Lo que se te va cada mes sin que lo veas
En un gimnasio el dinero no se pierde de golpe, se escapa a goteo. Un puñado de recibos que vuelven devueltos y nadie reclama a tiempo. Socios que se dieron de baja hace dos meses y siguen entrando porque su tarjeta nunca se desactivó. Altas de mitad de mes cobradas enteras, con la discusión que eso trae en recepción. Clases que salen a media capacidad mientras otras dejan gente fuera, sin que nadie mire el patrón.
Ninguna de esas cosas duele por separado. Sumadas durante un año, se comen el margen de un centro entero. La diferencia entre notarlo y no notarlo no está en trabajar más horas: está en que el sistema te avise el día que pasa, no cuando cierras el ejercicio.
A qué tipo de centro le encaja
Cada uno tiene su punto de dolor, y no es el mismo.
01
Cadenas de gimnasios urbanos
De 3 a 30 centros con marca compartida, cuota mensual domiciliada, acceso a cualquier hora y un socio que entra hoy en un centro y mañana en otro.
02
Boxes de CrossFit y entrenamiento funcional
De uno a tres boxes con clases programadas, comunidad fuerte, coaches que cobran por sesión y venta de suplementos y ropa en el mostrador.
03
Estudios boutique
Yoga, pilates, indoor cycling, barre o HIIT. Todo gira alrededor de la reserva por clase: el aforo es el producto y una plaza vacía no se recupera.
04
Gimnasios de bajo coste sin recepción
Acceso con tarjeta o código a cualquier hora y personal mínimo. Aquí el sistema no ayuda al recepcionista: sustituye buena parte de su trabajo.
05
Servicios de fitness para empresas
La empresa paga el acceso de su plantilla como beneficio social. Cambia quién es el cliente: se factura a la empresa, con detalle de empleados activos y de uso real.
06
Centros de pádel, raqueta y deporte de equipo
Reserva de pista por hora, ligas y torneos. No es un gimnasio, pero el circuito es el mismo: alta, reserva, cobro y venta de material.
Qué queda montado cuando terminamos
El ciclo completo de la cuota: Factura mensual, fichero SEPA para el banco, control de devoluciones con aviso, suspensión automática por impago y reactivación en cuanto entra el dinero.
Altas y bajas sin discusiones: El alta a mitad de mes se prorratea sola y la baja se aplica en la fecha que corresponde. Ni cobros de más ni accesos que siguen abiertos meses después.
El torno consultando al sistema: Tu equipo de control de acceso pregunta por API si el socio está al corriente antes de abrir. Cada entrada queda registrada por socio y por centro.
Clases con aforo y lista de espera: Plazas, monitor y horario por clase; la lista de espera corre sola al cancelar alguien, y el no-show reiterado tiene consecuencia configurable.
Varios centros, una sola cuenta de resultados: Cada gimnasio con su almacén y su centro de coste. El socio entra donde le permita su tarifa y la dirección ve el consolidado sin montar hojas de cálculo.
El IVA del 21 % bien puesto: Las cuotas deportivas comerciales van al tipo general. Si conviven con un club exento del artículo 20.Uno.13, cada sociedad emite bajo su régimen sin mezclarse.
Monitores y entrenadores con su comisión: Agenda por profesional, comisión por sesión vendida y salida hacia la nómina o hacia su factura si trabaja por cuenta propia.
El mostrador vendiendo de verdad: Punto de venta en recepción para suplementos y ropa, con tallas y colores como variantes y el stock compartido entre centros.
El aviso de que un socio se va: Frecuencia de uso, bajas por centro y valor del socio a lo largo de su vida. La caída de asistencia se ve semanas antes de que llegue la cancelación.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre ERPNext en gimnasios
Lo que nos pregunta de verdad quien dirige un centro o una cadena.
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