Mantenimiento preventivo y activos: cuánto cuesta de verdad no hacerlo bien
Una hora de parada no planificada en industria global cuesta de media 260.000 USD según Aberdeen; en automoción puede subir a 2,3 millones. El 82 % de empresas se han visto afectadas por downtime no planificado en los últimos tres años. Esta guía explica cómo se monta el mantenimiento preventivo dentro de ERPNext: ISO 55001, UNE-EN 13306, normativa española (RITE, ascensores, gas, PCI), pricing real de los CMMS comerciales y la tabla de amortización fiscal del IS.
El mantenimiento es la disciplina menos visible de la pyme industrial española hasta el día en que para una línea, se queda colgado un ascensor o un horno de pan se rompe el viernes a las 19:00. Entonces es la única cosa que importa. La transición de un mantenimiento puramente correctivo (cuando se rompe, se llama al técnico) a un mantenimiento preventivo estructurado reduce las averías entre un 70 y un 75 % y el coste total entre un 18 y un 25 % según referencias del sector. Esta guía explica qué dice la norma (ISO 55001, UNE-EN 13306), qué exige la normativa española por sectores, cuánto cuesta un GMAO comercial y cómo se monta dentro de ERPNext con activos, OT, repuestos, amortización contable y trazabilidad documental.
Correctivo, preventivo, predictivo: cuándo aplica cada uno
| Tipo | Trigger | Cuándo aplica | Coste | Riesgo |
|---|---|---|---|---|
| Correctivo | Fallo del activo | Activos no críticos, redundantes, baratos de sustituir | Bajo planificado / muy alto cuando ocurre | Alto |
| Preventivo | Calendario u horas de uso | Activos críticos con histórico de averías, normativa obligatoria | Medio constante | Bajo-medio |
| Predictivo (CBM) | Datos en tiempo real (vibración, temperatura, ruido) | Activos críticos caros, sin redundancia, con instrumentación posible | Medio-alto (sensores e integración) | Muy bajo |
| Basado en condición | Umbrales medidos | Activos con degradación medible (cojinetes, bombas, motores) | Optimizado | Muy bajo |
La UNE-EN 13306:2018 es la norma vigente que define la terminología. La AEM (Asociación Española de Mantenimiento) y la literatura sectorial recomiendan un ratio objetivo de preventivo por encima del 70 % del total de horas técnicas. En la práctica española, la pyme industrial media está en torno al 40-50 % — hay margen para mejorar mucho.
Lo que cuesta una hora de parada no planificada
~260.000 USD
coste medio hora parada industrial (Aberdeen)
~2 M USD
incidente típico downtime (4h media)
82 %
empresas afectadas por downtime (3 últimos años)
~50.000 M USD
pérdida anual EEUU por downtime industrial
2,3 M USD
coste hora parada automoción
85 %
OEE world-class (manufactura discreta)
~60 %
OEE medio en industria global
70-75 %
reducción de averías con preventivo bien aplicado
Fuentes: MachineMetrics, ServiceMax / Vanson Bourne, OEE.com Lean Production. Cifras macro globales.
Lo que la ley obliga a documentar
RD 355/2024 — Ascensores (ITC AEM 1)
En vigor desde el 1 de julio de 2024 (deroga el RD 88/2013). Inspección obligatoria cada 2 años en uso industrial o pública concurrencia, 4 años en edificios con más de 20 viviendas o más de 4 plantas, 6 años en el resto. Libro de mantenimiento obligatorio. La empresa mantenedora cesante debe conservar el libro hasta la siguiente inspección.
RD 1027/2007 — RITE
Modificado por RD 178/2021. Regula instalaciones térmicas (climatización, calefacción, ACS, ventilación). Inspecciones periódicas obligatorias por potencia. Certificado de mantenimiento por empresa habilitada y carné RITE individual del técnico.
UNE 60670-5:2023 — Gas combustible
Instalaciones receptoras de gas combustible hasta 5 bar. Revisión periódica cada 5 años desde la llave de usuario hasta los aparatos, incluyéndolos si la potencia es menor o igual a 70 kW.
RD 314/2006 — Código Técnico de la Edificación (CTE)
Obliga al titular a llevar el plan de mantenimiento del edificio y a documentar todas las intervenciones en el Libro del Edificio. ERPNext puede modelar el Libro del Edificio como un DocType custom asociado al inmueble.
