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Sector Educación

ERPNext para academias: tu centro de formación, organizado

Gestión de alumnos, cursos, horarios, facturación recurrente y control de asistencia. Todo en un mismo sistema, desde secretaría o desde cualquier aula. Sin pagar licencias por cada profesor.

¿Qué puede hacer ERPNext por tu academia o centro de formación?

Si gestionas los alumnos en una hoja de cálculo, los cobros con remesas manuales y los horarios en un cuadrante pegado en la pared, sabes lo que pasa: cuotas que se escapan, grupos que no cuadran y profesores que no saben si tienen sustitución hasta el mismo día.

ERPNext centraliza toda la gestión de tu centro en un solo sistema: desde la matrícula del alumno hasta el cobro de la última cuota. Fichas de alumno completas, cursos organizados por programa, facturación recurrente automática y control de asistencia integrado.

Y lo más importante para un centro que crece: no pagas licencia por cada profesor o administrativo que accede al sistema. Todo el equipo puede consultar horarios, registrar asistencia y gestionar alumnos desde cualquier dispositivo.

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Centro de formación con alumnos en un aula moderna

Lo que necesita tu centro, en un solo sistema

ERPNext v16 incluye gestión de alumnos, programas y cursos, horarios por aula y profesor, facturación recurrente y control de asistencia. Todo queda conectado en un mismo sistema, sin licencias por profesor ni cuadrantes de horarios pegados en la pared de secretaría.

Gestión de alumnos

Cada alumno con su ficha completa: datos de contacto, cursos matriculados, historial de pagos, asistencia y comunicaciones. Gestión de tutores o padres para alumnos menores.

Programas y cursos

Organiza tu oferta formativa en programas, cursos y módulos. Define horarios, plazas disponibles, materiales incluidos y requisitos previos. Duplica cursos entre trimestres o centros.

Horarios y calendario

Planificación de clases por aula, profesor y grupo. Vista semanal para evitar solapamientos. Gestión de sustituciones y reprogramaciones sin perder el control.

Facturación flexible

Cuotas mensuales, matrículas, materiales, exámenes y actividades extra. Facturación recurrente automática con control de impagos y recordatorios de cobro.

Control de asistencia

Registro de asistencia por clase, por día o por módulo. Informes de ausencias y alertas automáticas cuando un alumno supera el límite de faltas permitido.

Análisis financiero por curso

Ingresos, costes de profesorado, materiales y aula por cada curso. Sabes exactamente qué programas son rentables y cuáles necesitan ajustes de precio o formato.

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ERPNext v16 - Gestión de profesorado, horarios y recursos humanos del centro

De la matrícula al certificado, todo conectado

Cuando un alumno se matricula, ERPNext crea su ficha completa: datos personales, curso asignado, grupo y horario, forma de pago y documentación del tutor si es menor de edad. La primera factura se genera automáticamente junto con la programación de las cuotas recurrentes del curso.

Durante el curso, el sistema registra la asistencia, controla que el alumno no supere el máximo de faltas y permite al profesorado acceder a la información de cada grupo desde cualquier dispositivo. Si un profesor falta, la sustitución se gestiona sin llamar por teléfono.

Cuando el alumno termina, su historial queda completo: cursos realizados, pagos, asistencia y certificaciones. Si vuelve a matricularse el año siguiente, toda su información ya está en el sistema. Nada se pierde, nada se duplica.

Casos reales en el sector educativo

ERPNext se adapta a distintos tipos de centros formativos: academia de idiomas, autoescuela, formación profesional, academia de oposiciones o escuela de música. Cada centro organiza sus cursos y horarios a su manera, aunque la facturación recurrente funcione igual para todos los centros.

01

Academia de idiomas

Grupos por nivel y horario, matrículas trimestrales, materiales de estudio facturados aparte y seguimiento del progreso de cada alumno con su historial de cursos.

02

Autoescuela

Gestión de alumnos con permisos solicitados, prácticas programadas por profesor y vehículo, tasas de examen, facturación de packs de clases y control de disponibilidad.

03

Centro de formación profesional

Programas formativos con múltiples módulos, control de horas lectivas, gestión de prácticas en empresas y facturación de certificaciones oficiales.

04

Academia de oposiciones

Cursos largos con acceso a temarios, simulacros de examen, seguimiento individualizado del alumno y cuotas mensuales recurrentes con control de bajas y reincorporaciones.

05

Escuela de música o arte

Clases individuales y grupales con horarios flexibles. Gestión de aulas especializadas, alquiler de instrumentos, recitales y facturación de materiales artísticos.

