VeriFactu para asesorías: cómo preparar una cartera entera sin carreras
Tu problema no es VeriFactu: es que tienes ochenta clientes y un calendario que se ha movido varias veces, y todos van a llamarte la misma semana. Aquí tienes el reparto de responsabilidades, el plan de trabajo por fases y el criterio de recomendación por tipo de cliente.
El calendario de tu cartera se ha vuelto a mover: Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que aplazará VeriFactu hasta octubre de 2028 para sociedades y autónomos por igual, pendiente de publicarse en el BOE. Los requisitos técnicos no cambian. En esta página tienes el reparto de responsabilidades entre asesoría y cliente, un plan por fases para preparar la cartera entera y el criterio de recomendación por tipo de cliente.
Qué fecha le toca a cada cliente y por qué ha cambiado
El RD-ley 15/2025 partió el calendario en dos: sociedades el 1 de enero de 2027, autónomos el 1 de julio de 2027. Siguen siendo las fechas del BOE, pero Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que las aplazará hasta octubre de 2028 para todos, y así VeriFactu coincidirá con la factura electrónica obligatoria de pymes y autónomos. Hasta que se publique, trabaja con las dos referencias: la vigente, para no prometer lo que aún no es norma, y la anunciada, para planificar sin prisas. Antes de escribir a nadie, conviene tener esta tabla delante.
| Grupo de clientes | Cuándo le es exigible | Cómo se traduce en el despacho |
|---|---|---|
| Sociedades y demás sujetos del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 por norma vigente; octubre de 2028 según el anuncio de Hacienda, pendiente de BOE | Con el aplazamiento anunciado, el trabajo deja de caer todo dentro de 2026. Úsalo para ordenar la cartera con calma, pero mientras no se publique la modificación la fecha que manda es la vigente. |
| Autónomos, profesionales y resto de obligados | 1 de julio de 2027 por norma vigente; octubre de 2028 según el anuncio de Hacienda, pendiente de BOE | Con el anuncio, sociedades y autónomos vuelven a ir juntos. El aviso puede salir a la vez para toda la cartera y la ejecución ya no tiene por qué pisar la campaña de renta. |
| Clientes acogidos al Suministro Inmediato de Información | Fuera del ámbito de VeriFactu | La Dirección General de Tributos lo aclaró en la consulta vinculante V0058-25: quien lleva los libros por el SII no entra en VeriFactu. |
| Clientes que tributan en territorio foral | Fuera del RD 1007/2023 | En los territorios vascos rige TicketBAI y Navarra tiene su propio desarrollo normativo. Estos expedientes salen de la lista, pero tienen sus propios plazos. |
| Clientes en Canarias, Ceuta y Melilla | Mismo calendario que el territorio común | Liquidan IGIC o IPSI, pero el reglamento les alcanza igual. Que el impuesto indirecto sea distinto no cambia nada aquí. |
| Toda la cartera: factura electrónica entre empresas | 6 de octubre de 2027 si su volumen de operaciones supera los 8 millones de euros; 6 de octubre de 2028 el resto | Es otra obligación (Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026), pero llega en la fecha con la que Hacienda quiere hacer coincidir VeriFactu. Conviene avisar de las dos en el mismo correo. |
Calendario revisado el 8 de octubre de 2026. Fuente: Ministerio de Hacienda, nota informativa del 5 de octubre de 2026 sobre el plazo de VERI*FACTU. Qué dice y qué no dice, en el aplazamiento de VeriFactu explicado.
No existe ninguna lista oficial de programas homologados
La Agencia Tributaria no publica listados de software homologado ni concede sellos previos de aprobación. El sistema funciona por declaración responsable: el productor del programa firma un documento en el que declara que cumple el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, y responde de ello ante una inspección. Así que cuando llames a los fabricantes que usan tus clientes, la pregunta es concreta — si te envían esa declaración firmada, con nombre del sistema, versión y NIF de quien la firma. Un correo comercial diciendo «ya estamos adaptados» no es lo mismo.
Si necesitas el detalle normativo para reenviárselo a un cliente que pide fuentes, lo tienes ordenado en la guía completa de VeriFactu, con las referencias del BOE y las consultas de la Dirección General de Tributos.
Quién responde de qué cuando llega la comprobación
La pregunta llega siempre en la misma conversación: «si mi cliente lo hace mal, ¿me cae a mí?». La respuesta corta es que responde quien tiene el sistema. La larga tiene tres supuestos, y en un despacho normal se dan los tres a la vez, así que conviene tenerlos separados en la cabeza.