RD 513/2017 — RIPCI (Protección Contra Incendios)
Inspección visual trimestral por personal del propio establecimiento. Revisión semestral y anual por empresa mantenedora certificada. Retimbrado o prueba de presión cada 5 años. Inspección OCA cada 10 años. Libro de mantenimiento durante 5 años.
RD 192/2023 — Productos sanitarios
Deroga el RD 1591/2009. Impone mantenimiento y calibración de equipos electromédicos en cumplimiento con la norma IEC 60601-1. Trazabilidad UDI por dispositivo.
Lo que cobra cada software de mantenimiento
| Producto | Precio |
|---|---|
| UpKeep Lite | 20 USD/usuario/mes |
| UpKeep Starter / Pro | 45 / 75 USD/usuario/mes |
| UpKeep Business+ | Desde 120 USD/usuario/mes |
| Fiix Free | 0 USD (hasta 2 usuarios) |
| Fiix Basic / Pro | 45 / 75 USD/usuario/mes |
| eMaint X4 Team | 33 USD (3 usuarios) |
| eMaint X4 Professional / Enterprise | 85 / 175 USD/usuario/mes |
| Limble CMMS Standard / Premium+ | 28 / 69 USD/usuario/mes |
| MaintainX Essential / Premium | 16 / 49 USD/usuario/mes |
| Hippo CMMS Starter / Plus / Pro | 35 / 55 / 75 USD/usuario/mes |
| IBM Maximo Application Suite | Essentials desde 3.150 USD/mes (hasta 25 usuarios) |
| SAP S/4HANA Asset Management | Desde ~1.000 €/usuario perpetua + 22 % mantenimiento anual |
| Prisma3 (Sisteplant, España) | Cotización (Entry/Enterprise/Corporate) |
| GMAOLinx Sphere (SPI, España) | Sphere / Sphere Lite / Cloud — cotización |
| Mainsim (Italia) | 89,90 €/usuario/mes (cloud) |
| ERPNext Asset Management (CodigoNext) | Implantación desde 2.500 €, sin coste por usuario |
La lectura del mercado: las soluciones americanas mid-market (UpKeep, Fiix, Limble, MaintainX) están en una franja muy competitiva entre 16 y 75 USD/usuario/mes. Las españolas (Prisma3, GMAOLinx, GIM TCMan) cotizan caso a caso pero suelen incluir más servicio profesional de implantación. Para una pyme española que necesita además contabilidad, facturación, RRHH y todo lo demás, integrar GMAO dentro de ERPNext suele ser la opción más eficiente.
La tabla del IS: vidas útiles oficiales
La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, artículo 12, fija la tabla oficial vigente desde el 1 de enero de 2015. El RD 634/2015 desarrolla los métodos lineal, porcentaje constante y números dígitos. Estos son los coeficientes lineales máximos y períodos máximos más habituales:
| Elemento | Coef. lineal máx. | Período máximo |
|---|---|---|
| Obra civil general | 2 % | 100 años |
| Edificios industriales | 3 % | 68 años |
| Edificios comerciales / oficinas / vivienda | 2 % | 100 años |
| Instalaciones generales | 5 % | 40 años |
| Maquinaria | 12 % | 18 años |
| Equipos para tratamiento de la información | 25 % | 8 años |
| Mobiliario | 10 % | 20 años |
| Útiles y herramientas | 25 % | 8 años |
| Sistemas y programas informáticos | 33 % | 6 años |
| Elementos de transporte interno | 10 % | 20 años |
| Elementos de transporte externo | 16 % | 14 años |
| Equipos electrónicos | 20 % | 10 años |
ERPNext calcula la amortización automáticamente por activo según la tabla aplicable, genera los asientos contables del Plan General Contable y mantiene en todo momento el valor neto contable (precio de adquisición menos amortización acumulada menos deterioros) por si hay baja o venta. Los activos materiales viven en el grupo 21 del PGC; los intangibles en el grupo 20.
Fuentes: BOE — Ley 27/2014 IS, BOE — RD 634/2015.
