Gestión de prospectos: del lead al cliente en ERPNext
Qué documento usar en cada momento, cómo cualificar sin complicarte, cómo no perder el hilo de ninguna conversación y qué merece la pena automatizar. Con los nombres reales de ERPNext y de Frappe CRM, para que puedas ir a buscarlos en tu instalación.
En ERPNext un prospecto entra como Lead, se agrupa por empresa en Prospect y pasa a Opportunity cuando hay una venta concreta que perseguir. De ahí sale la Quotation y, si se acepta, el contacto se convierte en Customer. Todo el rastro —correos, llamadas y tareas— queda enganchado a esos documentos. No hay que sincronizar nada entre herramientas.
Lo que ganas con ese circuito es concreto: dejas de perder contactos en la bandeja de entrada de una persona, sabes en qué fase se atasca cada venta y puedes decir con datos qué canal te trae clientes y cuál sólo te trae ruido. Si vienes de una hoja de cálculo compartida, ese es el salto. Y si todavía estás decidiendo si necesitas uno, empieza por qué es un CRM y para qué sirve.
Prospecto, oportunidad y cliente no son lo mismo
La confusión más habitual cuando alguien abre ERPNext por primera vez es tratar todo como “contactos”. En realidad son cinco documentos con funciones distintas, y usarlos bien es la mitad del trabajo. Los contactos y las direcciones van aparte y se comparten: la misma persona puede estar asociada a un prospecto hoy y a un cliente dentro de tres meses sin duplicar su ficha.
| Documento | Qué es | Cuándo lo creas |
|---|---|---|
| Lead | La persona o el negocio que ha mostrado interés y todavía no te ha comprado. Guarda nombre, correo, teléfono, origen y estado. | Cuando entra un contacto nuevo por la web, por teléfono, por una feria o por recomendación. |
| Prospect | Agrupa varios leads y contactos de una misma empresa que aún no es cliente. Evita tratar como tres operaciones lo que es una sola. | Cuando en la misma cuenta hablas con más de una persona. |
| Opportunity | La venta concreta que persigues: importe estimado, fecha prevista de cierre, etapa comercial y probabilidad. | Cuando el interés se convierte en algo con nombre, importe aproximado y fecha. |
| Quotation | El presupuesto con sus líneas, precios, impuestos, descuentos y condiciones. Se envía en PDF desde el propio documento. | Cuando ya sabes qué vas a proponer y a qué precio. |
| Customer | Quien ya te compra. De aquí cuelgan pedidos, albaranes, facturas, cobros y su ficha contable. | Cuando el presupuesto se acepta y hay pedido en firme. |
Una regla que ahorra discusiones: el cliente no se crea “por si acaso”. Mientras no haya pedido en firme, el registro vive como prospecto u oportunidad. Así el listado de clientes sigue siendo lo que dice ser y los informes de ventas no mienten. Puedes ver el detalle de todo el módulo en el módulo de ventas y CRM de ERPNext.
Cinco pasos desde el primer contacto hasta el pedido
El circuito es siempre el mismo, vendas maquinaria o vendas horas de consultoría. Lo que cambia es cuánto tiempo pasa cada operación en cada fase.
Captación
Todo empieza por saber de dónde viene cada contacto. ERPNext trae un campo de origen y una entidad de campaña, así que puedes distinguir el lead que llegó por el formulario de la web del que te presentó un cliente. Grábalo desde el primer día: sin origen no hay forma de saber qué canal merece tu tiempo. Aprovecha también para dejar constancia del consentimiento cuando el contacto llega por un formulario, porque luego te lo van a pedir.
Cualificación
Aquí decides a quién dedicas las próximas dos horas. Cuatro preguntas bastan: qué problema tiene, si hay presupuesto, para cuándo lo necesita y si estás hablando con quien firma. Lo que no supere ese filtro no se tira, se aparca con su estado correspondiente. Los estados del lead —abierto, contestado, interesado, convertido o no contactar— sirven exactamente para eso.
Oportunidad
Cuando hay algo real que perseguir, creas la oportunidad desde el propio lead. Es el momento de poner cifras: importe estimado, fecha prevista de cierre y etapa comercial. Ese conjunto es tu previsión de ventas, y sólo vale si el equipo mueve la etapa cuando la conversación avanza. Una oportunidad parada tres semanas en la misma fase te está diciendo algo.