El cliente factura con su propio programa
Es el caso mayoritario y el más sencillo de explicar: el obligado tributario es él y el sistema con el que emite también es suyo, así que la infracción del artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria recae sobre quien tiene el programa no conforme. El despacho no responde de esa factura. Sí responde, en el plano profesional, de haber avisado a tiempo y con claridad, que es exactamente lo que se demuestra con un correo fechado. Si quieres tener a mano lo que se juega el cliente cuando decide dejarlo para el último mes, está desglosado en las cuantías del régimen sancionador.
El despacho expide las facturas por cuenta del cliente
Aquí cambia todo. La expedición de facturas por un tercero está prevista en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) y es lo que hacen muchas asesorías con los clientes más pequeños, a veces sin llamarlo así. Si las facturas salen de tu programa, ese programa es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el RD 1007/2023: registro encadenado, huella y conservación. El sistema es tuyo, así que la exposición también. Lo prudente es revisar la hoja de encargo y dejar escrito quién expide, con qué sistema y quién conserva los registros.
Los honorarios del propio despacho
La asesoría es un obligado más y su factura de honorarios no tiene ninguna excepción: le toca la misma fecha que al resto de la cartera. Hoy, por norma vigente, el 1 de enero de 2027 si el despacho es sociedad y el 1 de julio de 2027 si el titular es autónomo; octubre de 2028 si se publica el aplazamiento anunciado. Es la parte que más se olvida: el despacho que se ha pasado un año ordenando ochenta expedientes ajenos llega a la fecha sin haber mirado el suyo. Ponerlo el primero de la lista tiene además una ventaja práctica — cuando lo has hecho contigo, ya sabes cuánto tarda de verdad y qué preguntas hace el cliente.
Lo que sí conviene decir en voz alta
Buena parte de tu cartera no tiene que cambiar de programa. Si el software que usa un cliente ya tiene declaración responsable firmada, el trabajo del despacho se acaba en comprobarlo y archivarlo. Recomendar un cambio donde no hace falta cuesta dinero al cliente, tiempo al despacho y credibilidad la próxima vez que avises de algo de verdad. Y a los que ya se adaptaron con el calendario anterior, que no deshagan nada: lo explicamos en qué hacer si ya adaptaste tu software.
Siete fases para preparar la cartera sin que el despacho se pare
Llegar con margen o llegar con la lengua fuera no depende del software que elijas: depende del orden en que toques la cartera. Estas siete fases son las que evitan que ochenta expedientes se conviertan en ochenta conversaciones distintas, cada una empezando de cero.
Vuelca la cartera en una hoja, no en la memoria
Una fila por cliente y seis columnas: NIF, forma jurídica, programa con el que factura hoy, volumen mensual de documentos, si está en SII y si tributa en territorio foral. Con esas seis columnas la fecha límite de cada expediente sale sola y deja de ser una sensación. El rato que cuesta montarla se recupera la primera semana.
Aparta a quien no tiene que hacer nada
Los clientes en SII, los forales y los que ya facturan con un programa cuyo fabricante ha firmado la declaración responsable salen de la lista de trabajo. No los borres de la hoja: márcalos, porque cuando alguien pregunte por qué a él no le has escrito, la respuesta tiene que estar a un clic.
Ordena lo que queda por carga, no por fecha
Con el anuncio de Hacienda, sociedades y autónomos apuntan a la misma fecha, octubre de 2028, así que la frontera útil ya no es el calendario sino el trabajo: separa a quien sólo tiene que comprobar una declaración responsable de quien tiene que cambiar de programa. Mientras el aplazamiento no esté en el BOE, deja anotada en cada sociedad la fecha vigente, el 1 de enero de 2027.
Agrupa por programa, no por cliente
Si treinta clientes facturan con el mismo software, la conversación es una sola —con el fabricante— y la respuesta resuelve treinta expedientes de golpe. Pide la declaración responsable firmada, con nombre del sistema y versión, y guárdala en la carpeta de cada cliente afectado. Trabajar cliente a cliente cuando el problema es del programa multiplica el trabajo por treinta sin ganar nada.
