ERP para asesorías y gestorías: ¿alternativa real a A3 o Sage Despachos?
La mayoría de las asesorías no llegan aquí buscando software para el despacho: llegan buscando qué recomendar a sus clientes y cómo pasar el trámite de 2027 con una cartera entera a cuestas. Esta guía va de eso — criterio por tipo de cliente, reparto de responsabilidades y un plan de trabajo que cabe en el calendario.
Una asesoría no busca un ERP para sí misma: busca qué recomendar a su cartera y cómo llegar a 2027 sin sustos. Aquí tienes el criterio para segmentar clientes, quién responde ante la AEAT de cada factura y qué herramienta encaja en cada perfil, del autónomo que emite diez facturas al mes al fabricante con escandallos.
Cómo se lleva una cartera de clientes desde una sola instalación
La diferencia entre un sistema de gestión normal y uno que sirve en un despacho es que aquí los clientes no son datos: son empresas completas, cada una con su contabilidad cerrada y su propio riesgo. Estas son las cuatro cosas que hay que resolver antes de plantearse mover nada.
Una empresa por cliente, no una instalación por cliente
ERPNext trae multiempresa de fábrica: cada cliente es una empresa con sus ejercicios, sus diarios y sus cuentas, y todas conviven en la misma instalación. No hay que levantar un entorno por cliente ni multiplicar copias de seguridad, actualizaciones y contraseñas por ochenta. El detalle de cómo queda montada la parte contable lo tienes en cómo funciona la contabilidad española dentro de ERPNext.
Plan contable propio, aunque el punto de partida sea común
Al dar de alta la empresa se carga una plantilla de plan contable y a partir de ahí cada cliente evoluciona el suyo: subcuentas de clientes y proveedores, cuentas de grupo, criterios de amortización. Dos clientes pueden arrancar de la misma estructura sin compartir ni una sola cuenta, que es justo lo que necesitas cuando llevas un taller y una consultora en el mismo sistema.
Permisos por gestor, no por buena voluntad
El control de acceso permite restringir a cada usuario las empresas que ve. Un gestor que lleva veinte clientes entra y ve veinte, no la cartera entera. Es lo que convierte la multiempresa en algo defendible el día que un cliente pregunta quién puede abrir sus libros, y lo que te permite dar acceso al propio cliente sin que vea nada más que lo suyo.
Lo repetible se automatiza; lo demás se planifica
El cierre de ejercicio, las series de numeración o las tareas recurrentes se lanzan empresa a empresa, pero con el mismo procedimiento y desde la misma pantalla: lo que se automatiza es la repetición, no el criterio. Lo que no sale de fábrica son los modelos de la AEAT y los libros oficiales en el formato que piden los registros — el 303, el 347 o el 390 necesitan desarrollo sobre el modelo de datos, y eso hay que ponerlo encima de la mesa antes de firmar nada. Está explicado sin adornos en los modelos de la AEAT desde ERPNext.
La respuesta honesta a la pregunta del título
Depende de qué parte. Para la contabilidad y la facturación de la cartera, ERPNext aguanta la comparación con los verticales de despacho siempre que se asuma el desarrollo de los modelos y los libros oficiales. Para la nómina española, con sus convenios y sus particularidades, hoy no: lo sensato es mantener el programa de nóminas que ya funciona y no tocarlo. Y si el despacho va bien con lo que tiene, la recomendación es no cambiar nada — el trabajo de 2026 está en la cartera, no en el armario de herramientas.
VeriFactu es de tus clientes, no tuyo (hasta que lo es)
El calendario del RD-ley 15/2025 parte tu cartera en dos: el 1 de enero de 2027 para los sujetos del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. En una asesoría normal eso son dos planes de trabajo distintos, no una fecha única.
La pregunta que llega antes o después es quién responde de qué. La respuesta corta: responde quien tiene el sistema. La larga cabe en esta tabla.
| Situación | Quién expide la factura | De qué responde cada uno |
|---|---|---|
| El cliente factura con su propio programa | El cliente | El sistema es suyo, así que la sanción por tenencia de programa no conforme (art. 201 bis.2 LGT, 50.000 € por ejercicio) recae sobre él. La asesoría responde de haber avisado a tiempo, no de la factura. |
| La asesoría expide por cuenta del cliente | La asesoría, con la expedición por terceros del RD 1619/2012 | El programa con el que salen esas facturas es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el RD 1007/2023. Aquí el que tiene el sistema es el despacho. |
| La asesoría factura sus honorarios | La asesoría, como cualquier obligado | Mismo calendario que todos: 1 de enero de 2027 si el despacho es sociedad, 1 de julio de 2027 si el titular es autónomo. |
Hay clientes que se caen de la lista antes de empezar. Los acogidos al Suministro Inmediato de Información quedan fuera del ámbito de VeriFactu, según la consulta vinculante V0058-25 de la Dirección General de Tributos. Los que tributan en territorio foral tampoco entran: el País Vasco tiene TicketBAI y Navarra su propio desarrollo, y las diferencias entre un sistema y otro están en la comparación entre VeriFactu y TicketBAI. Canarias, Ceuta y Melilla sí van al mismo ritmo que el territorio común.