Cómo se monta el GMAO dentro del ERP
ERPNext incluye un módulo de Asset Management integrado que cubre el ciclo de vida completo del activo: alta con coste, fecha de adquisición, ubicación, garantías, manuales y planos; programación de mantenimiento preventivo por calendario o por horas/kilómetros de uso; órdenes de trabajo (OT) con asignación a técnico interno o externo; consumo de repuestos del almacén con descuento automático; cálculo de coste real por activo sumando intervenciones; amortización contable automática según tabla del IS; baja con cálculo del valor neto contable.
Lo que cambia respecto a un GMAO independiente es el cruce con el resto del ERP. La OT consume material del almacén y dispara una orden de compra si el stock baja del mínimo. Las horas técnicas alimentan el parte de horas y, si es servicio externo, generan factura de venta al cliente. La amortización ya está en el módulo de contabilidad y no hay que conciliar nada. El histórico del activo se ve junto al de los tickets de soporte que el cliente ha abierto por esa máquina. Para sectores con normativa específica (RITE, RIPCI, ascensores), las alarmas de vencimiento se programan como workflows con responsable asignado, y el Libro del Edificio o el libro de mantenimiento sectorial se modela como DocType custom asociado al activo.
Para casos avanzados con mantenimiento predictivo (sensores IoT de vibración, temperatura, presión, ultrasonidos), ERPNext se conecta vía API a la plataforma IoT (AWS IoT Core, Azure IoT Hub, Google Cloud IoT) y dispara automáticamente OT cuando una métrica supera el umbral. Un proyecto IoT predictivo típico en pyme industrial de 20-40 activos críticos cuesta entre 20.000 y 60.000 € con payback inferior a 12 meses cuando los activos son verdaderamente críticos.
Ocho cosas que se hacen mal en mantenimiento
Cuando se rompe, se llama al técnico
Mantenimiento puramente correctivo con Excel para programar revisiones. La consecuencia es averías recurrentes, paradas no previstas y coste real desconocido. El paso uno es pasar al menos a preventivo por calendario.
Sin histórico por activo
No se sabe cuándo se cambió la última pieza, qué intervenciones ha tenido la máquina ni cuánto cuesta de verdad tenerla. La ficha del activo en el ERP resuelve esto con un golpe de vista.
Stock de repuestos descontrolado
Parada esperando a que llegue la pieza. La buena práctica es asociar repuestos críticos a cada activo con stock mínimo y lead time del proveedor; el ERP genera la orden de compra automáticamente.
Avisos por correo electrónico
Los recordatorios de revisiones obligatorias (RITE, ascensores, gas, PCI) y de caducidad de carnets se pierden entre el spam. En ERPNext, las alarmas viven dentro del sistema y van al panel del responsable.
Sin coste real por activo
No se sabe cuánto cuesta tener una máquina al año. Sin esa cifra, decisiones sobre renovar vs reparar se toman a ojo. Imputar todos los costes al activo permite ver la rentabilidad real.
Olvido de revisiones obligatorias
Una inspección OCA sin pasar a tiempo suspende un ascensor; una revisión RITE sin firmar acumula sanciones. Las alarmas automáticas con responsable asignado evitan estos olvidos.
Trazabilidad nula del técnico externo
Sin firma digital ni partes documentados, la responsabilidad civil queda en el aire si pasa algo. El módulo SAT de ERPNext lo cubre con firma electrónica eIDAS y fotos del antes y después.
CTE Libro del Edificio en papel
Obligatorio por RD 314/2006 para todo edificio. Mantenerlo en papel y desfasado deja sin defensa ante una inspección. ERPNext puede modelar el Libro del Edificio como DocType propio del inmueble con todas las intervenciones cronológicas.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre GMAO y mantenimiento preventivo
Lo que más se pregunta al implantar mantenimiento estructurado.
Ver todas las preguntas¿Qué es exactamente un GMAO y en qué se diferencia de un EAM?+−
¿Qué dice la norma ISO 55001?+−
¿Qué normativa española obliga a llevar mantenimiento documentado?+−
¿Cuánto cuesta un GMAO comercial?+−
¿Y opciones españolas o europeas?+−
¿Cuál es el coste real de no hacer mantenimiento preventivo?+−
¿Qué amortización contable se aplica a la maquinaria?+−
¿Tiene sentido invertir en mantenimiento predictivo con IoT?+−
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