Trata aparte a los que van en Excel
Siempre hay un grupo que factura con una hoja de cálculo o con una plantilla de Word. La consulta vinculante V2653-24 distingue: si la herramienta sólo sirve para teclear e imprimir, y el registro vive en otro sitio, no es un sistema informático de facturación; si con ella se procesan, almacenan y conservan las facturas, sí lo es y no hay manera de que cumpla. A estos clientes no hay que venderles un proyecto: hay que llevarlos a un programa de facturación conforme. Empieza por ellos, porque además del cambio de herramienta hay un cambio de costumbre de años.
Ensaya con un cliente voluntario
Se puede emitir con VeriFactu de forma voluntaria antes de que sea exigible, y eso convierte los meses que quedan en un laboratorio gratis. Elige un cliente colaborador, haz el proceso entero con él —alta, series, pruebas de envío, primera factura real— y quédate con el guion escrito. La segunda migración cuesta la mitad y la décima ya es un procedimiento interno del despacho.
Cierra el círculo por escrito
Dos documentos y se acabó: la comunicación a la cartera, con la fecha límite de cada cliente y las opciones que le planteas, y la hoja de encargo revisada allí donde el despacho expide facturas por cuenta del cliente. No es papeleo defensivo, es lo que delimita de qué responde cada uno el día que llegue una comprobación —y, de paso, lo que evita la conversación incómoda de «esto nunca me lo dijiste».
Si al terminar la fase 1 te das cuenta de que el problema no es sólo VeriFactu sino cómo llevas la contabilidad de toda la cartera, esa conversación es otra y está en la guía sobre llevar una cartera desde un solo sistema: multiempresa, planes contables separados, permisos por gestor y qué hay que desarrollar para los modelos de la AEAT.
Qué recomendar a cada cliente (y cuándo un sistema de gestión sobra)
Recomendar de más se paga caro y siempre se paga en el mismo sitio: el cliente se atasca en una implantación que no necesitaba y la culpa aterriza en el despacho que se lo sugirió. Este es el criterio con el que separamos los cuatro perfiles que más aparecen en una cartera española.
| Perfil de cliente | Qué necesita de verdad | Cuándo se le queda corto |
|---|---|---|
| Autónomo que factura poco | Un programa de facturación conforme y nada más. Diez o quince documentos al mes no justifican implantar un sistema de gestión: lo que necesita es que el fabricante haya firmado la declaración responsable y que él sepa emitir sin pelearse con la pantalla. | Cuando aparece stock que controlar, un segundo canal de venta o alguien más que factura en su nombre. |
| Comercio con TPV | Mirar el terminal antes que ninguna otra cosa: el TPV es el sistema que emite, así que es el que tiene que ser conforme. La primera llamada es al fabricante del terminal, no al cliente, y la pregunta es si la versión instalada en tienda es la que cumple. | Cuando el stock de la tienda y el del almacén dejan de cuadrar, o cuando abre un segundo punto de venta y cada uno lleva sus propios números. |
| Pyme con almacén | Aquí sí hay caso para un sistema de gestión completo: compras, stock, facturación y contabilidad en el mismo sitio, sin volcados manuales entre programas que nunca cuadran a fin de mes. VeriFactu es la excusa para ordenar algo que ya venía torcido. | Si sólo factura y lleva el stock en una hoja de cálculo, todavía aguanta con herramientas separadas. El punto de inflexión suele ser la primera rotura de stock que cuesta un pedido. |
| Fabricante | Escandallos, órdenes de producción, consumos y trazabilidad por lote. Ningún programa de facturación cubre eso, así que la conversación no es qué facturador elige sino cuándo aborda el proyecto y con qué presupuesto. | Nunca sobra. Lo que falla es abordarlo sin tiempos ni consumos medidos: si el cliente no sabe qué le cuesta fabricar una unidad, ese es el trabajo previo. |
Cuando la conversación pasa de programa a proyecto
Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito.
Para los dos primeros perfiles, lo que suele encajar es un programa de facturación que ya cumple el reglamento, sin coste por factura ni por usuario y con la declaración responsable firmada por nosotros. Para los dos últimos, la conversación es de proyecto y ahí el precio sale del análisis previo, nunca de una tarifa.
Lo que estamos preparando para que lo lleves tú a la reunión
Una asesoría no necesita otro folleto comercial. Necesita algo que pueda reenviar tal cual, que el cliente entienda a la primera y que no lleve el logo de un proveedor en cada esquina. Estamos montando un kit con esa idea, pensado para que la primera conversación con cada cliente dure diez minutos en lugar de media hora.