Presupuesto
El presupuesto sale de la oportunidad, con lo que ya no hay que reescribir nada. Añades líneas, aplicas la lista de precios que corresponda, revisas impuestos y lo envías por correo desde el mismo documento. Cada versión queda registrada, así que si el cliente negocia tres veces puedes ver exactamente qué le ofreciste en cada ronda.
Cierre
Si se acepta, el presupuesto se convierte en pedido de venta y el prospecto pasa a cliente sin volver a teclear datos. Si se pierde, marca el motivo. Ese campo, que cuesta cinco segundos rellenar, es lo que dentro de un año te dirá si pierdes por precio, por plazo o porque estabas hablando con la persona equivocada.
Cómo priorizar sin inventarte un modelo predictivo
Cada dos por tres aparece alguien vendiendo puntuación automática de leads con inteligencia artificial. La conversación honesta es esta: un modelo estadístico que acierte necesita cientos de operaciones cerradas —ganadas y perdidas— con datos limpios. Si acabas de montar el CRM, ese histórico no existe, y lo que salga será una cifra bonita sin fundamento.
Lo que sí funciona desde el primer día es una puntuación de cuatro criterios que cabe en una servilleta. Añades un campo numérico al lead, lo rellenas en la primera llamada y ordenas la lista por él.
| Criterio | Lo que preguntas | Puntos |
|---|---|---|
| Encaje | ¿Es un negocio del tamaño y del sector donde ya sabes entregar bien? | 0-3 |
| Necesidad | ¿Te ha contado un problema concreto o sólo ha pedido información? | 0-3 |
| Plazo | ¿Hay una fecha que empuje: una norma, un contrato que vence, un sistema que se cae? | 0-2 |
| Interlocutor | ¿Hablas con quien decide o con quien está recopilando opciones? | 0-2 |
Cómo se usa la nota
De 7 para arriba, llamas hoy y creas la oportunidad. Entre 4 y 6, entra en una secuencia de correo y lo revisas en dos semanas. De 3 para abajo, se queda en el archivo con su estado y no consume tiempo del equipo. Revisa los umbrales cada trimestre comparando la nota que pusiste con lo que acabó pasando: eso es afinar el criterio con datos reales, y sale gratis.
En la oportunidad tienes además los campos de probabilidad, etapa comercial e importe estimado. Son los que alimentan la previsión de ventas, así que conviene que reflejen la realidad y no el optimismo de un viernes por la tarde.
Que no se pierda ninguna conversación
La mayoría de ventas no se pierden por precio, se pierden porque nadie volvió a llamar. Cuatro piezas de ERPNext resuelven eso sin comprar nada más.
Tareas y asignaciones. Cualquier lead u oportunidad se puede asignar a una persona con fecha límite. Esa asignación genera una tarea que aparece en su panel, no en un post-it. Si nadie la cierra, se ve.
Próximo contacto. El lead tiene campos para anotar cuándo toca volver y quién se encarga. Configurado el sistema para ello, esa fecha puede aparecer en el calendario, con lo que la agenda comercial deja de vivir en la cabeza de nadie.
Correo entrante y saliente. Conectas una cuenta por IMAP y los mensajes se guardan como comunicaciones enganchadas al documento correspondiente. Respondes desde el propio prospecto, con plantillas si repites siempre el mismo texto, y el historial queda completo para quien coja el relevo en vacaciones. Los comentarios internos van por otro canal y no salen por correo.
Llamadas y mensajería. Si conectas la centralita, cada llamada deja su registro asociado al contacto. Para el canal que hoy usan la mitad de los negocios pequeños en España, mira cómo llevar las conversaciones de WhatsApp al mismo historial.
El efecto secundario más útil llega meses después: cuando un prospecto que se enfrió vuelve a escribir, abres su ficha y ves lo que le ofreciste, a qué precio y por qué no salió. Esa conversación empieza mucho mejor.
Lo que merece la pena automatizar (y lo que no)
La regla que aplicamos en los proyectos es sencilla: automatiza el reparto y los avisos, nunca el criterio comercial. Un correo automático que finge ser personal se nota a la legua y quema el contacto.
Reparto de leads. Las reglas de asignación de Frappe permiten repartir por turnos, por carga de trabajo o según condiciones —zona, sector, importe—, e incluso limitarlo al horario laboral. Se configura desde la interfaz, sin escribir código, y acaba con el “creía que lo llevabas tú”.
