Partes de trabajo, SAT y técnicos en campo: del papel al cierre en minutos
En España hay más de 47.000 empresas de instalaciones eléctricas, casi 22.000 de climatización y fontanería, casi 14.000 dedicadas a otras instalaciones, 1.180.000 ascensores en servicio y 44.000 talleres mecánicos. La mayoría sigue gestionando partes de trabajo en papel. Esta guía explica cómo se hace con ERPNext: parte digital firmado por el cliente, geolocalización conforme LOPDGDD, stock del furgón, certificaciones sectoriales y factura emitida antes de salir del cliente.
El sector del Servicio de Asistencia Técnica (SAT) en España agrupa a más de cien mil empresas entre instaladores eléctricos, fontaneros, técnicos de climatización, ascensoristas, talleres mecánicos, mantenedores contra incendios y empresas multitécnico. Comparten un patrón común: técnicos que se desplazan al cliente, partes de trabajo que documentan la intervención y materiales que se descuentan de un stock móvil (el furgón). La mayoría aún funciona con partes en papel, transcripción manual a la oficina y facturación con varios días de retraso. Esta guía explica cómo cambia el flujo cuando todo eso vive dentro de un ERP unificado como ERPNext, qué dice la ley sobre la firma del cliente y la geolocalización del técnico, y qué errores comete sistemáticamente el sector.
El SAT español en números reales
47.131
instalaciones eléctricas (CNAE 4321)
21.591
fontanería + climatización (CNAE 4322)
13.967
otras instalaciones (CNAE 4329)
3.849 M€
facturación otras instalaciones
15.000+
empresas en FENIE (95.000 trabajadores)
7.900 M€
volumen FENIE anual
1.180.000
ascensores en servicio en España
44.229
talleres mecánicos (CNAE 4520)
Fuentes: INE DIRCE 2025, FENIE, FEEDA, eInforma por CNAE.
La pyme media del sector tiene entre 3 y 15 técnicos, factura entre 200.000 y 3 millones de euros al año y suele combinar contratos de mantenimiento recurrentes con avisos puntuales de avería. La operación es repetitiva (tres o cuatro tipos de intervención cubren el 80 % de los trabajos), lo que la hace candidata ideal para sistematizar con un ERP bien configurado.
Lo que cuesta de verdad trabajar en papel
El día a día de una pyme SAT en papel se parece siempre: el técnico recibe el aviso por WhatsApp o teléfono, se desplaza al cliente, hace la intervención, rellena un parte en papel duplicado (uno para el cliente, otro para la oficina), pide que firme el cliente, vuelve a la oficina al final del día o el viernes y entrega los partes. Allí, alguien los transcribe al sistema, los contrasta con los albaranes de material consumido, monta las facturas y las envía. Entre el cierre del parte y la factura pasan, de media, entre 3 y 10 días. Si el cliente pierde su copia y luego discute lo facturado, la empresa no tiene foto del antes y el después, ni firma digital trazable, ni geolocalización que demuestre que el técnico estuvo allí.
El segundo dolor crítico es el stock del furgón. Cada vehículo lleva entre 500 y 5.000 euros de material a bordo, y el descuadre típico entre el stock teórico y el real es del 15 al 25 % al año. Cuando llega un trabajo urgente y el técnico abre el furgón pensando que tiene una pieza que en realidad usó hace dos semanas, hay que ir al cliente al día siguiente — o comprar la pieza a precio de oro a un proveedor local.
El tercero es el cumplimiento normativo. Cada sector tiene sus revisiones obligatorias por calendario y cada técnico tiene su carnet con fecha de caducidad. Cuando esto se gestiona con un Excel y un calendario de Outlook, se escapan cosas. Una inspección OCA sin pasar a tiempo en un edificio público suspende el ascensor. Un técnico ejecutando una instalación con el carné IG vencido es responsabilidad civil potencial.
Lo que cobra cada software de SAT en 2026
| Producto | Precio | Origen |
|---|---|---|
| STEL Order | Desde 23 USD/usuario/mes (anual) — 45-60 €/mes mensual | España |
| Synchroteam | Desde 64 USD/usuario/mes | Francia |
| Praxedo | Cotización (estimaciones 50K-500K USD TCO 3 años) | Francia |
| GoCanvas | Pro 49 USD/usuario/mes; Max 79 USD/usuario/mes | USA |
| Salesforce Field Service | 165 USD/usuario/mes Enterprise + Service Cloud | USA |
| ServiceTitan | 245-500+ USD/técnico/mes + 5-50K USD implantación | USA |
| Holded (módulo Proyectos como SAT light) | Plan Básico 29 €/mes hasta Premium 199 €/mes | España |
| ERPNext con módulo SAT (CodigoNext) | Desde 2.500 € implantación, sin coste por usuario | Open source / España |
Lectura rápida: las soluciones verticales (STEL Order, Synchroteam, Praxedo) están bien para SAT pequeño puro, pero no resuelven el resto del negocio — contabilidad, nóminas, almacén central, fiscalidad. Acaban combinándose con un contable separado y un Excel para almacén. Un ERP unificado con módulo SAT, en cambio, cubre el negocio entero desde el mismo sistema y elimina la conciliación entre piezas.
El flujo digital, paso a paso
- 01
Aviso recibido (correo, WhatsApp, llamada, formulario web)
Llega y se convierte automáticamente en orden de trabajo, asociada al cliente, su histórico, su contrato de mantenimiento si aplica y el SLA correspondiente.
- 02
Planificación y asignación al técnico
El despachador ve la disponibilidad y geolocalización en tiempo real de los técnicos en ruta, asigna por proximidad y competencias (electricidad, fontanería, frigorista), y manda aviso por WhatsApp al técnico con la dirección, hora y datos del cliente.