Qué va a incluir el kit
- Una hoja de plazos con el calendario vigente, el anunciado y los supuestos que quedan fuera, escrita para el cliente, no para el asesor.
- Un checklist por tipo de cliente — autónomo, comercio con TPV, pyme con almacén y fabricante— con lo que tiene que comprobar cada uno y en qué orden.
- Un modelo de correo para avisar a la cartera, con hueco para la fecha límite concreta de cada expediente.
- El guion de la llamada al fabricante: qué pedir exactamente y cómo reconocer una respuesta que no responde.
Todavía no está publicado, así que en esta página no hay nada que descargar: lo estamos terminando y lo enviaremos a los despachos que nos lo pidan en cuanto esté cerrado. Si quieres estar en esa lista, escríbenos y te lo mandamos el primer día.
Mientras tanto, hay tres lecturas que ya puedes reenviar tal cual sin pedirnos permiso: qué es VeriFactu y a quién obliga para el cliente que pregunta de qué va esto, el aplazamiento a octubre de 2028 para el que ha oído que «se ha vuelto a retrasar», y qué sanciones prevé la ley y desde cuándo para el que pregunta qué se juega.
Un programa para asesorías que prescriben y no quieren implantar
La mayoría de los despachos con los que hablamos no quieren montar un área técnica ni convertirse en implantadores. Quieren un sitio al que mandar al cliente sabiendo que no van a perderlo y que va a seguir trabajando igual que hasta ahora, con acceso a la contabilidad. Lo estamos ordenando en un programa estable, con las mismas condiciones.
Condiciones del programa
Las estamos cerrando y las publicaremos aquí en cuanto estén firmadas, sin letra pequeña.
Lo que no depende del programa y ya funciona así: el trabajo fiscal y contable sigue siendo del despacho, el acceso del asesor a la contabilidad del cliente se configura el primer día, y todo proyecto lleva análisis previo antes de presupuestar y presupuesto cerrado por escrito. Si prefieres facturar tú el proyecto y llevarlo como servicio propio, también se puede: es una de las dos fórmulas que estamos recogiendo.
Si llevas una cartera y quieres saber cómo encaja antes de que existan las condiciones publicadas, lo hablamos sin compromiso desde el formulario de contacto. Nos cuentas el tamaño de la cartera y el reparto entre sociedades y autónomos, y te decimos qué parte se resuelve sola.
FAQ
Preguntas frecuentes de la asesoría que prescribe
Responsabilidad ante la AEAT, plazos por tipo de cliente, qué hacer con los que facturan en Excel y cómo funciona la colaboración: las preguntas que nos hacen los despachos antes de decidir si prescriben, acompañan o implantan ellos mismos el proyecto.
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Las normas, en su fuente
Lo que se afirma aquí sobre la normativa sale de estos textos oficiales, no de un resumen de terceros ni de un blog citando a otro blog. Enlazamos siempre la versión consolidada, así que cuando la norma se modifica el enlace sigue llevando a la que está en vigor y no a una redacción que ya no aplica.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación
El reglamento de VeriFactu: qué tiene que cumplir tu programa de facturación.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación
Las especificaciones técnicas de VeriFactu: formato del registro, huella y código QR.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, por el que se adoptan medidas urgentes para favorecer la actividad inversora de las entidades locales y de las comunidades autónomas, y por el que se modifica el Real Decreto 1007/2023
La prórroga de VeriFactu de diciembre de 2025: fija el 1 de enero de 2027 para las personas jurídicas y el 1 de julio de 2027 para el resto. Siguen vigentes hasta que se publique en el BOE el aplazamiento a octubre de 2028 que Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
Qué datos lleva una factura, cuándo se emite y cómo se rectifica.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y por el que se modifica el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
El reglamento que desarrolla la factura electrónica B2B obligatoria de la Ley 18/2022. Es la pieza que faltaba para saber cómo se hace.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final tercera del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y por el que se modifica el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
Regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. Su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, pone en marcha los plazos de la factura electrónica obligatoria.
¿Hablamos de tu cartera?
Cuéntanos cuántos clientes llevas, cuántos son sociedades y con qué programas facturan hoy. Te decimos qué expedientes se resuelven solos, cuáles necesitan proyecto y cómo repartir el trabajo con el margen que da el calendario, sin prisas de última hora.