Avisos por inactividad. Puedes definir notificaciones que salten cuando un lead lleva varios días sin movimiento, cuando una oportunidad supera su fecha prevista de cierre o cuando cambia a un estado determinado. Llegan por correo o al canal de mensajería del equipo.
Plantillas de correo. Para la primera respuesta, el envío del presupuesto y el recordatorio a los diez días. Se rellenan solas con los datos del documento, así que ahorras el copiar-y-pegar sin renunciar a personalizar el párrafo que importa.
Formularios que crean leads. Si la web vive en el propio ERPNext, un formulario publicado sobre el documento Lead ya crea el registro. Si está fuera, tienes la API REST y los webhooks de ERPNext o la vía sin código de conectar herramientas externas con Make, Zapier o n8n. Sea cual sea el camino, el objetivo es el mismo: que nadie transcriba a mano lo que ya llegó escrito.
Lo que no automatizamos: decidir si un prospecto vale la pena, escribir la propuesta y perseguir una venta grande. Ahí sigue haciendo falta una persona.
Frappe CRM frente al CRM de ERPNext
Las dos están construidas sobre la misma tecnología y las dos son de código abierto, pero resuelven problemas distintos. Conviene elegir antes de empezar a meter datos.
| Criterio | CRM dentro de ERPNext | Frappe CRM |
|---|---|---|
| Dónde vive | Módulo dentro de ERPNext, junto a compras, almacén y contabilidad. | Aplicación independiente sobre Frappe Framework, con su propia interfaz. |
| Documentos | Lead, Prospect, Opportunity y Quotation, los mismos que usa el resto del ERP. | Sus propios documentos de lead y de operación, pensados para el trabajo comercial. |
| Experiencia de uso | El escritorio estándar de Frappe: listas, formularios y vistas kanban. | Interfaz específica de ventas, con kanban, panel de actividad y telefonía integrable. |
| Del cierre a la factura | Directo: el presupuesto se convierte en pedido y el pedido en factura. | Requiere un puente, porque los documentos no son los mismos que los del ERP. |
| Cuándo lo elegimos | Ya facturas con ERPNext y quieres un único sistema y un único dato. | El equipo comercial es el usuario principal y prioriza agilidad sobre integración. |
El detalle que casi nadie cuenta
Se pueden tener las dos aplicaciones sobre la misma infraestructura, pero no comparten los mismos documentos. Mantener los prospectos alineados entre una y otra exige desarrollo a medida y alguien que lo mantenga. Por eso, salvo que haya una razón de peso, recomendamos elegir una sola y hacerlo al principio.
Si esta es justo tu duda, la tenemos desarrollada campo por campo en la comparativa entre Frappe CRM y el CRM de ERPNext.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre la gestión de prospectos
Las dudas que más nos llegan cuando un equipo comercial empieza a trabajar el pipeline dentro de ERPNext.
Ver todas las preguntas¿Cuál es la diferencia entre Lead, Opportunity y Customer en ERPNext?+−
¿Para qué sirve el documento Prospect si ya tengo Leads?+−
¿ERPNext puntúa los leads automáticamente?+−
¿Cómo llegan a ERPNext los leads del formulario de mi web?+−
¿Se puede llevar el correo del comercial dentro de ERPNext?+−
¿Frappe CRM sustituye al CRM que ya trae ERPNext?+−
¿Qué hago con los prospectos que no compran?+−
¿Cuánto cuesta dejar montado este circuito comercial?+−
De la teoría a tu pipeline
Montar este circuito en una pyme o en un negocio de tres personas no lleva meses: lleva definir los estados, las reglas de reparto, las plantillas y el formulario de la web. Llevamos implantando ERPNext desde 2014 y este suele ser el primer módulo que dejamos funcionando, porque es el que más rápido se nota.
- Cómo implantamos ERPNext — fases, plazos y qué necesitamos de tu parte.
- Precios cerrados por escrito — implantación básica desde 2.500 € para una pyme pequeña (1-5 usuarios), procesos estándar y sin integraciones.
- Qué incluye el módulo comercial — del presupuesto al cobro, dentro del mismo sistema.
- Decidir entre las dos herramientas — cuándo compensa cada una y qué pierdes con cada elección.
¿Te montamos el circuito comercial?
Cuéntanos cómo entran hoy tus contactos, cuántas personas los trabajan y dónde se te escapan. Te decimos qué configuración necesitas, qué se automatiza y qué presupuesto tiene, por escrito y cerrado.