Para el resto, las dos lecturas que conviene tener a mano cuando el cliente pregunta: la guía completa de VeriFactu 2027 para el qué y el cuándo, y el detalle del régimen sancionador del artículo 201 bis para cuando alguien de la cartera decida que esto se arregla en diciembre.
Cómo preparar una cartera de ochenta clientes sin colapsar el despacho
Llegar con margen o llegar con la lengua fuera no depende del software: depende del orden en que toques la cartera. Estos seis pasos —desde inventariar quién factura con qué hasta dejar el encargo por escrito— son los que evitan que ochenta expedientes se conviertan en ochenta conversaciones distintas.
Inventaría la cartera en una hoja, no en la cabeza
Una fila por cliente con seis columnas: NIF, forma jurídica, programa con el que factura hoy, volumen mensual de facturas, si está en SII y si tributa en territorio foral. Con esas seis columnas la fecha límite de cada cliente sale sola y deja de ser una sensación.
Aparta primero a quien no tiene que hacer nada
Los clientes en SII, los forales y los que ya facturan con un sistema cuyo fabricante ha firmado la declaración responsable de conformidad salen de la lista de trabajo. En una cartera media eso suele ser un tercio menos de expedientes que tocar.
Parte lo que queda en dos oleadas
Sociedades a enero de 2027, autónomos y resto a julio de 2027. La primera oleada se trabaja durante 2026, no en el último trimestre: en diciembre no hay ni agenda del despacho ni disponibilidad de los proveedores de software.
Agrupa por programa, no por cliente
Si treinta clientes usan el mismo software, la conversación es una sola — con el fabricante — y la respuesta afecta a treinta expedientes. Trabajar cliente a cliente cuando el problema es del programa es la manera más rápida de convertir un plan en un infierno.
Usa 2026 como laboratorio
Se puede emitir con VeriFactu de forma voluntaria antes de que sea exigible. Elige un cliente dispuesto, hazlo entero con él y quédate con el guion: la segunda migración cuesta la mitad de tiempo que la primera, y la décima ya es procedimiento.
Deja el encargo por escrito
Quién expide las facturas, con qué sistema y quién conserva los registros. Si la asesoría expide por cuenta del cliente, esto no es burocracia: es lo que delimita de qué responde cada uno cuando llegue una comprobación.
Si en algún cliente el plan deriva en proyecto de verdad, el proceso que seguimos está descrito paso a paso en cómo implantamos ERPNext de principio a fin.
Qué encaja en cada cliente (y cuándo un sistema de gestión sobra)
Recomendar de más se paga caro: el cliente se atasca en una implantación que no necesitaba y la culpa aterriza en el despacho. Este es el criterio con el que nosotros separamos los cuatro perfiles que más aparecen en una cartera española.
| Perfil de cliente | Qué necesita de verdad | Cuándo cambia la respuesta |
|---|---|---|
| Autónomo que factura poco | Un programa de facturación conforme y poco más. Diez o quince facturas al mes no justifican implantar nada: lo que necesita es que el fabricante haya firmado la declaración responsable y que él sepa emitir. | Cuando aparece stock, un segundo canal de venta o alguien más que factura en su nombre. |
| Comercio con TPV | Mirar el TPV antes que nada: es el sistema que emite y por tanto el que tiene que ser conforme. La primera llamada es al fabricante del terminal, no al cliente. | Cuando el stock de la tienda y el del almacén dejan de cuadrar, o cuando abre un segundo punto de venta y cada uno lleva sus números. |
| Pyme con almacén | Aquí sí hay caso para un sistema de gestión: compras, stock, facturación y contabilidad en el mismo sitio, sin volcados manuales entre programas que nunca cuadran a fin de mes. | Si sólo factura y lleva el stock en una hoja de cálculo, todavía aguanta con herramientas separadas. El punto de inflexión suele ser la primera rotura de stock que cuesta un pedido. |
| Fabricante | Escandallos, órdenes de producción, consumos y trazabilidad por lote. Ningún programa de facturación cubre eso, así que la conversación no es qué facturador elige sino cuándo aborda el proyecto. | Nunca sobra; lo que falla es abordarlo sin tiempos ni consumos medidos. Si el cliente no sabe qué le cuesta fabricar una unidad, ese es el trabajo previo. |
Cuando la conversación pasa de programa a proyecto
Implantación básica desde 2.500 € — pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar, sin integraciones, con presupuesto cerrado por escrito.
