks salientes. ERPNext dispara webhooks cuando ocurre un evento configurable: factura validada, pedido entregado, ticket cerrado. Se configuran en la UI sin tocar código y se apuntan a la URL del trigger de Make/Zapier/n8n.
- Server Scripts y Hooks. Para lógica más compleja, Frappe permite escribir Python que se ejecute en eventos del sistema sin tocar el código base. Esto se queda dentro del ERP, no en la iPaaS.
El patrón estándar de integración: Make/Zapier/n8n hace de tubería entre sistemas (recibir evento de A, transformar, mandar a B). Las reglas de negocio críticas viven dentro de ERPNext como Server Scripts o Workflows, no en la iPaaS.
Cuál usar en tu pyme
Zapier
Pyme pequeña sin perfil técnico
Menos de 500 automatizaciones al mes, equipo sin desarrolladores, prioridad en el time-to-value. La curva de aprendizaje es suave: literalmente arrastrar y soltar.
Make
Pyme media con alguien técnico
1.000-10.000 operaciones al mes, alguien en el equipo se maneja con JSON. Es la opción con mejor relación precio/potencia. El editor visual es más rico que Zapier.
n8n self-hosted
Empresa con desarrollador o partner
Volúmenes altos, datos sensibles que no pueden salir de la UE, presupuesto ajustado. Coste fijo de servidor (30-80 €/mes), workflows ilimitados. La opción RGPD-first.
Seis cosas que se hacen mal con iPaaS
Apilar tareas en Zapier con un trigger de cada minuto
Trigger every minute consume tasks rápidamente. Si el trigger se puede convertir en webhook, se reduce el coste en órdenes de magnitud.
No usar IDs idempotentes
Si un workflow se reintenta, puede crear duplicados. La regla: usar un identificador único del origen (ID de Shopify, message-id de Gmail) como referencia en ERPNext, de modo que si ya existe, se actualiza en lugar de crear de nuevo.
Datos sensibles pasando por iPaaS USA sin DPA
Si tu pyme procesa datos sanitarios, financieros o de menores, la transferencia internacional necesita garantías RGPD. Para esos casos, n8n self-hosted en infraestructura europea simplifica el cumplimiento.
Workflows críticos sin monitorización
Si una automatización falla un domingo y nadie se entera hasta el lunes, las facturas no se envían, los clientes no reciben confirmaciones y se pierde negocio. Configura Healthchecks.io o UptimeRobot con alertas a WhatsApp del responsable.
Mover lógica de negocio fuera del ERP
Make y Zapier son tubería, no motor de reglas de negocio. Si una regla compleja vive solo en la plataforma de automatización, cuando cambies de proveedor pierdes la lógica. Las reglas críticas viven en ERPNext con sus DocTypes y workflows nativos.
API Key con permisos de administrador
Crear un usuario de servicio con permisos solo sobre los recursos que necesita la automatización. Si la API Key se compromete, el daño está acotado.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre ERPNext + Make/Zapier/n8n
Las dudas que más se hacen al automatizar entre ERP y otros SaaS.
Ver todas las preguntas¿Qué diferencia hay entre Make, Zapier y n8n?+−
¿Hace falta saber programar para usar Make o Zapier con ERPNext?+−
¿Cómo se conecta Make/Zapier/n8n con ERPNext técnicamente?+−
¿Qué automatizaciones son las más útiles en una pyme?+−
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