Profesorado, finanzas y gestión multi-centro

Un centro formativo no es solo alumnos y cursos. Necesitas gestionar nóminas de profesores, controlar los costes de cada programa y saber qué cursos son rentables. ERPNext conecta la parte académica con la financiera para que tengas una visión completa del negocio.

Recursos humanos para el profesorado: contratos, nóminas, vacaciones y carga docente. Si tienes varios centros, cada uno con su equipo y sus cursos, pero con informes financieros consolidados para tomar decisiones.

  • Rentabilidad por curso: ingresos vs costes de profesorado y aula
  • Facturación recurrente con control automático de impagos
  • RRHH completo: nóminas, contratos y vacaciones del profesorado
  • Gestión multi-centro con informes consolidados
  • Facturación con VeriFactu integrado para matrículas y cuotas
Profesor y alumnos en un aula de formación profesional
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ERPNext v16 - Análisis financiero por programa formativo y centro

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— FAQ

Preguntas sobre ERP para academias y centros formativos

Dudas reales de academias, autoescuelas y centros de formación profesional que valoran ERPNext antes de cambiar de sistema: gestión de alumnos, matrículas, facturación recurrente, control de asistencia, horarios por aula y gestión de varios centros desde un único panel de control.

Ver todas las preguntas
¿ERPNext sirve para gestionar una academia o centro de formación?+
Sí. ERPNext permite gestionar alumnos, cursos, matrículas, facturación recurrente, asistencia y profesorado en un solo sistema. Se adapta tanto a academias pequeñas con un puñado de cursos como a centros con múltiples programas y sedes.
¿Cómo gestiono las matrículas y altas de alumnos en ERPNext?+
Cada alumno se registra como cliente con campos personalizados: curso matriculado, fecha de alta, datos del tutor si es menor, forma de pago y documentación. El proceso de matrícula puede incluir la generación automática de la primera factura y la asignación al grupo y horario correspondiente.
¿Puedo facturar cuotas mensuales de forma automática?+
Sí. ERPNext permite configurar facturación recurrente mensual, trimestral o con la periodicidad que necesites. El sistema genera las facturas automáticamente, las envía por email y controla los cobros pendientes. Si un alumno se da de baja, la recurrencia se detiene en la fecha indicada.
¿Cómo controlo la asistencia de los alumnos?+
ERPNext permite registrar la asistencia por clase, por día o por módulo formativo. Puedes configurar alertas cuando un alumno supera un número máximo de faltas y generar informes de asistencia por grupo, por curso o por alumno individual.
¿Puedo gestionar horarios de clases y profesores?+
Sí. ERPNext permite planificar horarios por aula, profesor y grupo, evitando solapamientos. Puedes ver la ocupación semanal de cada aula y la carga horaria de cada profesor. Las sustituciones y cambios de horario quedan registrados en el sistema.
¿ERPNext gestiona la parte de recursos humanos del profesorado?+
Sí. El módulo de RRHH de ERPNext cubre nóminas, contratos, vacaciones, bajas y formación del profesorado. Puedes vincular la carga docente con los costes de personal para saber exactamente cuánto cuesta el profesorado de cada curso.
¿Puedo saber la rentabilidad de cada curso o programa?+
Sí. ERPNext permite asignar centros de coste por curso o programa formativo. Así puedes comparar los ingresos por matrículas y cuotas con los costes de profesorado, materiales y uso de aulas. Sabes qué cursos son rentables y cuáles necesitan ajustes.
¿ERPNext permite gestionar varios centros o sedes?+
Sí. Puedes configurar múltiples centros dentro del mismo ERPNext, cada uno con sus cursos, aulas, profesores y alumnos. Los informes financieros se pueden ver por centro individual o consolidados para toda la organización.
¿ERPNext cumple con VeriFactu para la facturación de academias?+
Sí. Con el módulo VeriFactu de CodigoNext, todas las facturas de matrículas, cuotas y materiales se envían automáticamente a la Agencia Tributaria en el formato requerido. Cumples con la normativa sin cambiar tu proceso de facturación.
¿Cuánto cuesta implementar ERPNext en una academia o centro formativo?+
Para una academia o centro de formación típico (5-20 usuarios), la implantación parte de 2.500 € y sube según el número de cursos, las personalizaciones y las integraciones necesarias. No hay licencias recurrentes por usuario. La inversión se recupera rápidamente gracias a la automatización de la facturación, la reducción de impagos y el ahorro en tiempo de gestión administrativa.
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¿Te lo enseñamos en una academia real?

Preparamos una demo con gestión de alumnos, programas y cursos, horarios por aula, facturación recurrente y control de asistencia configurados para tu tipo de centro: academia, autoescuela o formación profesional. Ves el sistema con datos parecidos a los tuyos, no una plantilla genérica.

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