Los tramos por complejidad están publicados en la página de precios, con sus rangos por tipo de proyecto, y suele funcionar mejor enseñarle al cliente el tramo que le toca que darle una cifra única que luego no se sostiene. Si prefieres verlo tú antes de abrir el melón, puedes pedir una demo y enseñársela tú mismo.
Un programa de colaboración para asesorías que prescriben
Muchas asesorías no quieren implantar nada. Quieren un sitio al que mandar al cliente sabiendo dos cosas: que no van a perderlo y que van a poder seguir trabajando con él igual que hasta ahora, con acceso a la contabilidad y sin sorpresas. Ese encaje lo estamos ordenando en un programa estable, no caso a caso.
Condiciones del programa
Mientras tanto, lo que hacemos con el cliente que nos mandas no tiene letra pequeña: análisis previo, presupuesto cerrado por escrito y el proceso de implantación documentado fase a fase. Si llevas una cartera y quieres saber cómo encaja, lo hablamos sin compromiso.
— FAQ
Preguntas frecuentes de la asesoría que recomienda
Qué responsabilidad legal tiene la asesoría ante la AEAT, qué fechas exactas aplican según el tipo de cliente concreto, qué recomendar a cada perfil de negocio y cuánto se puede gestionar de verdad desde una sola instalación compartida entre todos.
Ver todas las preguntasSi un cliente mío incumple VeriFactu, ¿responde la asesoría?+−
¿Y si somos nosotros los que emitimos las facturas del cliente?+−
¿Toda mi cartera tiene la misma fecha límite?+−
¿Qué clientes de mi cartera se quedan fuera de VeriFactu?+−
¿Qué le digo al autónomo que factura diez veces al mes y no quiere gastar?+−
¿Puedo llevar la contabilidad de toda mi cartera desde una sola instalación de ERPNext?+−
¿Cuánto le va a costar a un cliente al que le recomiende ERPNext?+−
— Para llevarte a la reunión con el cliente
Lo que suele leerse después de esta página
Guía completa de VeriFactu 2027
Qué es, a quién obliga y en qué fechas. La que puedes reenviar al cliente tal cual.
Cuánto cuesta no cumplir a tiempo
Cuantías del artículo 201 bis, reducciones y procedimiento sancionador.
La contabilidad española dentro de ERPNext
PGC, asientos, conciliación e IVA vistos por dentro.
Cómo implantamos ERPNext en un cliente
Fases, tiempos y qué se le pide a la empresa en cada una.
Qué cuesta una implantación, por tramos
Rangos por complejidad para orientar al cliente sin inventar cifras.
Ver ERPNext funcionando en una demo
Media hora para juzgarlo tú antes de recomendárselo a nadie.
Las normas, en su fuente
Lo que se afirma aquí sobre la normativa sale de estos textos oficiales, no de un resumen de terceros ni de un blog citando a otro blog. Enlazamos siempre la versión consolidada, así que cuando la norma se modifica el enlace sigue llevando a la que está en vigor y no a una redacción que ya no aplica.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación
El reglamento de VeriFactu: qué tiene que cumplir tu programa de facturación.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación
Las especificaciones técnicas de VeriFactu: formato del registro, huella y código QR.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, por el que se adoptan medidas urgentes para favorecer la actividad inversora de las entidades locales y de las comunidades autónomas, y por el que se modifica el Real Decreto 1007/2023
La prórroga de VeriFactu: lleva los plazos al 1 de enero de 2027 para las personas jurídicas y al 1 de julio de 2027 para el resto.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
Qué datos lleva una factura, cuándo se emite y cómo se rectifica.
¿Hablamos de tu cartera?
Cuéntanos cuántos clientes llevas, con qué programas facturan hoy y qué fechas te aprietan más, sociedades o autónomos. Te decimos qué parte de la cartera se resuelve sola, qué parte necesita proyecto de verdad y cómo lo repartiríamos en el calendario para que no todo caiga en el último trimestre.