- 03
El técnico llega al cliente
Desde su móvil o tableta abre la OT y ve histórico, planos del inmueble si están subidos, fotos de la última intervención, modelo de equipo, número de serie, garantías vigentes y manuales.
- 04
Ejecución y registro de la intervención
Marca inicio de trabajo (sello horario), va anotando tareas hechas, materiales consumidos (que se descuentan del furgón al instante), fotos del antes y el después, observaciones técnicas.
- 05
Firma del cliente en tableta
Conformidad sobre el trabajo realizado, los materiales, el importe. Firma electrónica avanzada con validez eIDAS y Ley 6/2020. Sin papel.
- 06
Cierre y emisión de factura
Al cerrar la OT, ERPNext genera el albarán y la factura con módulo VeriFactu, calcula importes con la tarifa del contrato del cliente y la envía por correo o WhatsApp inmediatamente. Tiempo medio cierre hasta factura emitida: minutos en lugar de días.
- 07
Liquidación de tesorería y conciliación
Cuando entra el cobro, ERPNext lo concilia automáticamente con la factura. El responsable ve en tiempo real el cash-flow real, sin Excels que arrastrar.
Lo que cambia según el sector
Ascensores
RD 355/2024 (ITC AEM 1) en vigor 1-jul-2024
Inspección obligatoria cada 2 años (uso público o industrial), 4 años (edificios >20 viviendas o >4 plantas), 6 años (resto). Libro de mantenimiento obligatorio. La empresa mantenedora cesante debe conservar el libro hasta la siguiente inspección.
Climatización (RITE)
RD 1027/2007 RITE
Certificado de mantenimiento por empresa habilitada. Inspección anual si potencia superior a 70 kW. Carné RITE individual del técnico. RITE 2025 en tramitación (directivas EU 2023/2413 y 2024/1275).
Baja tensión
RD 842/2002 REBT + RD 560/2010
Inscripción en RII (Registro Integrado Industrial). Empresa habilitada por CCAA. Certificados de instalación firmados por técnico competente.
Gas (IG-A/B/C)
RD 919/2006 + RD 560/2010
Carnet IG individual por categorías A, B o C. Inscripción RII. Certificados de instalación, pruebas y revisiones periódicas. UNE 60670-5:2023.
Contra incendios
RD 513/2017 RIPCI + RD 164/2025
Inspección visual trimestral por personal propio. Revisión semestral y anual por empresa mantenedora certificada. Retimbrado/prueba de presión cada 5 años. Inspección OCA cada 10 años. Libro de mantenimiento 5 años.
Talleres mecánicos
RD 1457/1986 + RD 455/2010
Libro-registro de reparaciones. Presupuesto previo firmado por cliente. Garantías mínimas. ITV. Ficha técnica del vehículo intervenido.
Firma del cliente, geolocalización y conservación
Firma del cliente en tableta
Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza: una firma electrónica no se rechaza como prueba solo por ser electrónica. La firma biométrica (trazo manuscrito en tableta + datos de presión, velocidad y geolocalización) es firma electrónica avanzada y vincula al firmante con suficiente certeza. En litigio, su validez la contrasta un perito.
Geolocalización del técnico
Art. 90 LOPDGDD: permitida con cuatro condiciones acumulativas — información expresa y previa al trabajador con derechos ARCO, proporcionalidad y minimización, limitación de finalidad declarada y desconexión digital fuera de jornada. Implantar GPS sin informar antes es sanción AEPD asegurada.
Conservación documental
Código de Comercio art. 30: 6 años desde el último asiento. LGT art. 66: prescripción tributaria 4 años. Criterio práctico: conservar el mayor plazo, 6 años, para todo lo que tenga valor mercantil. Los partes firmados son prueba de servicio prestado y base para facturar.
VeriFactu en facturas SAT
Empresas IS: obligatorio desde el 1-ene-2027. Resto de contribuyentes: desde el 1-jul-2027. Toda factura SAT (completa o simplificada) entrará en VeriFactu con QR, hash SHA-256 encadenado y envío opcional a AEAT en tiempo real. El parte de trabajo en sí no es factura; cuando se convierte en factura, ahí entra VeriFactu.
Siete cosas que se hacen mal en pymes SAT
Parte en papel sin foto
Cliente disputa el estado de entrega; sin foto, la empresa repone por su cuenta.
Técnico sin acceso al histórico
Repite diagnóstico, llama al taller, alarga la intervención. Histórico unificado en el ERP resuelve el 80 % de estas situaciones.
Stock del furgón no descontado
Desfase entre stock teórico y real. Cuando llega un trabajo urgente, falta material y hay que comprar a precio de oro.
Demora cierre hasta factura mayor de 7 días
Empeora cash-flow, especialmente crítico en pymes SAT con DSO ya alto. El sector típico tiene 60-90 días de cobro.
Geolocalización implantada sin informar previamente al trabajador
Sanción AEPD por incumplimiento del art. 90 LOPDGDD. Hay que dejar por escrito en el contrato (o anexo) que se geolocalizan los vehículos de empresa en jornada laboral.
Conservación insuficiente de documentación
Presupuesto firmado en WhatsApp que se pierde y deja sin defensa ante una reclamación. La normativa exige 4 años (LGT) o 6 (Código de Comercio).
Carnets IG, RITE y baja tensión vencidos sin alarma
Técnico ejecutando intervenciones sin habilitación vigente. Doble problema: legal y de seguro.
— FAQ
Preguntas frecuentes sobre SAT, partes de trabajo y técnicos en campo
Lo que más se pregunta al plantearse digitalizar el servicio técnico.
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